Använd Visma-appen för att skapa fakturor eller ordrar i Visma när din säljare har stängt en affär i Upsales.
Därför ska du använda Visma-appen med Upsales
Är du ny i Upsales och har produkter, företag och kontaktpersoner, fakturor och valutor i Visma? Vi importerar all information till Upsales när du aktiverar appen.
Den här artikeln tar upp:
Så når ändringar i Visma.NET Upsales
När du aktiverar appen importerar Upsales dina produkter, företag, kontaktpersoner, fakturor, ordrar och valutor från Visma.NET. Därefter når ändringar som görs i Visma.NET Upsales på två sätt:
- Webhooks: ändringar av företag, produkter, ordrar och fakturor skickas till Upsales direkt. Upsales support sätter upp webhooks för ditt Visma.NET-företag. Kontakta support om ändringar du gör i Visma.NET inte når Upsales.
- Schemalagd synk: appen hämtar regelbundet ändrade produkter, kontaktpersoner och valutor och, om du slår på det, även ordrar och fakturor. Du väljer vad som hämtas i de avancerade inställningarna. Företag ingår inte i den schemalagda synken.
Auktorisera Upsales i Visma App Store
Innan du aktiverar Visma.NET-appen i Upsales behöver du ge Upsales åtkomst i Visma App Store
- Gå till Upsales i Visma.NET App Store
- Scrolla ned till slutet och klicka på ”Authorize App”
- Klicka på ”Integrate” på nästa sida
- Kopiera ditt Visma Tenant ID genom att klicka på rullgardinsmenyn uppe till höger. Du behöver det för konfigurationen i Upsales. Se till att du kopierar Tenant ID för den Visma-organisation som du vill koppla till Upsales.
Aktivera Visma.NET-appen
Klicka på Inställningar → Appar:
Leta upp Visma.NET i listan över appar:
Klicka på Aktivera på nästa sida.
Välj Acceptera villkor för att fortsätta
-
Koppla ditt Visma.NET-konto genom att ange ditt Visma Tenant ID:
Allmänna appinställningar
Innan du kan börja använda appen måste du ställa in några inställningar.
Select the stage when orders will be exported to Visma.Net (välj i vilken fas försäljningar exporteras till Visma.Net). När en affärsmöjlighet sätts till den här fasen skapar appen en order i Visma.NET med informationen från affärsmöjligheten. Det vanligaste är Closed order (100%):
I Select the salesOrder types to sync, separated by commas (välj vilka salesOrder-typer som ska synkas, kommaseparerade) anger du de Sales Order-typer i Visma.NET som ska synkas med Upsales. Standard är SO.
I Select which value to use as purchase cost for stock items (välj vilket värde som används som inköpspris för lagerartiklar) väljer du Average cost eller Last cost:
I Fallback user to attach imported orders to (reservanvändare för importerade ordrar) väljer du den Upsales-användare som får ordrar som importeras från Visma.NET när ingen matchande användare hittas.
I Select default warehouse for non-stock items (välj standardlager för icke-lagerartiklar) väljer du det lager i Visma.NET som ska användas för icke-lagerartiklar:
I Select default credit terms ställer du in betalningsvillkoren för dina ordrar. De kan skrivas över av dina egna fält i de avancerade inställningarna. Det vanligaste är 30 dagar:
Klicka på Fortsätt för att aktivera appen (eller fortsätt med att ställa in avancerade inställningar)
-
Klicka på Spara och starta import. Om du har mycket data i Visma.NET kan det ta upp till 24 timmar. Vi importerar följande från Visma.NET till Upsales:
Produkter
Kunder
Kontaktpersoner
Fakturor och ordrar
Valutor
Dina användare i Upsales matchas mot dina användare i Visma. Se till att de har exakt samma namn i båda systemen. Annars kan vi inte matcha dem mot varandra. Ordrar som importeras från Visma.NET utan matchande användare får den reservanvändare du valde:
Grattis! 🎉Nu har du aktiverat Visma.NET-appen.
Avancerade inställningar
Du kan lägga till mer data om produkter, företag, ordrar och kontaktpersoner i integrationen.
Kryssa i Show advanced settings:
Under Advanced settings: Continous sync väljer du vad den schemalagda synken hämtar från Visma.NET. Inventory sync, Contact sync och Currency sync är på som standard. Slå på Order sync och Invoice sync för att även hämta ändrade ordrar och fakturor.
Under Advanced settings: Order:
Export all Orders as Sales Orders (exportera alla ordrar som Sales Orders): varje försäljning exporteras till Visma.NET som en Sales Order. När inställningen är på importeras inga fakturor från Visma.NET.
Credit order type: den ordertyp i Visma.NET som ska användas för kreditordrar (försäljningar med negativt totalbelopp), till exempel en returtyp för kreditering som RC. Visma.NET avvisar kreditordrar som skickas med den vanliga ordertypen, så ställ in det här om du skapar kreditordrar i Upsales.
Enable sync of purchase cost on orders (aktivera synk av inköpspris på ordrar): synkar inköpspriset mellan försäljningar i Upsales och Sales Orders i Visma.NET.
Sync Payment Status from Visma.NET: lägger till ett skrivskyddat fält, Is Paid, på försäljningar. En försäljning som har importerats från en Customer Invoice är betald när fakturans saldo är 0. En försäljning som är kopplad till en Sales Order är betald när Sales Ordern har status Completed och alla dess fakturor har saldot 0.
Sync Invoice Info from Visma.NET: lägger till de skrivskyddade fälten Invoice Number och Invoice Date på försäljningar. De fylls i från fakturorna i Visma.NET.
