Kleer (PE Accounting) – Upsales Help Centre

PE Accounting är till för dig som driver tjänstebolag med 5-500 anställda. Arbeta smidigt med din försäljning och företags ekonomi genom att automatisera era säljprocess.

Med PE appen kommer du automatiskt konvertera försäljningar i Upsales till fakturor i PE. Det är smidigt att komma igång enkelt att använda.

Vem borde använda PE Accounting app?

Om du har en säljorganisation som arbetar i Upsales och som använder PE för att hantera era fakturor kommer denna app hjälpa er undvika överflödigt arbete. Appen skapar automatiskt fakturor i PE utifrån de affärsmöjligheter/försäljningar ni skapar i Upsales.

För dig som är ny i Upsales och redan har kunder, produkter och försäljningar i PE kommer denna app hjälpa dig komma igång ännu snabbare då vi importerar allt detta från PE då appen aktiveras.

Denna artikel innehåller

Innan du aktiverar PE standard app
Hur du aktiverar appen (steg-för-steg)
Hur du använder PE standard app
Vad händer när appen aktiveras?
Vad händer när jag skapar en försäljning i Upsales?
Vad händer när jag skapar en faktura i PE?
Vanliga frågor

Innan du aktiverar appen

Det finns en risk att dubbletter skapas upp när appen aktiveras. För att undvika detta, se till att gå igenom följande steg.

1. Uppdatera produkter i Upsales
För de produkter som finns i båda PE och Upsales, se till att namnet på produkten i Upsales överensstämmer exakt med namnet i PE. När vi importerar produkter från PE till Upsales uppdaterar vi produkter med samma namn med den information som finns på produkten i PE, vi skapar nya produkter för övriga produkter från PE.

Om namnen inte överensstämmer kommer dubbletter skapas för de produkter som finns i båda systemen.

2. Ta bort oanvända företag i Upsales som även finns som kunder i PE
Om du redan har företag i Upsales kan dubbletter skapas upp då kontakter importeras från PE till Upsales som företag. Detta händer då vi vid den initiala importen inte kan matcha kontakterna från PE med de redan existerande företagen i Upsales. Skulle detta hända är det inget problem. Du kan slå samman företag i Upsales genom att använda vårt ihopslagningsverktyg.

Använder du redan en av våra PE appar är detta inget problem. Vi kommer inte skapa upp dubletter på företag som har en koppling till PE sedan tidigare.

Aktivera PE standard app (steg-för-steg)

Klicka på inställningar, ikonen upp till höger i ditt Upsaleskonto.
Klicka på Appar
Leta fram PE standard app i listan
Öppna appen och klicka på aktivera
Acceptera villkoren för att fortsätta
Fyll i PE accounting företags-ID och PE Accounting API-nyckel
Kontakta PE Accounting för att få dessa.
Välj den affärsmöjlighetsfas där ordrar skickas till PE som fakturor. Vanligast är 100%.
Välj om du vill inkludera dina anteckningar från Upsales till fakturan som skapas upp i PE.
Välj den affärsmöjlighetsfas som fakturor från PE ska få då de importeras till Upsales som ordrar. Vanligast är 100%.
Välj förvald användare, denna används då vår referens i PE inte kan hittas i Upsales. Denna användare sätt som kontoansvarig på den importerade fakturan.
Klicka på Fortsätt
Spara och starta initial import. Din app har nu aktiverats.
Under den initiala importen kommer Kontakter, Produkter och Attesterade & Betalda Fakturor importeras in från PE till Upsales. Detta kan ta att tag. Medan importen pågår kan du fortsätta använda Upsales som vanligt.

Läs mer om vilka fält som importeras från PE till Upsales vid initialimport.

Efter aktivering kommer appen genomföra en initialimport
Produkter, Kontakter & Attesterade & Betalda Fakturor kommer importeras från PE till ditt Upsaleskonto.

Hur du använder den nya PE Accounting appen

Skapa försäljningar i Upsales

När en försäljning skaps i Upsales eller en affärsmöjlighet uppdateras till vunnen fas (100%) kommer appen triggas till att exportera ordern till PE som en ny faktura. Exakt vilken affärsmöjlighetsfas som triggar fakturan att skapas beror på vilken fas ni valt i app-inställningarna (se steg 7).

En försäljning kommer skapa en faktura i PE Accounting om:

Försäljningen är i den konfigurerade fasen (se steg 7).
Försäljningen inte har ett negativt värde.
Försäljningen har en valuta som finns i PE.

Flytta ordern till vunnen fas i säljtavlan, uppdatera en affärsmöjlighet till vunnen eller skapa direkt en ny försäljning

Uppdatera försäljning i Upsales

Om du behöver göra ändringar i en försäljning bör du göra det i Upsales för att ändringarna ska speglas i både Upsales och PE. Ändringar som görs i PE kommer inte importeras in till Upsales.

Försäljning måste sparas om för att uppdateringarna ska skickas över till PE
Efter en produkt, kontakt, order eller företag uppdaterats måste ordern sparas om för att uppdateringarna ska skickas till PE.

T.ex. adressen på bolag X har uppdaterats. Du måste antingen spara om en försäljning till bolag X eller skapa en ny försäljning med bolag X. När försäljningen uppdaterats/skapats i PE kommer även den nya adressen följa med.

En försäljning kommer uppdatera en faktura i PE Accounting om:

Försäljningen är i den konfigurerade fasen (se steg 7).
Försäljningen inte har ett negativt värde.
Försäljningen har en valuta som finns i PE.
Motsvarande faktura i PE inte är attesterad eller betald. (Dessa kan inte längre uppdateras i Upsales.)

