Fortnox är en molnbaserad plattform för ekonomiadministration, för småföretag, redovisningsbyråer, föreningar och skolor. Appen hjälper dig arbeta sömlöst med försäljningar och fakturor mellan Upsales och Fortnox.

Med Fortnox appen kommer du automatiskt konvertera affärsmöjligheter eller försäljningar i Upsales till fakturor, ordrar eller i Fortnox. Det är smidigt att komma igång enkelt att använda. 

Vem borde använda Fortnox app? 

Om du har en säljorganisation som arbetar i Upsales och som använder Fortnox för att hantera era fakturor kommer denna app hjälpa er undvika överflödigt arbete. Appen skapar automatiskt fakturor i Fortnox utifrån de affärsmöjligheter/försäljningar ni skapar i Upsales. 

För dig som är ny i Upsales och redan har kunder, produkter och försäljningar i Fortnox kommer denna app hjälpa dig komma igång ännu snabbare då vi importerar allt detta från Fortnox då appen aktiveras. 

Denna artikel innehåller:

• Innan du aktiverar Fortnox app
• Aktivera Fortnox app (steg-för-steg)
  • Hämta API-nyckel
  • Inställningar för försäljningar 
  • Inställningar för produkter
• Hur du använder Fortnox appen
  • Skapa försäljningar i Upsales 
  • Skapa affärsmöjlighet i Upsales 
  • Uppdatera försäljning/affärsmöjlighet i Upsales eller Fortnox
  • Attestera/betala fakturor i Fortnox 
  • Skapa ordrar/offerter eller fakturor i Fortnox
  • Försäljningsstatus
• Detaljerad specifikation
  
  • Initialimport
  • Produkter
  • Företag (Kunder)
  • Försäljning (Faktura)
  • Affärsmöjlighet (Offert)
  • Orderrad
• Vanliga frågor

Innan du aktiverar Fortnox app

1. Inaktivera produkter i Upsales.
   När integrationen startas kommer dina produkter importeras från Fortnox till Upsales. Alla existerande produkter i Upsales kommer inte gå att använda för att skapa upp ordrar, offerter eller fakturor i Fortnox, dessa bör därför inaktiveras. 
2. Kontrollera namn på användare (vår referens)
   För att ordrar, offerter och fakturor ska kopplas till rätt personer i Upsales då de importeras in är det viktigt att säkerställa att alla användare i Upsales heter exakt samma som i Fortnox. En referens som heter "Anna Johansson" kommer inte kopplas till en användare vid namn "Anna-Johansson" t.ex. I dessa fall kommer ordern/offerten/fakturan kopplas till uppsamlingsanvändaren.

Aktivera Fortnox app (steg-för-steg)

Följande steg är obligatoriska för att aktivera appen. Var noggrann och se till att du följer alla steg.

1. 1. Klicka på inställningar, ikonen uppe till höger i ditt Upsaleskonto.
   2. Klicka på Appar 
      
      
   3. Leta fram Fortnox i listan på appar
      
   4. Öppna appen och klicka på aktivera
      
      
   5. Acceptera villkoren för att fortsätta
   6. Logga in i Fortnox. Klicka på knappen för att logga in i Fortnox. Detta sätter upp kopplingen mellan Fortnox och Upsales. 
      
   7. Gå igenom guiden hos Fortnox för att koppla ihop systemen. När du är klar skickas du tillbaka till inställningarna i Upsales. 
   8. Klicka på spara och öppna därefter appinställningarna igen. Detta krävs för att vi ska kunna hämtar in information om ert Fortnoxkonto vilka behövs för att kunna slutföra inställningarna. 
      
      
   9. Välj hur dina försäljningar, fakturor och/eller offerter ska skickas mellan systemen. Detta val är obligatoriskt för att integrationen ska fungera.
      
      - Faktura: Försäljningar i Upsales blir till Fakturor i Fortnox. Fakturor i Fortnox blir till Försäljningar i Upsales. 
      - Order: Försäljningar i Upsales blir till Ordrar i Fortnox. Ordrar i Fortnox blir till Försäljningar i Upsales. 
      - Order & Offert: Försäljningar i Upsales blir till Ordrar i Fortnox. Ordrar i Fortnox blir till Försäljningar i Upsales. Affärsmöjligheter i Upsales blir till Offerter i Fortnox. Offerter i Fortnox blir till Affärsmöjligheter i Upsales.
      
      Tips: Tänk "när jag är klar i Upsales, vad hade jag velat skapa i Fortnox?" eller "när jag är klar i Fortnox, vart hade jag velat skapa i Upsales?".
      
   10. Välj uppsamlingsanvändare. När Fakturor, Ordrar eller Offerter importeras från Fortnox till Upsales måste de alltid ha en användare kopplad. Om det saknas en användare kommer denna användare väljas per automatik.
       
   11. Välj vilken affärsmöjlighetsfas i Upsales som ska skapa en order/faktura i Fortnox. Vanligast är Avslutad - Order (100%). Detta val är obligatoriskt för att integrationen ska fungera.
       
