Du kan skapa och utforma automatiska svar för nya, uppdaterade eller stängda ärenden.
Du behöver tillägget Customer Support och behörigheten Administratör eller Supportadministratör (på engelska).
Den här artikeln handlar om:
Så skapar du en automatisk svarsmall
- Klicka på Inställningar → Customer support → Automatiska svarsmallar:
- Klicka på Skapa mall:
-
Namnge mallen och klicka på Nästa: Design. I det här exemplet skapar vi ett automatiskt e-postmeddelande som bekräftar att ett supportärende har tagits emot och anger förväntad svarstid:
- Upsales föreslår en text utifrån namnet du valt. Texten kan innehålla dynamiska taggar (på engelska). Klicka var som helst i e-postmeddelandet för att göra ändringar och ändra stilen:
- Klicka på Inställningar, lägg till eventuella bilagor och klicka på Spara och stäng:
- Mallen visas nu i Inställningar → Customer support → Automatiska svarsmallar:
- Om du vill använda e-postmeddelandet för automatiska svar klickar du på Inställningar → Customer support → Email set-up:
- Klicka på Inställningar för autosvar:
- Klicka på rullgardinsmenyn under nya, uppdaterade eller stängda ärenden (kontrollera att reglaget är påslaget) och välj mallen du har skapat:
- Behöver du snabbt lägga till en annan mall? Det löser Upsales. Klicka på Skapa ny mall och följ stegen från steg 3 ovan:
Upsales standardmallar
Upsales har en uppsättning standardmallar för nya, uppdaterade eller stängda ärenden. Om du inte vill att automatiska svar ska skickas kan du stänga av dem med reglaget.
Upsales standardmallar skickas på det språk du väljer under Språk för Upsales förinställda automatiska svar i Inställningar för autosvar. Inställningen visas när minst en svarstyp använder Upsales standardmall.
Nya ärenden
Upsales skickar automatiskt ett första svar på varje nytt ärende som kommer in. Om Upsales standardmall är vald skickas den här typen av automatiskt e-postmeddelande:
Uppdaterade ärenden
När du svarar på ett ärende skickar Upsales ditt svar som ett automatiskt meddelande med den valda mallen. Om Upsales standardmall är vald skickas den här typen av automatiskt e-postmeddelande:
Stängda ärenden
För varje ärende som markeras som löst kan du välja att skicka med en egen mall. Om Upsales standardmall är vald skickas den här typen av automatiskt e-postmeddelande:
Stäng av automatiska svar
Om du vill stänga av automatiska svar går du till Inställningar → Customer support → Email set-up. Om du har flera inkorgar väljer du den du vill ändra. Klicka sedan på Inställningar för autosvar och välj vilka automatiska svar du vill stänga av.
Det här får kunden när en svarstyp är avstängd:
- Nya ärenden: ingen automatisk bekräftelse på att du har tagit emot ärendet.
- Uppdaterade ärenden: ditt svar som ett vanligt e-postmeddelande med den tidigare konversationen, utan mall.
- Stängda ärenden: ingen mall när ärendet stängs. Om du skriver ett svar när du stänger ärendet får kunden det som ett vanligt e-postmeddelande med den tidigare konversationen.
Undanta vissa avsändare
Om du bara vill stoppa automatiska svar till vissa avsändare, till exempel interna adresser eller no-reply-adresser, använder du listorna längst ned i Inställningar → Customer support → Email set-up:
- Under Exkludera domäner från att ta emot autosvar eller Exkludera e-postadresser från att ta emot autosvar anger du en domän eller e-postadress och klickar på Lägg till.
- Bocka i Nya ärenden, Uppdaterade ärenden eller Stängda ärenden i listan för varje svarstyp som avsändaren inte ska få.
En ibockad svarstyp fungerar för den avsändaren som om den vore avstängd, enligt beskrivningen ovan. Om både en e-postadress och dess domän finns i listorna gäller inställningarna för e-postadressen.