Så synkar du företag, produkter, försäljning, fakturor och offerter mellan Upsales och Fortnox.

Har ditt Upsales-konto redan företag, produkter och ordrar? Kontakta Upsales support innan du aktiverar appen, så undviker du dubbletter.

Den här artikeln innehåller:

• Innan du aktiverar Fortnox-appen
• Aktivera Fortnox-appen
• Ställ in Fortnox-appen
  • Inställningar för försäljning (Försäljning)
  • Inställningar för produkter (Produkter)
• Så fungerar synken
  • Försäljning, ordrar och fakturor
  • Affärsmöjligheter och offerter
  • Uppdateringar och makuleringar
  • Rabatter
  • Företag
  • Produkter
  • Radering
  • Synkstatus
• Fältreferens
  • Initialimport
  • Produkter
  • Företag (kunder i Fortnox)
  • Försäljning (ordrar och fakturor i Fortnox)
  • Affärsmöjligheter (offerter i Fortnox)
  • Orderrader
• Vanliga frågor

Innan du aktiverar Fortnox-appen

• Inaktivera dina produkter i Upsales. När du aktiverar appen importeras dina produkter från Fortnox. Produkter som skapats i Upsales saknar artikelnummer i Fortnox, så på en försäljning som skickas till Fortnox blir de rader utan artikelnummer. Inaktivera dem, så att försäljningen använder de importerade produkterna från Fortnox.
• Kontrollera namnen på användarna. När en order, faktura eller offert importeras från Fortnox får den den användare i Upsales vars namn stämmer med Vår referens i Fortnox. Se till att alla användare heter exakt samma sak i Upsales som i Fortnox. En referens som heter ”Anna Johansson” matchar inte en användare som heter ”Anna-Johansson”. Om ingen användare matchar får ordern, fakturan eller offerten den användare som är vald i Uppsamlingsanvändare.

Aktivera Fortnox-appen

1. Klicka på Inställningar → Appar:
   
   
   
2. Leta fram Fortnox i listan på appar (Fortnox Premium och Fortnox Lagersaldo finns också):
   
   
   
3. Klicka på Aktivera:
   
   
   
4. Klicka på Acceptera villkor för att fortsätta.
5. Klicka på Logga in i Fortnox i appinställningarna för att koppla ihop systemen. Du kommer då till Fortnox, där du loggar in och godkänner appens behörigheter. När du är klar skickas du tillbaka till appinställningarna i Upsales:
   
   
   
6. Fyll i inställningarna som beskrivs i Ställ in Fortnox-appen.
7. Klicka på Spara och sedan på Spara och starta import:
   
   
   Importen hämtar din data från Fortnox till Upsales (se Initialimport). Den kan ta en stund, och du kan fortsätta arbeta i Upsales under tiden.

Ställ in Fortnox-appen

Appinställningarna är på svenska. Inställningarna nedan är obligatoriska, utom där en inställning bara gäller en modul eller Fortnox Premium.

Inställningar för försäljning (Försäljning)

Inställning	Förklaring
Modul att synka	Hur försäljning, fakturor och offerter synkas mellan Upsales och Fortnox. Hela kontot använder en modul: Faktura: försäljning i Upsales blir fakturor i Fortnox. Fakturor i Fortnox blir försäljning i Upsales. Order: försäljning i Upsales blir ordrar i Fortnox. Ordrar i Fortnox blir försäljning i Upsales. Order & Offert: som Order, och affärsmöjligheter i Upsales blir offerter i Fortnox. Offerter i Fortnox blir affärsmöjligheter i Upsales. Order & Faktura (endast Fortnox Premium): försäljning i Upsales blir ordrar i Fortnox i Orderfas och fakturor i Fakturafas. Ordrar och fakturor i Fortnox blir försäljning i Upsales. Vilka alternativ som visas beror på vad Fortnox-användaren som du loggade in med har tillgång till. Order och Order & Offert kräver tillgång till ordrar i Fortnox, Faktura kräver tillgång till fakturor och Order & Faktura kräver båda. Om listan visar ”Hittade inga alternativ. Säkerställ att användaren har tillgång till ordrar eller fakturor i Fortnox.” behöver Fortnox-användaren få tillgång till ordrar eller fakturor.
Uppsamlingsanvändare	Den användare i Upsales som ordrar, fakturor och offerter från Fortnox får när ingen användare i Upsales matchar Vår referens.
Orderfas	Den fas i Upsales som skapar en order eller faktura i Fortnox. Försäljning som importeras från Fortnox får den här fasen.
Makulerafas	Den fas i Upsales som motsvarar en makulerad order eller offert i Fortnox. När en order eller offert makuleras i Fortnox hamnar försäljningen eller affärsmöjligheten i Upsales i den här fasen.
Offertfas	Endast med Order & Offert. Den affärsmöjlighetsfas i Upsales som skapar en offert i Fortnox. Offerter som importeras från Fortnox får den här fasen.
Fakturafas	Endast med Order & Faktura (Fortnox Premium). Den fas i Upsales som skapar en faktura i Fortnox. Finns det redan en order i Fortnox för försäljningen skapas fakturan från ordern.