       Tips: Tänk "när är jag är klar i Upsales och redo att skapa något i Fortnox?" eller "när är jag är klar i Fortnox och redo att importera in något till Upsales?".
       
   12. Välj vilken affärsmöjlighetsfas i Upsales som motsvarar makulerad order/faktura i Fortnox. När en faktura/order makuleras i Fortnox så hamnar affärsmöjligheten den i denna fas i Upsales. Vanligast är Avslutad - Ingen order (0%). Detta val är obligatoriskt för att integrationen ska fungera.
   13. Om "Order & Offert" valdes i steg 12. Välj vilken affärsmöjlighetsfas i Upsales som ska skapa en Offert i Fortnox. Detta är obligatoriskt för att offerter ska kunna skickas mellan Fortnox och Upsales. 
       
       Tips: Tänk "när vill jag att min affärsmöjlighet ska skickas över till Fortnox?" eller "vart vill jag att min offert ska importeras in i Upsales?".
       
   14. Välj vilken prislista i Fortnox vars produkter ska importeras in till Upsales. Du kan endast skapa nya produkter i Fortnox efter att appen aktiverats. Detta val är obligatoriskt för att integrationen ska fungera.
       
   15.  Om du använder produktpaket i Upsales kan du välja hur produktpaketen ska synkroniseras över till Fortnox.
   16. Om du använder produktpaket i Upsales kan du ange hur du vill att Upsales ska skicka över paketet till Fortnox.
       Visa endast paket: Produktpaketet läses över till fakturan utan artikelnummer med antal och pris.
       Visa endast underprodukter:  Alla underprodukter som finns i produktpaketet läses över till Fortnox med rätt antal och pris och respektive artikelnummer.
       Visa paket och underprodukter: Produktpaketet läses över till fortnox utan artikelnummer med antal och pris och alla underprodukter läses över med antal och alltid pris 0.
       
       OBS: Ändrar du orderrader i Fortnox som är kopplade till paket i Upsales kan vi inte garantera att de synkroniseras tillbaka på korrekt. Därför rekommenderar vi inte att ändra orderraderna i Fortnox i det här fallet. Vi rekommenderar inte heller att ha samma underprodukt i ett produktpaket och som på en vanlig orderrad i samma order. 
        
       1. Spara/Fortsätt och starta import
          Nu är Fortnox appen aktiverad. Vi kommer importera Produkter, Ordrar/Fakturor/Offerter (beroende på vilket ni valt i steg 12), Kunder och Företag in till Upsales. Detta kan ta ett tag men ni kan fortsätta använda systemet som vanligt under tiden. 

Hur du använder Fortnox appen

Skapa försäljningar i Upsales (Faktura eller Order valdes i steg 12)

Flytta ordern till vunnen fas i säljtavlan, uppdatera en affärsmöjlighet till vunnen eller skapa direkt en ny försäljning

Skapa affärsmöjlighet i Upsales (Order & Offert valdes i steg 12)

Uppdatera försäljning/affärsmöjlighet i Upsales

Radera en försäljning eller affärsmöjlighet i Upsales

När en försäljning eller affärsmöjlighet raderas i Upsales kommer denna ej raderas i Fortnox. För att radera en försäljning eller affärsmöjlighet i Fortnox måste det göras manuellt. Detta för att minska risken för misstag. 

Radera en order, faktura eller offert i Fortnox

När en order, faktura eller offert raderas i Fortnox kommer denna inte raderas i Upsales. 

Radera en produkt eller kund i Upsales eller Fortnox

Om en produkt eller kund (företag) raderas i något system kommer denna inte raderas i det andra. Detta för att minimera risken för misstag. Vill ni radera något måste detta göras manuellt i båda systemen. 

Se försäljningsstatus

Ibland kan det hända att en försäljning dröjer eller misslyckas i att exporteras till Fortnox. För att se om en faktura har skapats/uppdaterats i Fortnox kan appstatus på försäljningskortet eller i listvyn användas.
Läs mer om försäljningsstatus.

 

Status i listvyn

Status på säljkortet

Detaljerad specifikation

Initialimport 

När appen startas importeras följande in från Fortnox till Upsales:

• Produkter - Produkter i Fortnox blir Produkter i Upsales
• Kunder - Kunder i Fortnox blir Företag i Upsales
• Order (beror på vad ni valt i steg 12) - Order i Fortnox blir Försäljning i Upsales
• Fakturor (beror på vad ni valt i steg 12) - Faktura i Fortnox blir Försäljning i Upsales
• Offerter (beror på vad ni valt i steg 12) - Offert i Fortnox blir Affärsmöjlighet i Upsales
• Orderrad - Orderrad i Fortnox blir Orderrad i Upsales

Produkter

Följande fält ingår då en produkt importeras från Fortnox till Upsales. Produkter kan inte skapas i Upsales. 

