Google Calendar och Office 365 synk med Upsales erbjuder dig att enkelt sätt att boka möten i Upsales CRM och bjuda in mötesdeltagare. Ifall du skapar eller blir inbjuden till möten i din Google Calendar eller Office365 med en Upsales kontakt kommer det mötes synas till deras kundkort. 

Koppla Google Calendar med Upsales

1.  I ditt Upsales konto gå till Inställningar genom att klicka på kugghjulet uppe till höger. 
2. Under Min Profil välj Google Calendar på vänster sida. (Saknas appen där be din administratör att installera appen i Upsales App directory)
3. Klicka på Aktivera
4. Klicka på Connect to Google Calendar
5. Du kommer bli slussad till Google för att logga in och har du flera konton välja vilket konto du ska ansluta till Upsales. 
6. Klicka Allow
7. I Upsales har alla möten en mötestyp, välj vilken mötestyp de möten som skapas från Google Calendar ska registreras som. 
8. Klicka Spara

 

Bra saker att veta när du kopplat mot Google Calendar

1. Alla möten i Upsales & Google Calendar från idag och 3 månader framåt kommer synkas. Se nedan för vilka möten som skapas i Upsales.

2. Deltagare på möten som skapats i Upsales innan appen var installerad kommer inte synkas till Google Calendar. All annan information kommer synkas. 

Koppla Office365 med Upsales

1.  I ditt Upsales konto gå till Inställningar genom att klicka på kugghjulet uppe till höger. 
2. Under Min Profil välj Office365 på vänster sida. (Saknas appen där be din administratör att installera appen i Upsales App directory)
3. Klicka på Aktivera
4. Klicka på Connect to Office365
5. Du kommer bli slussad till Office365 för att logga in och har du flera konton välja vilket konto du ska ansluta till Upsales. Om du har 2FA aktiverat kommer du behöva authentisera din 2FA för att komma vidare.
6. Klicka Allow
7. I Upsales har alla möten en mötestyp, välj vilken mötestyp de möten som skapas från Office365 ska registreras som.
8. Klicka Spara

 

Bra saker att veta när du kopplat mot Office365

1. Alla möten i Upsales & Office365 från idag och 3 månader framåt kommer synkas.Se nedan för vilka möten som skapas i Upsales.

2. Deltagare på möten som skapats i Upsales innan appen var installerad kommer inte synkas till Office365. All annan information kommer synkas. 

3. Du kan inte använda "kopiera mötet"-funktionen i Outlook, det kommer resultera i att mötet du kopierade uppdateras med datum/tid du anger i nya mötet.

Boka möten från Upsales

Boka ett möte i Upsales

När du har aktiverat appen Google Calendar eller Office365 gå till kalendern, möteslistan, en kontakt eller ett företag och välj att skapa ett möte. Ett nytt fält i mötet kommer nu synas, Agenda, där du kan skriva en hälsning/agenda till övriga deltagare som kommer synas i inbjudan. När ditt möte är skapat kommer motsvarande möte finnas i Google Calendar eller Office365 och kontakten kommer få en inbjudan via mail (förutsatt att personen har en email). 

 

Bra saker att veta om synken mellan Upsales och Google Calendar eller Office365

1. Om du raderar ett möte i Upsales kommer mötet inte raderas från din Google Calendar eller Office365.

2. Den som skapar mötet måste ha appen Google Calendar eller Office365 aktiverad annars kommer andra deltagare i mötet (andra användare och externa deltagare) inte få en inbjudan.

 

3. Om någon tackar nej till inbjudan kommer personen inte försvinna från mötet i Upsales.

 

4. När mötet är passerat i Upsales kommer du inte kunna ändra datum/tid på mötet. Ifall mötet ej blev av eller ombokat rekommenderar vi dig att använda mötesutfall "Ej genomfört" i Upsales. Därefter kan du skapa ett uppföljningsmöte för att boka en ny tid.

 

5. Om du bjudit in en annan användare till mötet kommer den andra användaren inte kunna ändra datum, tid, plats, agenda, företag, deltagare eller beskrivning i Upsales. Det kan enbart arrangören göra.

 

6. Möten som registeras bakåt i tiden i Upsales kommer inte synkas till din Google Calendar eller Office365

7. Integrationen stödjer inte heldagsevent som är återkommande om de bokas från Google Calendar.

8. Du kan inte ta bort dig själv som deltagare från mötet i Upsales, då kommer du alltid komma tillbaka när synken hämtar in deltagare från mötet i Office365/Google Calendar. Det är för att du som organisatör i Office365/Google Calendar inte kan ta bort dig själv.

 

Inkludera länk till Hangouts/Teams

När du bokar mötet i Upsales kan du inkludera länk för videokonferens i inbjudan till alla deltagare. Om du använder Google Calendar kommer en Hangout-länk skapas och använder du Office365 kommer en Microsoft Teams länk skapas. När mötet är skapat i Google eller Office 365 kommer länken till mötet synas i Upsales. 

Mötesrum

När du bokar möten i Upsales och mötet ska vara på kontoret är det bra att boka in ett mötesrum direkt. I Upsales kan du se alla tillgängliga mötesrum hos er (om de är upplagda som resurser i Google & Office365) och välja att boka det mötesrumet till ditt möte. 

 

Tillgänglighet

Alla möten i din Google Calendar eller Office365 kommer inte finnas i Upsales (Se nedan vilka möten som inte syns i Upsales) därför erbjuder Upsales möjligheten att se din tillgänglighet från Google Calendar eller Office365. Klicka på dig själv i mötet så öppnas tillgänglighetsfunktionen. Vi hämtar dina möten i realtid och visar när det passar bäst att boka in mötet för att du inte ska råka dubbelboka dig själv. 

