Xero för samman försäljningen och ekonomiavdelningen, så att du inte behöver skapa en faktura för varje affär

Xero-appen skapar automatiskt:

• Fakturor i Xero när dina säljare stänger en affär i Upsales
• Fakturor i Upsales när fakturor skapas i Xero

Om du är ny i Upsales och redan har kunder, produkter och fakturor i Xero kommer du igång med försäljningen mycket snabbare. Vi importerar nämligen all den datan till Upsales när du aktiverar appen.

Den här artikeln beskriver:

• Innan du aktiverar Xero-appen
• Så aktiverar du appen (steg för steg)
• Så använder du Xero-appen
  • Försäljning och fakturor
  • Produkter och artiklar
  • Kontakter och företag
• Vad importeras till Upsales vid den första dataimporten?
• Vad importeras till Xero när en försäljning skapas i Upsales?
• Vanliga frågor

Innan du aktiverar

De fyra stegen nedan är avgörande för att undvika att det uppstår dubbletter i ditt Upsales-konto. Gör dem alltid innan du aktiverar appen

1. Inaktivera de produkter i Upsales som du redan har i Xero
Det förhindrar dubbletter vid importen.

2. Ta bort oanvända företag i Upsales som finns som kontakter i Xero
Du kanske redan har mycket företagsdata i Upsales. Slå ihop dubbletter i Upsales med verktyget för att slå ihop dubbletter (på engelska) när appen är installerad.

3. Lägg till artikelkoder på fakturorna i Xero
När du aktiverar Xero-appen importeras alla kundfakturor i Xero till Upsales, oavsett hur gamla de är. Alla ordrar i Xero utan artikelkod importeras till en produkt i Upsales som heter ”Product without articleNo”. Beskrivningen importeras till orderradsfältet ”Xero Description”. Vill du att din försäljningsstatistik ska vara aktuell? Se till att alla orderrader i Xero har en artikelkod innan du aktiverar appen.

4. Du måste vara administratör i Upsales för att kunna installera appen

Så aktiverar du Xero-appen

1. Klicka på Inställningar → Appar:
   
   
   
   
2. Klicka på Xero i listan med appar och klicka på Aktivera:
   
   
   
3. Välj Acceptera villkor och Click to connect för att koppla ditt Xero-konto:
   
   
   
4. Klicka på Allow access i Xero för att koppla din organisation till Upsales. Du kommer sedan tillbaka till Upsales
5. Välj den organisation som ska kopplas till Xero och välj den orderfas (oftast 100 %/stängd) som ska utlösa att fakturan skapas från Upsales till Xero:
   
   
   

6. Välj en standardanvändare som tilldelas alla försäljningar som importeras från Xero. Om du har produktpaket (på engelska) väljer du också hur de ska visas i Xero:

   • Show only bundles
     Produktpaketet förs över till fakturan utan artikelnummer, med antal och pris
   • Show bundle and sub-products
     Produktpaketet synkroniseras till Xero utan artikelnummer, med antal och pris, och alla underprodukter synkroniseras med antal och pris 0
   • Show sub-products only
     Alla underprodukter i produktpaketet synkroniseras till Xero med rätt antal, pris och respektive artikelnummer
     
     OBS! Ändringar av orderrader i affärssystemsintegrationerna synkroniseras inte garanterat korrekt. Det beror på att Upsales måste göra antaganden utifrån hur paketet synkroniseras till affärssystemet. Vi rekommenderar inte att du har samma produkt både i ett paket och utanför paketet i samma försäljning

   
   
   

7. Klicka på Continue och välj sedan om du vill starta importen från Xero, som importerar företag, försäljningar, produkter och valutor till Upsales. Du kan fortsätta använda Upsales under importen:
   
   

Efter importen lägger du först till nya produkter som artiklar i Xero. Försäljningar som skickas från Upsales hittar den Xero-artikel vars artikelkod matchar produktens artikelnummer. Upsales skapar eller uppdaterar inte artiklar i Xero.

Så använder du Xero-appen

Försäljning och fakturor

Skapa en försäljning i Upsales

När din säljare gör en affär i Upsales uppdaterar säljaren orderfasen till 100 % (vunnen). Det gör att försäljningen exporteras till Xero som ett fakturautkast. Vilken fas som utlöser detta bestämmer du när du aktiverar Xero.

En försäljning i Upsales importeras till Xero som ett fakturautkast (Draft) när den:

• Ligger i en konfigurerad fas
• Inte har ett negativt värde
• Har en valuta som finns i Xero

Skapa en faktura i Xero

En försäljning skapas i Upsales i den konfigurerade fasen (se steg 5). Motsvarande produkter, företag och orderrader från fakturan i Xero importeras, uppdateras eller skapas i Upsales.

