Upsales Importguide

Upsales Import FAQ

Upsales CRM har en importfunktion som låter dig skapa nya eller uppdatera befintliga kundkort med hjälp av Excelfiler. Detta verktyg gör det möjligt för dig som användare att effektivisera flödet för att lägga till ny information i Upsales CRM.

OBS! Importverktyget kan bara hantera kund- och kontaktinformation. Order, aktiviteter och möten etc. stöds inte.

Hur importerar jag information till Upsales?

1. Klicka på “Kontoinställningar”.

2. I administrationsgränssnittet, klicka på “Import & Export” och välj “Importera register”.

3. När du klickat på “Importera register” kommer du till den här vyn. Vid import rekommenderar vi att du använder dig av vår importmall. Klicka på länken “Ladda ner importmall”.

Importmallen är ett kolumnseparerat kalkylblad där du lägger till informationen du vill importera. Filen innehåller en kolumn för varje kund- och kontaktfält i systemet och kolumnrubriken bestämmer vilket fält informationen ska läggas till i.

Det är fördelaktigt att lägga till egendefinierade fält i Upsales CRM innan du sätter igång med en import. När ett fält läggs till i systemet uppdateras även importmallen med en kolumn (Fältnamnet).

OBS: Vid import första gången eller import av nya kunder måste du ta bort kolumnen “Upsales ID”. Det är ett unikt ID systemet tilldelar varje konto som skapas och kan inte ändras av dig som användare.

Excel_2.png

5. Lägg till informationen i mallen på samma sätt som visas nedan. Om en kund har fler än en kontaktperson är det viktigt att lägga till en rad för varje kontaktperson. Exempel, en kund med tre kontaktpersoner har alltså tre rader (se bild nedan). När du fyllt filen med information och sparat den så är den klar att laddas upp och importeras.

Excel_3.png

6. För att ladda upp filen och påbörja importen, följ steg 1-3 i guiden. Klicka på Browse/Bläddra/Välj fil (beroende på vilken webbläsare du använder dig av) och välj filen du skapat med hjälp av mallen.

7. Nedan ser du importgränssnittet:

Namn: Detta är namnet på kolumnerna i Excelfilen.

Datatyp: Den här sektionen innehåller ett antal rullgardinslister med en lista av alla fält på ditt kundkort. Här kan du alltså manuellt ställa in vart du vill att information från Excelfilen ska hamna i systemet.

Matcha: Här väljer du vilka kriterier du vill matcha på för att undvika dubbletter.
När man bockar för en ruta talar du om för systemet att det ska undersöka om värdet redan existerar i systemet. Finns det, kommer information som inte är matchad att uppdateras.

Exempel: Importverktyget importerar informationen per rad, säg att du har tre kontaktpersoner på en kund då kommer du ha tre rader med samma företagsnamn (se steg 5). Om du matchar på företagsnamn, postnummer och kontaktperson kommer följande att ske vid import:

Systemet läser av den första raden och skapar ett kundkort med en kontaktperson och resten av informationen från raden i filen. När det är klart fortsätter systemet med nästa rad. I och med vår matchning kommer systemet att kolla om det redan finns ett kundkort med samma namn, postnummer och kontaktperson i Upsales CRM. Vilket det gör i detta fall. Så nu kommer systemet bara uppdatera de fälten som inte är matchade vilket innebär att en ny kontaktperson kommer skapas på kundkortet.

Om den här raden inte hade haft något postnummer hade en dubblett av kundkortet skapats. Det är därför det är bra att matcha på så få och unika saker som möjligt.

8. Under ”Inställningar” kan du sätta en kontoansvarig, kampanj, företagskategori och kontaktkategori. Under ”När klar” kan du även ställa in så du får ett mail skickat till dig när importen är klar


9. Klicka på ”Importera” för att importera filen, när den är klar hittar du den under sektionen "Färdigkörda importer".

 FAQ:

1. Finns det redan dubbletter av kontaktpersoner i samma företag i ert Upsales så kommer det skapas ytterligare en kontakt om ni försöker importera samma kontaktperson igen. Detta beror på att importjobbet inte vet vilken av dubbletterna den ska matcha mot och skapar då istället en tredje Kontaktperson. 

Se nedan exempel. 

I detta Kundkort så har vi två kontaktpersoner med samma namn (TEST) och samma mejladress (test@upsales.com). 

Om vi då har en importfil med samma information och väljer att matcha på Namn och mejladress så kommer en tredje kontaktperson skapas med samma information.

2. Informationen ovan gäller även för import av företag. 

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.