Inställningar för produkter (Produkter)

Inställning	Förklaring
Prislista	Den prislista i Fortnox vars priser synkas till dina produkter i Upsales.
Prislista för andra valutor	Endast Fortnox Premium. De prislistor i Fortnox som ska synkas till övriga valutor i Upsales.
Produktpaket	Endast Fortnox Premium. Hur produktpaket på försäljning i Upsales skickas till Fortnox: Paketartiklar: paketet skickas som paketartikeln i Fortnox med samma artikelnummer, med de underartiklar som paketartikeln har i Fortnox. En rad för prisjustering läggs till så att paketets pris blir detsamma som i Upsales. Visa endast paket: paketet skickas utan artikelnummer, med antal och pris. Visa endast underprodukter: alla underprodukter i paketet skickas med sitt antal, pris och artikelnummer. Visa paket och underprodukter: paketet skickas utan artikelnummer, med antal och pris, och alla underprodukter skickas med sitt antal och priset 0. Ändringar i Fortnox på orderrader som hör till ett paket i Upsales synkas inte alltid tillbaka korrekt, så ändra de raderna i Upsales. Lägg inte samma underprodukt i ett paket och på en egen orderrad i samma försäljning.

Så fungerar synken

Försäljning, ordrar och fakturor

Skapa försäljning i Upsales (Faktura eller Order): när en försäljning är i den fas som är vald i Orderfas med 100 % sannolikhet skickas den till Fortnox som en ny faktura eller order. Skapa försäljningen direkt i den fasen, eller flytta en affärsmöjlighet dit i säljtavlan:

Försäljningen måste ha ett företag. Om företaget saknar kundnummer i Fortnox skapas det som kund i Fortnox. Kontaktpersonen skickas som Er referens och försäljningens användare som Vår referens. Inga nya artiklar skapas i Fortnox: en produkt utan artikelnummer i Fortnox blir en rad utan artikelnummer.

Skapa faktura eller order i Fortnox: den importeras till Upsales som en ny försäljning i den fas som är vald i Orderfas. Om kunden inte finns i Upsales skapas företaget. Er referens blir kontaktperson när den stämmer med namnet på en kontaktperson på företaget. Ordrar av typen restorder synkas inte till Upsales. Ordrar för privatkunder synkas inte.

Affärsmöjligheter och offerter

Med Order & Offert:

• När en affärsmöjlighet når den fas som är vald i Offertfas skickas den till Fortnox som en ny offert.
• När affärsmöjligheten når Orderfas görs offerten om till en order i Fortnox. En försäljning i Orderfas utan offert blir en ny order.
• En offert som skapas i Fortnox importeras till Upsales som en ny affärsmöjlighet i den fas som är vald i Offertfas.

Uppdateringar och makuleringar

Ändringar på en försäljning eller affärsmöjlighet i Upsales som redan finns i Fortnox skickas till Fortnox när du sparar. En faktura som är bokförd eller makulerad i Fortnox, och en order eller offert som är fakturerad eller makulerad, kan inte ändras från Upsales.

Ändringar på en order, faktura eller offert i Fortnox som redan finns i Upsales synkas till Upsales. Varje uppdatering från Fortnox sätter försäljningens fas på nytt, så en fas som du ändrar i Upsales ersätts vid nästa uppdatering från Fortnox.

Gör om en order till faktura i Fortnox (Order eller Order & Offert): försäljningen i Upsales får fakturanumret, om fakturan är betald och antalet påminnelser.

Makulering: när en order eller offert makuleras i Fortnox hamnar försäljningen eller affärsmöjligheten i den fas som är vald i Makulerafas. Att flytta en försäljning till den fasen i Upsales makulerar ingenting i Fortnox. Makulera den i Fortnox.

Endast den ursprungliga ordern synkas. Restordrar synkas inte tillbaka till Upsales.

Rabatter

Lägger du till en rabatt på en order i Upsales? I Upsales ser du orderns bruttovärde (före rabatt), rabatten i procent och orderns nettovärde.

