Logo Logo Help centre
Search
Sign in
  • Contact us
    support@upsales.com +468 505 806 01 Share your screen
    Upsales Nordic AB Sveavägen 21 111 34 Stockholm
  1. Upsales Help Centre
  2. Apps & Add-ons
  3. Available apps

PE Accounting Premium (new)

Kundcase PE Accounting

PE Accounting Premium är till för dig som driver tjänstebolag med 5-500 anställda. Arbeta smidigt med din försäljning och företags ekonomi genom att automatisera er säljprocess.

 

Genom att integrera PE Accounting med Upsales kommer du automatiskt konvertera försäljningar i Upsales till fakturor i PE accounting, samt fakturor i PE Accounting till försäljningar i Upsales. Det är smidigt att komma igång enkelt att använda. 

Vem borde använda PE Accounting Premium app? 

Om du har en säljorganisation som arbetar i Upsales och som använder PE för att hantera era fakturor kommer denna app hjälpa er undvika överflödigt arbete. Appen skapar automatiskt fakturor i PE utifrån de affärsmöjligheter/försäljningar ni skapar i Upsales, samt försäljningar i Upsales av de fakturor som skapas i PE. 

För dig som är ny i Upsales och redan har kunder, produkter och försäljningar i PE kommer denna app hjälpa dig komma igång ännu snabbare då vi importerar allt detta från PE då appen aktiveras. 

Denna artikel innehåller 

  1. Innan du aktiverar PE premium app
  2. Hur du aktiverar appen (steg-för-steg)
  3. Hur du använder PE premium app
    • Skapa försäljningar i Upsales
    • Uppdatera försäljning i Upsales
    • Attestera och betala fakturor i PE
    • Skapa eller uppdatera fakturor i PE
    • Se försäljningsstatus
  4. Vad händer när appen aktiveras?
  5. Vad händer när jag skapar en försäljning i Upsales?
  6. Vad händer när jag skapar en faktura i PE?
  7. Vanliga frågor 

Innan du aktiverar appen

Det finns en risk att dubbletter skapas upp när appen aktiveras. För att undvika detta, se till att gå igenom följande steg. 

1. Uppdatera produkter i Upsales 
För de produkter som finns i båda PE och Upsales, se till att namnet på produkten i Upsales överensstämmer exakt med namnet i PE. När vi importerar produkter från PE till Upsales uppdaterar vi produkter med samma namn med den information som finns på produkten i PE, vi skapar nya produkter för övriga produkter från PE.

Om namnen inte överensstämmer kommer dubbletter skapas för de produkter som finns i båda systemen.

2. Ta bort oanvända företag i Upsales som även finns som kunder i PE 
Om du redan har företag i Upsales kan dubbletter skapas upp då kontakter importeras från PE till Upsales som företag. Detta händer då vi vid den initiala importen inte kan matcha kontakterna från PE med de redan existerande företagen i Upsales. Skulle detta hända är det inget problem. Du kan slå samman företag i Upsales genom att använda vårt ihopslagningsverktyg. 

Använder du redan en av våra PE appar är detta inget problem. Vi kommer inte skapa upp dubbletter på företag som har en koppling till PE sedan tidigare.

3. Inaktivera andra ERP-appar

Inaktivera alla andra ERP-appar innan ni aktiverar den nya PE Premium appen. Om flera ERP-appar är aktiva samtidigt finns risk för att dubbletter skapas eller att det uppstår fel i integrationerna.

4. Sätta upp alla customfält som ni vill importera in vid den initiala importen

Alla fält som ni vill ska ingå vid import av fakturor från PE till Upsales ska sättas upp innan appen aktiveras/sparas (steg 13). 

 

Aktivera PE Premium app (steg-för-steg)

  1. Klicka på inställningar, ikonen uppe till höger i ditt Upsaleskonto.
  2. Klicka på Appar 
    mceclip13.png
  3. Leta fram p:e Accounting Premium i listan 
  4. Öppna appen och klicka på aktivera 
    Ska_rmavbild_2021-08-31_kl._13.10.22.png
  5. Acceptera villkoren för att fortsätta
  6. Fyll i PE accounting företags-ID och PE Accounting API-nyckel
    Kontakta PE Accounting för att få dessa.
    Ska_rmavbild_2021-08-31_kl._13.12.04.png
  7. Välj den affärsmöjlighetsfas i Upsales där försäljningar ska skickas till PE som fakturor. Vanligast är 100%.
    Välj den affärsmöjlighetsfas i Upsales dit fakturor från PE ska importeras. Vanligast är 100%
    Ska_rmavbild_2021-08-30_kl._17.09.28.png 

