Lathund - Dokumentmallar

I Upsales finns en funktion som gör det möjligt att hämta information från kundkort, kontaktperson, registrerad order, aktivitet. Dokumentmallar används flitigt för att effektivisera den administrativa delen när det gäller hantering av exempelvis offerter, orderbekräftelser och fakturor.

Genom att använda sig av ”taggar” kan man som Upsalesanvändare bestämma var information som är angivet i CRM:et  skall hamna i sitt egendesignade Worddokument. Detta innebär att du exempelvis kan ladda upp en offertmall som du sedan använder på alla orders i hela systemet!

Om du läser ovanstående text som ny användare Upsales lär det säkert uppstå ett och annat frågetecken:

Skapa taggar

En tagg är ett alias för en viss typ av information som du vill peka in Upsales. Du hittar alla taggar i listan med tillgängliga taggar. Gör så här:

  1. Klicka på ”Administration” och sedan ”Dokument”, välj "Dokumentmallar"
  2. Här möts du av fyra sektioner – "Företagsmallar", "Aktivitetsmallar", "Mallar för återkommande order" och "Ordermallar". Klicka sedan på ”Skapa ny”-knappen på den sektion som din mall avser.
  3. Under "spara"-knappen finns det länkar med exempelmallar samt en lista med tillgängliga taggar

Hur taggar jag mitt dokument?

Om du har en ifylld offertmall som exempelvis innehåller adressuppgifter, kontaktuppgifter och orderinformation, så är tanken att man skall ersätta den faktiska informationen med en tagg utifrån listan med tillgängliga taggar.

Exempel: Nedan har du  information hämtad från en dokumentmall, det är adressinformation om företaget du skall offerera.

«Cl_Name»

«CI_Address»

«CI_Zipcode» «CI_State»

I dokumentmallen kan det då se ut enligt nedan när informationen från ett företag har hämtats.

Diamond Records Aktiebolag AB

Sankt Eriksgatan 65

113 20 Stockholm

Klicka på listan och tryck Ctrl + f som är en standard sökfunktion i de flesta program för att söka upp text.Det man gör nu är att gå till listan med tillgängliga taggar och söker upp den informationen man vill peka in. Vi börjar med företagsnamnet (Diamond Records Aktiebolag AB)

  1. Skriv ”Företagsnamn”, detta resulterar i att ordet blir markerat. Till vänster om ordet ser du en aktuella taggen,(”Cl_Name”) kopiera denna!
  2. Gå in i Word och markera den information(Diamond Records Aktiebolag AB) som du vill skall pekas in, i detta fall är det företagsnamnet.
  3. För PC: I verktygsmenyn i Word klickar du på -> ”Infoga” -> ”Snabbdelar” (i ”text”-blocket) -> ”Fält”
  4. För Mac: I verktygsmenyn i Word klickar du på -> ”Infoga” -> ”Fält”
  5. En ny ruta kommer då att dyka upp med en ”Fältnamnslista”, här letar du upp” Mergefield”. Markera fältet och klistra in informationen i fältet till höger

Mergefield.jpg

Företagsnamnet kommer då ha ersatts av en tagg (se nedan). Samma procedur gäller för den övriga informationen. Det är viktigt att man fortsatt tänker påatt man skall ersätta den faktiska informationen med en tagg utifrån listan med tillgängliga taggar.”

Observera att du inte ska skriva in taggarna « och » utan enbart det som står mellan dessa. Word kommer att själv skapa dessa sidotaggar.

«Cl_Name»

Sankt Eriksgatan 65

113 20 Stockholm

Du kan fortsätta tagga informationen i rutan här ovan, då den är klar skall den se ut som nedan. I och med taggarna vet nu systemet att en viss typ av information skall pekas in på ett specifikt ställe i wordmallen!

«Cl_Name»

«CI_Address»

«CI_Zipcode» «CI_State»

Viktigt att tänka på när det gäller taggning av orderrader

När det kommer till att peka in information från orderrader (se bild nedan) är det några detaljer man måste tänka på. Standardfält på orderrader är: Kategori, Produktnamn, Antal och Pris. Har man Enterprise versionen (http://upsales.com/pris/) av Upsales kan man lägga in egga fält på denna nivå.

Information i denna vill man oftast peka in i en orderruta i sin offert eller faktura mall. Är det flera olika produkter man har köpt så skrivs detta oftast ut i ett lodrätt led (se nedan) 

Typ av produkt (kategori) Produkt Antal Pris
Miljöartiklar Såpa 4 560 SEK
Svetsartiklar Ansiktskåpa 2 2650 SEK

Själva taggningen är inga konstigheter, man går tillväga på samma sätt som beskrivs i på föregående blad. Men för att taggarna på orderrader skall skrivas ut måste man använda sig av stegningstaggar!

I listan finns det två generella taggar som används för att plocka upp alla kategorier och produkter. (1 för start och 1 för slut) Nedan kan du se hur de generella taggarna ser ut.

Exempel på generella  
TableStart_Products Start stegning av produkter
TableEnd_Products Avsluta stegning av produkter

Aningen förvirrande? Vi tar orderrutan nedan som exempel (ex.1). Nedan har jag taggat upp hur den kommer ser ut när den är klar(ex.2). Som du ser har jag taggat in starttaggen framför kategori och Avslutstaggen efter produktens summa. Detta innebär att den skriver ut allt mellan dessa två taggarna. Stegningstaggarna kommer att försvinna när man väl plockar upp mallen från systemet och kommer då att se ut som exempel 2!

Notera att taggningen nedan tar hänsyn till alla orderrader som finns i ordern, dvs. Har du 1 rad i en order skrivs den ut, har 12 rader i orderns skrivs även de ut. 

Exempel 1  
Order_Total_1  Ordersumma totalt för Miljöprodukter

 

Exempel 2  
Order_Total Ordersumma totalt

 

Exempel 1

     

Typ av produkt(kategori)

Produkt

Antal

Pris

«TableStart_Products» «Prod_Cat_Name»

«Prod_Name»

«Prod_Quantity»

«Prod_Sum» «TableEnd_Products»

 

Exempel 2      

Typ av produkt(kategori)

Produkt

Antal

Pris

Miljöartiklar

Svetsartiklar

      Såpa

      Ansiktskåpa

           4

           2

          560 SEK

          2650 SEK

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.