Attestera och betala fakturor i PE

När en faktura attesterats eller betalts i PE kan den inte längre uppdateras i Upsales.

Skapa eller uppdatera fakturor i PE

Efter att integrationen aktiverats och den initiala importen slutförts kommer inga nya fakturor eller ändringar i PE att importeras till Upsales. Dvs. om en faktura skapas eller uppdateras i PE kommer inget hända i Upsales.

Uppdateringar på en faktura kommer inte synas i Upsales. För att förändringar ska synas i båda systemen bör de göras i Upsales, vilket även kommer uppdatera fakturan i PE Accounting.

Se försäljningsstatus

Ibland kan det hända att en försäljning dröjer eller misslyckas i att exporteras till PE. För att se om en faktura har skapats/uppdaterats i PE kan app status på försäljningskortet eller i listvyn användas.
Läs mer om försäljningsstatus.

Status i listvyn

Status på säljkortet

Vad händer när appen aktiveras?

När PE Accounting app aktiverats, all information i steg 1-10 fyllts i och appen sparats, påbörjas en initalimport av data från PE till Upsales. Produkter, kontakter, företag och attesterade & betalda fakturor importeras in. Följande information ingår i denna import:

Initialimport av Kunder från PE som Företag i Upsales

Fält i PE	Fält i Upsales
Namn	Namn
Organisationsnummer	Organisationsnummer
Aktiv	Aktiv
Adress (rad 1)	Faktureringsadress
Postnummer	Postnummer
Postort	Ort
Land	Land
Telefon	Telefon
PE kund ID	Kund ID

Initialimport av Faktura i PE som Order i Upsales

Fält i PE	Fält i Upsales
Fakturadatum	Datum
Faktura ID	PE Faktura ID
Vår referens	Upsales användare
Kund	Företag

Initialimport av Orderrad från PE till Orderrad i Upsales

Fält i PE	Fält i Upsales
Antal	Antal
Pris	Pris
Produkt	Produkt
Beskrivning	Produktens namn
Rabatt	Rabatt

Initialimport av Produkt från PE till Upsales Produkt

Fält i Upsales	Fält i PE
Namn	Beskrivning
Pris	Standardpris
Artikelnummer	Produkt ID
PE Typ	Typ

Om en produkt redan finns i Upsales tittar vi om namnet är exakt samma som i PE.

Om namnet matchar: uppdatera produkten med Pris och Artikelnummer från PE
Om namnet ej matchar: skapas en ny produkt i Upsales med Namn, Pris och Artikelnummer från PE

Vad händer när jag skapar en försäljning i Upsales?

När en försäljning skapas i Upsales skapas en faktura upp i PE. Varje försäljning innehåller ett företag, minst en produkt, minst en orderrad samt en kontaktperson (valbart). Om informationen finns i Upsales kommer följande fält följer med i respektive försäljning:

Försäljningen i Upsales blir till en Faktura i PE

Fält i Upsales	Fält i PE
Datum	Fakuradatum
Valuta	Valuta
PE Faktura ID	Faktura ID
Kontaktperson	Er referens
Upsales användare	Vår referens
Anteckningar	Anteckningar till kund
Fakturadatum + 30 dagar	Förfallodatum
Företag	Kund

Orderrader i Upsales blir till orderrader på fakturan i PE

Fält i Upsales	Fält i PE
Antal	Antal
Pris	Pris
Produkt	Produkt
Produktens namn	Beskrivning
Rabatt	Rabatt

Företaget i Upsales blir till en Kontakt i PE

Fält i Upsales	Fält i PE
Namn	Namn
Organisationsnummer	Organisationsnummer
Aktiv	Aktiv
Faktureringsadress	Adress (rad 1)
Postnummer	Postnummer
Ort	Postort
Land	Land
Telefon	Telefon
Kund ID	PE kund ID

I första hand skickar vi Faktureringsadressen från Upsales till PE. Om fältet är tomt väljer vi istället Postadress, osv. Nedan listas ordningen för vilka adresserna prioriteras:

Faktureringsadress
Postdress
Leveransadress
Besöksadress
Övrig adress

Produkter i Upsales blir till produkter i PE

Fält i Upsales	Fält i PE
Namn	Beskrivning
Pris	Standardpris
PE Typ	Typ

Vad händer när jag skapar en faktura i PE?

Ingenting uppdateras i Upsales. Två-vägs-uppdatering finns tillgänglig i PE Accounting Premium app.

Vanliga frågor

Vad händer i Upsales när en faktura skapas i PE?

Svar: Inget. PE Accounting appen importerar inte fakturor från PE till Upsales förutom vid initialisering av appen.

Om jag skapar en försäljning i Upsales med en ny valuta. Kommer en faktura skapas i PE?

Svar: Ja, om valutan finns listad i PE.

Jag har skapar en försäljning med en ny produkt i Upsales. Kommer en faktura skapas i PE?

Svar: Ja. Den nya produkten kommer också skapas upp i PE då den är kopplad till en försäljning.

Jag vill uppdatera en kontakt i PE. Vart bör jag göra det?

Svar: Du bör uppdatera kontakten i Upsales (motsvarande företag i Upsales). Uppdateringen sker inte direkt. Det är inte förens en befintlig försäljning med företaget sparats om, alternativt när en ny försäljning med företaget skapats som uppdateringen även speglas i PE.

Jag har skapat en ny produkt i Upsales. Kommer den också skapar i PE?

Svar: Nej. Det är efter att en försäljning med den nya produkten uppdaterats eller skapats som den kommer skapas upp i PE.