  8. Välj förvald användare, denna används då vår referens i PE inte kan hittas i Upsales. Denna användare sätt som kontoansvarig på den importerade fakturan.
    Välj hur Upsales ska välja kontoansvarig på försäljningar. Användaren kommer stå som "vår referens" i PE. 
  9. Valbart: Ställ in hur betalningsvillkor ska anges på försäljningar. Om inget anges kommer betalningsvillkor ställas som försäljningens datum plus 30 dagar. Om fler fält valts kommer valen prioriteras uppifrån och ner.
    Ska_rmavbild_2021-08-30_kl._17.21.24.png
  10. Valbart: ställ in hur anteckningar ska inkluderas i försäljningar. Om inget anges kommer inte anteckningar att inkluderas.
    Ska_rmavbild_2021-08-30_kl._17.27.09.png
  11. Valbart: ställ in ytterligare intställningar för orderrader i försäljningar. Om inget anges 
    Ska_rmavbild_2021-08-31_kl._13.14.58.png

  12. Valbart: ställ in egna fält för datum kopplade till periodiserade försäljningar. 
    mceclip14.png
  13. Valbart: Ställ in om en annan mailadress ska anges på fakturan än kontaktpersonens mailadress.
    mceclip15.png
  14. Valbart: här kan du ställa in om du vill att integrationen även ska inkludera något av fälten listade. Ange till vilket customfält informationen ska importeras/exporteras mellan PE och Upsales. Om inget anges kommer ingen information att skickas eller tas emot för respektive fält. 
    mceclip16.png
  15. Valbart: Inkludera egna fält. Välj fält i Upsales (vänster) som ska kopplas till motsvarande eget fält i PE (höger). 
    mceclip17.png
  16. Klicka på Fortsätt/Spara

  17. Spara och starta initial import. Din app har nu aktiverats. 
    Under den initiala importen kommer Kontakter, Produkter och Attesterade & Betalda Fakturor importeras in från PE till Upsales. Vi kommer även skapa upp nya fält på orderkortet och företagskortet. 

    Detta kan ta ett tag. Medan importen pågår kan du fortsätta använda Upsales som vanligt.
    mceclip9.png

Läs mer om vilka fält som importeras från PE till Upsales vid initialimport. 

Efter aktivering kommer appen genomföra en initialimport

Produkter, Kontakter & Attesterade & Betalda Fakturor kommer importeras från PE till ditt Upsaleskonto.

 

Hur du använder den PE Accounting Premium appen

Skapa och uppdatera försäljningar & fakturor

1. Skapa försäljningar i Upsales

När en försäljning skapas i Upsales eller en affärsmöjlighet uppdateras till vunnen fas (100%) kommer appen triggas till att exportera ordern till PE som en ny faktura. Exakt vilken affärsmöjlighetsfas som triggar fakturan att skapas beror på vilken fas ni valt i app-inställningarna (se steg 7). 
En försäljning kommer skapa en faktura i PE Accounting om:
  1. Försäljningen är i den konfigurerade fasen (se steg 7). 
  2. Försäljningen inte har ett negativt värde.
  3. Försäljningen har en valuta som finns i PE. 

Följande information kommer skapas/uppdateras i PE: 

  • Produkter
  • Försäljning & Orderrader
  • Kontaktpersonen på företaget 
Flytta ordern till vunnen fas i säljtavlan, uppdatera en affärsmöjlighet till vunnen eller skapa direkt en ny försäljningmceclip8.png

2. Skapa fakturor i PE Accounting

När en faktura skapats i PE kommer denna importeras in till Upsales som en försäljning. Försäljningen kommer tilldelas den affärsmöjlighetsfas som valts i steg 7. Den nya försäljningen skapas inte upp omedelbart i Upsales, uppdateringar sker ca en gång i timmen.

3. Uppdatera försäljningar i Upsales

En redan exporterad försäljning som uppdateras i Upsales kommer också uppdateras i PE Accounting. Försäljningar som ännu ej exporterats till PE kommer endast skapa en ny faktura i PE Accounting om: 

  1. Försäljningen är i den konfigurerade fasen (se steg 7). 
  2. Försäljningen inte har ett negativt värde.
  3. Försäljningen har en valuta som finns i PE. 
  4. Motsvarande faktura i PE inte är attesterad eller betald. (Dessa kan inte längre uppdateras i Upsales).