Obs: Täckningsbidrag importeras inte från Fortnox till Upsales, eller från Upsales till Fortnox.

Företag (Kunder i Fortnox)

Följande fält ingår då en Kund importeras från Fortnox till Upsales eller från Upsales till Fortnox.

Sedan 2021-11-19 importerar vi bara kunder från Fortnox som har kundtyp "Företag" om företaget med kundtyp "Privat" finns i Upsales synkas försäljning.  Sedan tidigare existerande privatpersoner kommer fortfarande uppdateras och synkas åt båda hållen.

* Adressen innehåller: Adress, postnummer, stad/ort och land.

Försäljning (Order i Fortnox)  

Följande fält ingår då en order importeras från Fortnox till Upsales eller från Upsales till Fortnox.

* Om Er referens är tom kommer namnet på kontaktpersonen skickas istället. 

Försäljning (Faktura i Fortnox)

Följande fält ingår då en faktura importeras från Fortnox till Upsales eller från Upsales till Fortnox.

* Om Er referens är tom kommer namnet på kontaktpersonen skickas istället. 

Affärsmöjlighet (Offert i Fortnox)

Följande fält ingår då en offert importeras från Fortnox till Upsales eller från Upsales till Fortnox.

* Om Er referens är tom kommer namnet på kontaktpersonen skickas istället. 

Orderrad

Följande fält ingår i order, faktura och offert då dessa importeras från Fortnox till Upsales eller från Upsales till Fortnox.

Vanliga frågor

Radera

Vad händer om jag raderar en kund eller referens i Fortnox?

• Svar: Upsales raderar inte företaget eller kunden. För att radera måste dessa tas bort manuellt i båda systemen. Detta för att undvika misstag. 

Företag

Vad händer om jag skapar ett företag i Upsales?

• Svar: Företaget kommer skapas upp som Kund i Fortnox efter att en försäljning eller affärsmöjlighet skapats upp på det nya företaget i Upsales. Detta händer då försäljningen eller affärsmöjligheten är satt i rätt fas (beror på era app-inställningar).

Vad händer om jag skapar en kund i Fortnox?

• Svar: Företaget skapas upp i Upsales direkt. 

Vad händer om jag uppdaterar ett företag i Upsales som importerats från Fortnox?

• Svar: När ett företag i Upsales har ett Fortnox kundnummer innebär det att systemen speglar varandra, alla ändringar på företaget kommer uppdateras i det andra systemet direkt. 

Kan jag ha flera företagsnamn för olika adresser i Upsales?

• Svar: Nej. Vi stödjer inte det i Upsales. 

Om en kund är markerad som "privat" i Fortnox, kommer den ändå skapas i Upsales?

• Svar: Nej. Bara kunder av typen "företag" kommer skapas upp i Upsales. 

Produkt

Vad händer om jag skapar en produkt i Fortnox?

• Svar: Den skapas upp i Upsales

Vad händer om jag skapar en produkt i Upsales?

• Svar: Produkter kan inte skapas i Upsales när appen är aktiv då dessa inte kan skapas upp i Fortnox. 

Varför kan jag bara koppla en prislista till Upsales?

• Svar: I Upsales stödjer vi endast ett pris per produkt, vilket gör att flera priser inte kan sparas på samma produkt. För att hantera fler priser per produkt rekommenderar vi att ni skapar upp en ny produkt för varje pris i Fortnox. Ni kan sedan kategorisera dessa efter era listor i Upsales för att lättare kunna arbeta med dem. 

Faktura

Vad händer om jag skapar en faktura i Fortnox?

• Svar: Om du valt Faktura i steg 12 kommer alla fakturor som skapas i Fortnox automatiskt att importeras till Upsales som Försäljningar. Uppdateringar på dessa kommer speglas i båda systemen tills att fakturan attesteras eller betalas. 

Order

Vad händer om jag skapar en order i Fortnox?

• Svar: Om du valt Order eller Order & Offert i steg 12 kommer alla ordrar som skapas i Fortnox automatiskt att importeras till Upsales som Försäljningar. Uppdateringar på dessa kommer speglas i båda systemen tills att ordern attesteras eller betalas. 

Vad händer om jag skapa en försäljning i Upsales?

• Svar: Om du valt Order eller Order & Offert i steg 12 kommer en order skapas upp i Fortnox då försäljningen sätts i den rätta affärsmöjlighetsfasen (se era appinställningar). Uppdateringar på dessa kommer speglas i båda systemen tills att ordern attesteras eller betalas. 

Vad händer om jag uppdaterar en order till en Faktura i Fortnox? Kommer den också uppdateras i Upsales?

• Svar: Ja. Efter att en offert, order eller faktura har skickat över mellan systemen kommer dessa alltid uppdateras i det andra systemet då det ändrats. 

Fält

Om jag döper om ett fält i Upsales, kommer det påverka kopplingen till Fortnox?

• Svar: Nej. Vi använder oss av fältens unika ID för att avgöra vart all data ska läggas in.