Välj fält: Välj att skapa ett nytt eget fält där informationen ska hamna, eller välj ett av dina befintliga egna fält.
Använda Visma.NET-appen
Skapa försäljningar i Upsales
När försäljningen sätts till den inställda fasen (se allmänna appinställningar) exporteras den till Visma. Följande information tas med:
Försäljning och orderrader
Företag
Kund
En Sales Order eller Customer Invoice skapas i Visma.NET beroende på följande:
Om försäljningen innehåller bara icke-lagerartiklar: En Customer Invoice skapas i Visma.NET.
Om försäljningen innehåller bara lagerartiklar: En Sales Order skapas i Visma.NET.
Om försäljningen innehåller en blandning av lager- och icke-lagerartiklar: En Sales Order skapas i Visma.NET.
Om reglaget ”Export all Orders as Sales Orders (exportera alla ordrar som Sales Orders)” är på i de avancerade appinställningarna: En Sales Order skapas i Visma.NET för alla försäljningar som skapas i Upsales.
Skapa en order eller faktura i Visma.NET
En försäljning skapas i Upsales i den valda fasen. Orderrader, företag och kontaktpersoner tas med. Den kommer direkt via webhooks, eller med den schemalagda synken om Order sync (Sales Orders) eller Invoice sync (Customer Invoices) är på i de avancerade inställningarna.
Uppdatera en försäljning i Upsales
Ändringar av en försäljning i Upsales syns även på ordern eller fakturan i Visma.NET.
När en faktura eller order har skapats i Visma.NET ändrar vi inte typen (order- eller fakturatyp) på grund av ändringar av försäljningen i Upsales.
Det betyder att om en lagerartikel läggs till på en faktura i Visma.NET ändras fakturan inte till en order, utan lagerartiklarna läggs bara till på fakturan.
Uppdatera en order i Visma.NET
Motsvarande försäljning i Upsales uppdateras. Orderrader, företag och kontaktpersoner uppdateras så att de stämmer med Visma.NET. Uppdateringen kommer direkt via webhooks, eller med den schemalagda synken om Order sync eller Invoice sync är på.
Skapa ett nytt företag i Upsales
Inget nytt företag skapas i Visma.NET.
Om en försäljning med ett nytt företag exporteras till Visma.NET skapas det nya företaget även i Visma.NET.
Skapa ett nytt företag i Visma.NET
Företaget skapas direkt i Upsales via webhooks.
Uppdatera ett företag i Upsales
Om ett företag som har importerats från Visma.NET, eller som har exporterats från Upsales till Visma.NET, uppdateras i Upsales uppdateras ändringarna direkt även i Visma.NET.
Uppdatera ett företag i Visma.NET
Företaget uppdateras direkt i Upsales via webhooks.
Skapa en ny kontaktperson i Upsales
Ingen ny kontaktperson skapas i Visma.NET.
Om en försäljning med en ny kontaktperson exporteras till Visma.NET skapas den nya kontaktpersonen även i Visma.NET.
Skapa en ny kontaktperson i Visma.NET
Kontaktpersonen skapas i Upsales vid nästa schemalagda synk, om Contact sync är på i de avancerade inställningarna. Den är på som standard.
Uppdatera kontaktpersoner i Upsales
Om en kontaktperson som har importerats från Visma.NET, eller som har exporterats från Upsales till Visma.NET, uppdateras i Upsales uppdateras ändringarna direkt även i Visma.NET.
Uppdatera kontaktpersoner i Visma.NET
Kontaktpersonen uppdateras i Upsales vid nästa schemalagda synk, om Contact sync är på i de avancerade inställningarna. Den är på som standard.
Skapa en ny produkt i Upsales
Inga nya produkter skapas i Visma.NET.
Skapa en ny produkt i Visma.NET
Om en ny produkt skapas i Visma.NET skapas den även i Upsales. Den kommer direkt via webhooks, eller vid nästa schemalagda synk om Inventory sync är på i de avancerade inställningarna. Den är på som standard.
Uppdatera en produkt i Upsales
Inga ändringar syns i Visma.NET.
Uppdatera en produkt i Visma.NET
Om en produkt uppdateras i Visma.NET uppdateras den även i Upsales. Uppdateringen kommer direkt via webhooks, eller vid nästa schemalagda synk om Inventory sync är på.
Inställning av produktpris
Produktpriset följer den här logiken:
Produktpriset i Upsales sätts till det aktiva priset av typen base.
Om ett pris av typen base med status promotion är aktivt används kampanjpriset.
Om en produkt inte har något aktivt baspris i prislistan används standardpriset i stället. Standardpriset finns på fliken för pris-/kostnadsinformation, under artikelinformationen, i Visma.NET.
Inställning av inköpspris
Lagerartiklar: Välj i appinställningarna om Average cost eller Last cost ska användas som inköpspris för lagerartiklarna. Om Average cost är tomt används Last cost. Om båda är tomma sätts kostnaden till 0:
Se Cost price statistics
Icke-lagerartiklar: Current cost används om giltighetsdatumet är dagens datum eller ett tidigare datum. Om giltighetsdatumet ligger i framtiden används Last cost:
Se Standard cost
Importera historiska försäljningar som gjorts i Upsales
Historiska försäljningar som gjorts i Upsales före den initiala synken importeras inte till Visma.
Men om du uppdaterar de historiska försäljningarna i Upsales efter den initiala synken synkas de uppdaterade historiska försäljningarna till Visma.