Försäljning måste sparas om för att uppdateringarna ska skickas över till PE

Efter en produkt, kontakt, order eller företag uppdaterats måste ordern sparas om för att uppdateringarna ska skickas till PE. 

T.ex. adressen på bolag X har uppdaterats. Du måste antingen spara om en försäljning till bolag X eller skapa en ny försäljning med bolag X. När försäljningen uppdaterats/skapats i PE kommer även den nya adressen följa med.

4. Uppdatera fakturor i PE

Attesterade fakturor som uppdateras i PE kommer också uppdateras i Upsales. Dessa uppdateras inte omedelbart, uppdateringar sker ca en gång i timmen. 

5. Attestera och betala fakturor i PE

När en faktura attesterats eller betalats i PE kan den motsvarande försäljningen inte längre uppdateras i Upsales. 

Skapa & uppdatera företag

1. Skapa eller uppdatera företag i Upsales

När ett företag skapas eller uppdateras i Upsales kommer inget direkt ske i PE. När en försäljning sedan skapas eller uppdateras i Upsales som importeras in till PE kommer företaget skapas upp eller uppdateras även i PE.

2. Skapa eller uppdatera företag i PE

När ett företag skapas i PE kommer inget direkt ske i Upsales. När en faktura skapas (attesterad/betald) i PE importeras in till Upsales kommer företaget skapas upp även i Upsales.

Skapa & uppdatera produkter

1. Skapa eller uppdatera produkter i Upsales

När en produkt skapas i Upsales kommer inget direkt ske i PE. När en försäljning skapas i Upsales som importeras in till PE kommer produkten skapas upp även i PE. 

2. Skapa eller uppdatera produkter i PE

När en produkt skapas i PE kommer inget direkt ske i Upsales. När en faktura skapas (attesterad/betald) i PE som importeras in till Upsales kommer produkten skapas upp även i Upsales. 

Skapa & uppdatera kontaktpersonen

1. Skapa eller uppdatera en kontaktperson i Upsales

När en kontaktperson skapas i Upsales kommer inget direkt ske i PE. När en försäljning skapas i Upsales som importeras in till PE kommer kontaktpersonen skapas upp även i PE. 

2. Skapa eller uppdatera en kontaktperson i PE

När en kontaktperson skapas i PE kommer inget direkt ske i Upsales. När en faktura skapas (attesterad/betald) i PE som importeras in till Upsales kommer kontaktpersonen skapas upp även i Upsales.

Se försäljningsstatus

Ibland kan det hända att en försäljning dröjer eller misslyckas i att exporteras till PE. För att se om en faktura har skapats/uppdaterats i PE kan app-status på försäljningskortet eller i listvyn användas.
Läs mer om försäljningsstatus.
Status i listvynmceclip11.png
Status på säljkortet

mceclip12.png

mceclip13.png

Teknisk beskrivning av vilka fält appen importerar/exporterar vid olika skeden

Vad händer när appen aktiveras?

När PE Accounting app aktiverats, all information i steg 1-10 fyllts i och appen sparats, påbörjas en initalimport av data från PE till Upsales. Produkter, kontakter, företag och attesterade & betalda fakturor importeras in. Utöver fälten listade nedan kommer även eventuella customfält som satts upp i inställningarna ovan att importeras. 

Följande information ingår i denna import: 

Initialimport av Faktura i PE som Order i Upsales 

Fält i Upsales 

Fält i PE

Faktura ID

PE Faktura ID

Vår referens

Upsales användare

Kund

Företag

Datum

Fakturadatum

PE Faktura ID

Faktura ID

PE Fakturanummer

Fakturadatum

PE Fakturadatum

Förfallodatum

PE Förfallodatum

Leveransdatum

PE Betald

Betald


Initialimport av Orderrad från PE till Orderrad i Upsales

Fält i PE

Fält i Upsales

Antal

Antal

Pris

Pris

Rabatt Rabatt

Produkt

Produkt 


Initialimport av Produkt från PE till Upsales Produkt

Fält i Upsales

Fält i PE

Namn

Beskrivning

Pris

Standardpris

Artikelnummer

Produkt ID

PE Typ

Typ

Vid import av produkter tittar vi efter produkter med exakt samma namn som i PE.
  • Om ett namn matchar: uppdateras produkten med Pris och Artikelnummer från PE
  • Om namnet ej matchar: skapas en ny produkt i Upsales med Namn, Pris och Artikelnummer från PE

Alla produkter som importeras sätts som aktiva i Upsales. Dessa kan senare inaktiveras manuellt om så önskas. 