• Inte har ett negativt värde
• Inte är betald

Uppdatera en försäljning i Upsales

När du uppdaterar en försäljning i Upsales som redan har importerats till Xero från Upsales uppdateras den även i Xero. Information om produkter, företag, försäljning och orderrader uppdateras.

En försäljning i Upsales uppdateras i Xero som ett fakturautkast om:

• Försäljningen ligger i en konfigurerad fas
• Försäljningen inte har ett negativt värde
• Försäljningen har en valuta som finns i Xero
• Motsvarande faktura i Xero inte är godkänd eller betald

Uppdatera en faktura i Xero

När du uppdaterar en order i Xero som redan har importerats till Upsales från Xero uppdateras den även i Upsales. Information om produkter, företag, försäljning och orderrader uppdateras.

En order i Xero uppdateras i Upsales som en försäljning om:

• Ordern inte har ett negativt värde
• Motsvarande faktura i Xero inte är godkänd eller betald

Godkänn och betala en faktura i Xero

När du godkänner eller betalar en faktura i Xero går försäljningen inte längre att redigera i Upsales.

Produkter och artiklar

Artiklar som skapas i Xero skapar nya produkter i Upsales när:

• En faktura har skapats eller uppdaterats i Xero
• Fakturan innehåller den skapade artikeln som en fakturarad
• Motsvarande faktura inte har godkänts eller betalats

När du uppdaterar en produkt i Xero

När en artikel uppdateras i Xero uppdateras produkten i Upsales när:

• En faktura har skapats eller uppdaterats i Xero
• Fakturan innehåller den uppdaterade artikeln som en fakturarad
• Motsvarande faktura inte har godkänts eller betalats

Kontakter och företag

Företag som skapas i Upsales skapar även en ny kontakt i Xero när:

• En försäljning för företaget skapas eller uppdateras i Upsales och ligger i den valda fasen
• Företaget ännu inte är kopplat till en kontakt i Xero (fältet Xero Contact Id är tomt)

När du skapar en kontakt i Xero

Kontakter som skapas i Xero skapar även nya företag i Upsales när:

• En faktura har skapats i Xero
• Fakturan innehåller den skapade kontakten som en fakturarad
• Motsvarande faktura inte har godkänts eller betalats

När du uppdaterar ett företag i Upsales

När du sparar ett företag i Upsales uppdateras dess kontakt i Xero direkt när:

• Företaget är kopplat till en kontakt i Xero (fältet Xero Contact Id har ett värde)
• Företaget sparas av en användare i Upsales. Ändringar som görs via Upsales API, till exempel av en annan integration, skickas inte till Xero.

Företagsnamn, telefonnummer samt faktura- och leveransadress uppdateras på kontakten i Xero. Att spara en försäljning uppdaterar inte en befintlig kontakt i Xero.

När du uppdaterar en kontakt i Xero

När en kontakt uppdateras i Xero uppdateras motsvarande företag i Upsales när:

• En faktura har skapats eller uppdaterats i Xero
• Fakturan innehåller den uppdaterade kontakten
• Motsvarande faktura inte har godkänts eller betalats

Orderstatus

Ibland misslyckas en försäljning eller tar tid att bearbeta. Om du vill kontrollera om en faktura har skapats eller uppdaterats i Xero använder du app-status (på engelska) på försäljningskortet eller i försäljningslistan:

Vad importeras till Upsales vid den första dataimporten?

• Artiklar (Items)
• Kontakter (Contacts)
• Fakturor (Invoices)

Det här är fälten som ingår i importen. Varje Xero-fält i den vänstra kolumnen importeras till Upsales enligt den högra kolumnen.

Artiklar i Xero importeras som produkter i Upsales

Vad importeras till Xero när en försäljning skapas i Upsales?

Så matchas produkter i Upsales mot artiklar i Xero

Varje fakturarad på fakturan använder produktens Artikelnummer som Xero item code. Artikeln måste redan finnas i Xero.

Så importeras företag i Upsales som kontakter i Xero 

Så importeras försäljningar i Upsales som fakturor i Xero

* Om en faktura betalas i Xero uppdateras försäljningen i Upsales. Fältet Xero Invoice Status uppdateras med: Draft, Authorised eller Paid.

Så importeras orderrader i Upsales som fakturarader i Xero

Vad importeras till Upsales när en faktura skapas i Xero?

Så importeras artiklar i Xero som produkter i Upsales

Så importeras kontakter i Xero som företag i Upsales 

Så importeras fakturor i Xero som försäljningar i Upsales