Skapa möte i Upsales utan att bjuda in deltagare

Om du vill boka ett möte i Upsales med en extern deltagare utan att skicka inbjudan kan du göra det. Det innebär att ett möte skapas i din Google/Office365 Kalender utan någon extern deltagare följer med. Om du sedan lägger till en extern deltagare i Google/Office365 i mötet kommer deltagaren läggas till i mötet i Upsales (om epostadressen finns i Upsales). Vill du skicka inbjudan vid ett senare tillfälle kan du öppna mötet i Upsales och klicka på att skicka inbjudan. Då kommer alla deltagare som inte lagts till i mötet tidigare att läggas till i mötet.

Om du lagt till en deltagare i Google/Office365 och gör ändringar i Upsales  på mötet i efterhand och klickar spara utan att skicka inbjudan kommer den deltagaren att få uppdateringarna i alla fall. 

Logga möten från Google Calendar eller Office365 i Upsales CRM

Om du skapar ett möte i Google Calendar eller Office365 och inkluderar en extern kontakt på mötet kommer mötet skapas i Upsales. Mötet kommer synas i din kalender, i möteslistan, i tidslinjen på kontakt och kundkortet i Upsales. Detsamma gäller om en kontakt bjuder in dig till ett möte. 

 

Bra saker att veta om synken mellan Google Calendar eller Office365 till Upsales

1. Om du raderar ett möte i Google Calendar eller Office365 kommer mötet inte raderas i Upsales (undantag återkommande möten, de raderas från Upsales om du använer Google Calendar). Vi rekommenderar att använda mötesutfall "Ej genomfört" i Upsales på möten som inte blev av/raderas i Google Kalender eller Office365. 

 

2. Om du bokar ett möte i Google Calendar eller Office365 där inga andra deltagare finns på mötet kommer det inte skapas i Upsales. 

 

3. Om du bokar ett möte i Google Calendar eller Office365 där det enbart finns deltagare som är användare i Upsales kommer de inte skapas i Upsales.

 

4. Om en kontakt bjuder in dig till ett möte kommer vi försöka matcha på email i Upsales. Hittar vi kontakten på email kommer mötet registeras på den kontakten annars skapas mötet upp i Upsales utan företag/kontakt och syns i din Upsales Kalender och möteslistan. 

 

5. Den som skapade mötet utanför Upsales måste ha appen Google Calendar eller Office365 aktiverad i Upsales annars kommer andra Upsales användare inte se mötet i Upsales.

 

6. Om en kontakt bjuder in dig till ett möte kommer ingen i Upsales kunna ändra datum, tid, plats, agenda, företag, deltagare eller beskrivning i Upsales.

7. När mötet skapas i Upsales kommer mötestypen du angivit när du installerade appen användas. 

8. Möten synkas enbart från din huvudkalender i Office365 och Google Calendar till Upsales

 

FAQ

Här samlar vi knepiga synkningar och hur appen hanterar dessa.

På mitt bolag kan vi ha olika email domäner och/eller olika alias på mailadresser, hur hanterar appen det?

För att svara på frågan kommer vi behöva ta fram ett exempel där user är en användare med licens i Upsales, kollega är en kollega på bolaget som inte har en licens i Upsales och extern deltagare som varken är kollega eller användare i ert Upsales konto. 

User 1

Användarnamn i Upsales: karl.andersson@exempel.se

Email i office365 eller Google Calendar: karl.andersson@exempel.se, karl@exempel.se och karl@sthlm.exempel.se 

Kollega (ej användare i Upsales)

Email i office365 eller Google Calendar: johanna.svennson@exempel.se, johanna@exempel.se och johanna@gbg.exempel.se 

 

Förklaring till exempel ovan

Vissa användare kan ha alias till sin huvudsaklig email som gör att mötesinbjudningar kan skickas till flera olika mailadresser men hamna i sin kalender i office365 eller Google Calendar. 

Scenario 1

En extern deltagare bjuder in dig (User 1) via email karl@exempel.se och din kollega Johanna på mailadress johanna.svennson@exempel.se.

Kommer mötet synkas till Upsales?

Mötet kommer synkas till Upsales eftersom det är en extern deltagare på mötet. Däremot kommer inte din kollega Johanna synas i Upsales då vi inte kan hitta henne bland användarna i Upsales. 

Scenario 2

Jag (User 1) bokar in ett möte i Office365 eller Google Calendar med min kollega med hennes email johanna@gbg.exempel.se. Johannna finns också som kontakt i Upsales med email johanna@gbg.exempel.se.

Kommer mötet synkas till Upsales?

Mötet kommer synkas in till Upsales eftersom appen anser att Johanna är en extern deltagare och dessa möten ska synas i Upsales. Johanna anses inte vara en kollega eftersom hennes email inte finns på någon användare i Upsales och hennes domän gbg.exempel.se inte finns på någon annan användare i ert Upsales konto. När vi sedan försöker hitta kontakter i ert Upsales konto på Johannes email hittas hon och därför kommer mötet skapas på henne.  

Scenario 3

Jag (User 1) bokar in ett möte i Office365 eller Google Calendar med min kollega med hennes email johanna@gbg.exempel.se. Jag har en kollega som är användare i Upsales med samma domän, gbg.exempel.se i Upsales. Johannna finns också som kontakt i Upsales med email johanna@gbg.exempel.se.

Kommer mötet synkas till Upsales?

Mötet kommer inte att synkas in till Upsales eftersom appen anser att Johanna är en kollega till dig tack vare att en annan användare i Upsales har samma domän som Johanna.