Initialimport av Kunder från PE som Företag i Upsales

Fält i PE

Fält i Upsales

Namn

Namn

Organisationsnummer

Organisationsnummer

Aktiv

Aktiv

Adress (rad 1)

Faktureringsadress

Postnummer

Postnummer 

Postort

Ort

Land

Land

Telefon

Telefon

PE kund ID

Kund ID

Vad händer när jag skapar en faktura i PE?

När en faktura skapats i PE kommer en försäljning skapas i Upsales. Detta innebär att en försäljning i Upsales skapas utifrån informationen på Fakturan i PE. Även kunden och produkten i PE kommer skapas upp eller uppdateras i Upsales. Samma fält importeras som vid initialimport. 

Utöver dessa imporeras även följade information: 

  • Kryssruta med inormation om fakturan är betald eller ej. Betald innebär att hela fakturan har betalats i PE. Denna kan ej uppdateras i Upsales.
  • Produktens artikelnummer uppdateras. Artikelnummer motsvarar PE's Produkt ID och kan endast importeras från PE och ej skapas eller ändras i Upsales. 
Vad händer när jag skapar en försäljning i Upsales?

När en försäljning skapas i Upsales skapas en faktura upp i PE. Varje försäljning innehåller ett företag, minst en produkt,  minst en orderrad samt en kontaktperson (valbart). Om informationen finns i Upsales kommer följande fält inkludreas i respektive försäljning:

Försäljningen i Upsales blir till en Faktura i PE 

Fält i Upsales

Fält i PE

Företag

Kund

Kontaktperson

Er referens

Upsales användare

Vår referens

Datum *(1)

Fakturadatum

Fakturadatum + 30 dagar

Förfallodatum

Customfält *(2) E-post
Valuta Valuta

Beskrivning *(3)

Anteckningar till kund

Anteckningar *(4)

Anteckningar till kund

Customfält *(4)

Anteckningar till kund

Orderrad

Orderrad

Customfält *(5)

PE fält

Mail till granskare

Granskare

Customfält

Referensnummer

Customfält *(6)

Mall

Customfält *(7)

Förfallodatum

Customfält GLN / EDI-adress

PE order ID

PE order ID

Customfält

Periodstart

Customfält

Periodslut

PE Fakturanummer (customfält)

Fakturanummer (Nr)

PE faktura ID (customfält)

Faktura ID

*(1) Customfält "Invoice date" används i första hand. Om fältet är tomt används istället "Datum" som fakturadatum. 
*(2) I första hand skickas det fältet som valts för fältet i appinställningarna. Om detta är tomt väljs mailadressen som finns på företaget. Om detta också är tomt skickar vi mailadressen som står på kontaktpersonen på ordern. Om alla fält är tomma skickas inget. 

*(3) Om rutan i appinställningar kryssats i kommer orderns beskrivning i Upsales importeras som Anteckning till kund i PE. 

*(4) Välj mellan: Inte inkludera anteckningar, inkludera anteckningar från Upsales anteckningar eller välj Upsales customfält. Det fältet som valts i appinställningar kommer importeras som Anteckning till kunden i PE. Om customfält valdes måste även det specifika fältet väljas i app-inställningar.

*(5) För att använda ytterligare fält måste dessa först aktiveras i PE. Max 2 fält på ordern och 3 på orderrader är tillåtna. 

*(6) Vi matchar namnet på mallen i Upsales fältet som valts mot namnen på mallar i PE. Om dessa stämmer exakt kommer fakturan skapas upp i PE med den valda mallen. Om ingen mall valts, eller ingen match hittats, kommer en faktura skapas upp utan mall. 

*(7) Förfallodatum kommer väljas utifrån följande prioritet:

  1. Fakturadatum (order)
  2. Fakturadatum (företag) - Byt namn i inställningarna till Betalningsvillkor (dagar)
  3. Fakturadatum (standard)
  4. Datum + 30 dagar

Orderrader i Upsales blir till orderrader på fakturan i PE

Fält i Upsales

Fält i PE

Antal

Antal

Pris

Pris

Produkt

Produkt

Rabatt

Rabatt

Produktens namn

Beskrivning

Customfält*

Beskrivning

* Om fältet är tomt skickas produktens namn som beskrivning. Om fältet har ett värde ersätter vi Beskrivning med Benämning. Beskrivning kan max vara 254 tecken i PE. 