Till Fortnox synkas orderns nettovärde. Om du ser en skillnad mellan ordervärdena i Upsales och Fortnox, kontrollera om en rabatt påverkar brutto- och nettovärdet:

Rabatten skickas till Fortnox som ett belopp. I Fortnox Premium kan du skicka den i procent i stället: under Extra fält → Order / Faktura, bocka i Synka rabatt som procent istället för summa:

Företag

Skapar du ett företag i Upsales? Företaget skapas som kund i Fortnox när en av dess försäljningar skickas till Fortnox, i den fas som är vald i försäljningsinställningarna (Orderfas, eller Offertfas med Order & Offert). Det nya kundnumret från Fortnox sparas sedan på företaget.

Om du vill skapa kunden utan en försäljning, öppna företaget och klicka på Skapa kundnummer högst upp i sidopanelen. Knappen visas så länge företaget saknar kundnummer i Fortnox. Den skapar kunden i Fortnox, utan order eller faktura, och sparar kundnumret i fältet Kundnummer på företaget. Det kan ta några minuter.

Skapar du en kund i Fortnox? Den skapas automatiskt som företag i Upsales. Kunder av typen privatperson skapas inte i Upsales. I Fortnox Premium kan du synka dem med Synka privatpersoner från Fortnox.

När ett företag i Upsales har ett kundnummer från Fortnox synkas ändringar i det ena systemet till det andra.

Produkter

Produkter synkas från artikelregistret i Fortnox till Upsales. Nya produkter skapar du i Fortnox. Produkter som skapas i Upsales skickas inte till Fortnox. Priserna hämtas från prislistan som är vald i Prislista, och en produkt utan pris i den prislistan får priset 0. I Fortnox Premium kan du också välja en prislista för varje annan valuta i Prislista för andra valutor och synka inköpspriset.

Radering

Ingenting raderas automatiskt i det andra systemet. Det gör att ett misstag i det ena systemet inte tar bort data i det andra. Vill du radera något i båda systemen raderar du det manuellt i vart och ett.

• Radera en försäljning eller affärsmöjlighet i Upsales: ordern, fakturan eller offerten finns kvar i Fortnox.
• Radera en order, faktura eller offert i Fortnox: försäljningen eller affärsmöjligheten finns kvar i Upsales.
• Radera en kund i Fortnox: Upsales tar bort kundnumret men behåller företaget.
• Radera en artikel i Fortnox: produkten inaktiveras i Upsales.

Synkstatus

Ibland kan en försäljning dröja eller misslyckas att nå Fortnox. Om du vill se om en faktura eller order har skapats eller uppdaterats i Fortnox, kontrollera appstatusen på försäljningen eller i listvyn. Läs mer om orderstatus.

Status i listvyn:

Status på försäljningen:

Fältreferens

Initialimport

När du startar importen importeras följande från Fortnox till Upsales:

• Artiklar blir produkter i Upsales.
• Kunder blir företag i Upsales.
• Ordrar blir försäljning i Upsales (Order och Order & Offert).
• Fakturor blir försäljning i Upsales (Faktura).
• Offerter blir affärsmöjligheter i Upsales (Order & Offert).
• Orderrader blir orderrader i Upsales.

Betalningsvillkor, leveransvillkor, leveranssätt och valutor importeras också.

Produkter

De här fälten synkas när en produkt importeras från Fortnox till Upsales:

Inköpspris och täckningsbidrag (TB) synkas inte. I Fortnox Premium kan du synka inköpspriset från Fortnox.

Företag (kunder i Fortnox)

De här fälten synkas när en kund importeras från Fortnox till Upsales, eller skickas från Upsales till Fortnox:

* Adressen innehåller gatuadress, postnummer, ort och land.
** Synkas endast från Fortnox till Upsales.

Försäljning (ordrar och fakturor i Fortnox)

De här fälten synkas när en order eller faktura importeras från Fortnox till Upsales, eller skickas från Upsales till Fortnox:

* Sätts från Fortnox när beskrivningen är tom. Skickas inte till Fortnox.

Affärsmöjligheter (offerter i Fortnox)

De här fälten synkas när en offert importeras från Fortnox till Upsales, eller skickas från Upsales till Fortnox:

* Skickas till Fortnox när offerten saknar datum i Giltigt t.o.m.
** Sätts från Fortnox när beskrivningen är tom. Skickas inte till Fortnox.

Orderrader

De här fälten synkas på order-, faktura- och offertrader i båda riktningarna:

Vanliga frågor

Om jag döper om ett fält i Upsales, påverkar det kopplingen till Fortnox?

Nej. Appen hittar sina fält med deras unika ID, inte deras namn.