E-sign

E-sign (Digital signering av dokument) är en funktion som ni har möjlighet att ta del av i ert Upsales.

E-sign aktiveras enkelt genom att gå in i Inställningar och klicka på E-sign. Ange sedan en generell epost-adress för ert företag. Denna adress kommer synas och vara svarsadress på verifikatet av signeringen. Fyll i er företagsinformation, informationen kommer stå i verifikatet av signeringen. Acceptera villkoren och tryck på "Aktivera e-sign".

Vid frågor angående E-sign-funktionen tar ni kontakt med oss på Supporten på support@upsales.com eller 08 - 505 806 01.

E-sign används utav säljare för att skicka avtal via Upsales för att sedan få avtalet signerat av kunden. Hela avtalsprocessen sker digitalt och alla steg redovisas i Upsales. Hur avtalet ser ut kan ni bestämma utifrån de dokumentmallar som ni har uppladdade i Upsales. Ni kan även skapa en ny avtalsmall som ni kan ladda upp under Dokumentmallar i administrationen.

För att kunna skicka ett avtal behöver du ha avtalet nedladdat på din dator.

Efter signering så får avtalen en vattenstämpel.

Hur det fungerar rent tekniskt:

  • Du går in på kundkortet och väljer + - tecknet och väljer E-sign , se bild:
  • Efter att du har fått upp fönstret för E-signering så ser vyn ut som följande:

Fälten i fönstret gör följande:

Avsändare: Ställer in vem som ska stå som avsändare. Du har möjlighet att skicka ett avtal åt din kollega genom att ändra fältet.

Avsändaren ska också signera: Här kan du välja om du eller personen du ställer in som avsändare, ska signera avtalet innan det skickas iväg.

Mottagare: Här får du en rullgardinslista på de kontaktpersoner som är registrerade på kundkortet i fråga. Du kan även skicka till en användare på ditt företag om du vill att dina kollegor ska få signera avtalet. Du kan välja många mottagare för ett e-sign avtal.

Relaterad affärsmöjlighet: Här får du välja om avtalet är kopplat till en affärsmöjlighet, listan är gråmarkerad tills du väljer en kontaktperson på företaget som är kopplad till en affärsmöjlighet. Då har du möjlighet att välja affärsmöjligheten och även välja att den ska ändra fas efter att avtalet är signerat. Efter att du har kopplat E-signeringen till en affärsmöjlighet ser du följande :

Om du checkar i Flytta fas vid signering så har du möjlighet att välja bland faser för affärsmöjligheter som har sannolikhet 100%. Så som det är konfigurerat ovan kommer affärsmöjligheten att ändra fas till "Avslutad - order " när affärsmöjligheten är signerad.

Ska signera med Bank-ID är en tjänst som endast Max-kunder kan ta del utav. Denna tjänst gör att mottagare måste signera via Bank-ID för att avtalet ska få en vattenstämpel.

Efter att inställningarna ovan är korrekt inställda så kan du ladda upp avtalet genom att klicka på den blå texten ladda upp från dator. (Du får först skapa en mall utifrån affärsmöjligheten som du sedan laddar hem på din dator och väljer att ladda upp i E-signerings-fönstret.) Du får en förhandsgranskning på avtalet i gränssnittet.

Efter att inställningarna är gjorda är det dags för mottagaren att signera avtalet.

 

Uppföljning

Efter att E-signeringen är skickad har du möjlighet att återkalla signeringen genom att klicka på den röda knappen, se bild nedan: (Detta går bara att göra innan avtalet har signerats)

'

 

Är du däremot nöjd med ditt skickade avtal och inställningarna är korrekta så kan du följa upp avtalet i Upsales. Du har möjlighet att se om kunden är inne och granskar avtalet i realtid och även när signeringen sker. Det ser du uppe vid notifikationsmenyn (Uppe i högra hörnet vid ditt namn), det ser ut på följande sätt när kunden granskar och signererar :

 

Efter signaturen får samtliga mottagare en bekräftelse till sin mail med avtalet i PDF.

Under E-sign menyn har du möjlighet att se dina skickade avtal samt signerings-status : 

Här har du även möjlighet att filtrera på status, grön text innebär att samtliga parter har signerat avtalet.

 

Hoppas guiden var till hjälp när ni skickar ut era avtal.

Är det så att det uppstår några frågor eller funderingar är det bara att kontakta oss på supporten.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.