Företaget i Upsales blir till en Kontakt i PE
 

Fält i Upsales

Fält i PE

Namn

Namn

Organisationsnummer

Organisationsnummer

Aktiv

Aktiv

Faktureringsadress *(1)

Adress (rad 1)

Postnummer 

Postnummer

Ort

Postort

Land

Land

Telefon

Telefon

PE kund ID

PE kund ID 

Customfält *(2)

Betalningsvillkor (dagar)

Customfält

Leveranssätt

Customfält 

GLN-nummer

Customfält

Betalningsvillkor (dagar)

Customfält

E-post

Customfält

VAT-nummer

Customfält *(3)

Granskare

*(1) Om Faktureringsadress saknas används Postadress. 

*(2) För att använda customfälten måste först fälten skapas i Upsales. Därefter kan fältet i Upsales som ska kopplas till motsvarande fält i PE väljas i Upsales appinställningar.

*(3) Om Granskare finns på både orden och på företaget kommer granskaren från företaget används.

I första hand skickar vi Faktureringsadressen från Upsales till PE. Om fältet är tomt väljer vi istället Postadress, osv. Nedan listas ordningen för vilka adresserna prioriteras: 

  1. Faktureringsadress
  2. Postadress
  3. Leveransadress
  4. Besöksadress
  5. Övrig adress

Produkter i Upsales blir till produkter i PE 

Fält i Upsales

Fält i PE

Namn

Beskrivning

Pris

Standardpris

PE Typ

Typ

 

Vanliga frågor

Vad händer i Upsales när en faktura skapas i PE?

  • Svar: När en faktura skapats i PE kommer denna importeras in till Upsales som en försäljning. Försäljningen kommer tilldelas den affärsmöjlighetsfas som valts i steg 7. Den nya försäljningen skapas inte upp omedelbart i Upsales, uppdateringar sker ca en gång i timmen.

Om jag skapar en försäljning i Upsales med en ny valuta. Kommer en faktura skapas i PE?

  • Svar: Ja, om valutan finns listad i PE. 

Jag har skapar en försäljning med en ny produkt i Upsales. Kommer en faktura skapas i PE?

  • Svar: Ja. Den nya produkten kommer också skapas upp i PE då den är kopplad till en försäljning. 

Jag vill uppdatera en kontakt i PE. Vart bör jag göra det? 

  • Svar: Kontakten kan uppdtateras PE. När en faktura uppdaterats/skapats i PE med den uppdaterade kontakten kommer den även uppdateras/skapas i Upsales. Kontaktakten kan även uppdteras i Upsales och kommer då även uppdateras i PE när en försäljning med den uppdaterade kontakten uppdterat/skapats i Upsales. 

 Jag har skapat en ny produkt i Upsales. Kommer den också skapar i PE? 

  • Svar: Nej inte direkt. Det är efter att en försäljning med den nya produkten uppdaterats eller skapats som den kommer skapas upp i PE.

Vad händer om jag tar bort ett företag eller en försäljning i Upsales?

  • Försäljningen försvinner från Upsales. Företaget och alla dess kontakter, affärsmöjligheter och försäljningar försvinner i Upsales. Ingenting tas bort i PE. 

Vad händer om jag tar bort en kontakt eller en faktura i PE?

  • Ingenting händer i Upsales. All data som någon gång importeras från PE finns kvar i systemet. 

 

Was this article helpful?
Have more questions? Submit a request
Return to top

Articles in this section

  • Upsales Prospecting Chrome Extension
  • Q: Can I change terms of payment, terms of delivery and way of delivery in Upsales?
  • Q: Does new information received from a form replace existing information in Upsales?
  • Q: When a form is submitted, can I trigger an email to be sent to my marketing admin?
  • Q: In Upsales, can I change the user on an already accounted invoice in Fortnox?
  • Xero
  • PE Accounting Premium (new)
  • PE Accounting (new)
  • How to connect your email with IMAP
  • How to install Tele2
See more

Can't find what you're looking for?

Contact Upsales Customer Success:

Chat Call Email
Help Center API Status Visit upsales.com
support@upsales.com +468 505 806 01 Share your screen