Så synkar du fakturor och information mellan Upsales och Fortnox med Fortnox Premium.
Har ditt Upsales-konto redan företag, produkter och försäljningar? Kontakta Upsales support innan du aktiverar appen, så undviker du dubbletter
Uppgraderar du från standardappen för Fortnox (på engelska)? Uppdateringen kan ta några minuter. Kontakta support om du får problem.
Den här artikeln visar hur du:
Så aktiverar du Fortnox-appen
- Klicka på Inställningar → Appar:
- Klicka på Fortnox Premium i listan över appar (Fortnox och Fortnox Lagersaldo (på engelska) finns också) och klicka på Aktivera:
- Välj Acceptera villkor för att fortsätta.
Grattis, nu har du aktiverat Fortnox Premium!
Nu klickar du på Logga in i Fortnox i inställningarna för att koppla ihop systemen. Du kommer då till Fortnox, där du loggar in och godkänner appens behörigheter. När det är klart skickas du tillbaka till Upsales och kan fortsätta konfigurationen
Konfigurera Fortnox
Slutför konfigurationen genom att ställa in ordersynken och välja vilken prislista som ska synkas från Fortnox till Upsales.
Orderinställningar
| App-inställning | Förklaring |
|---|---|
| Modul att synka |
Välj det som ska synkas från Fortnox till Upsales. Du kan välja att synka mot: - Order & Offert - Faktura - Order & Faktura: Försäljningar i Upsales blir till ordrar i Fortnox i Orderfas och till fakturor i Fakturafas. Vilka alternativ som visas beror på vad Fortnoxanvändaren som du loggade in med har tillgång till. Order och Order & Offert kräver tillgång till ordrar i Fortnox, Faktura kräver tillgång till fakturor och Order & Faktura kräver tillgång till båda. |
| Uppsamlingsanvändare | Välj den användare som ska stå som referens på order eller faktura, om ingen användare finns angiven i Vår Referens. |
| Orderfas | Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som affärsmöjligheten ska befinna sig då faktura/order skapas i Fortnox. |
| Makulerafas | Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som ska motsvara makulerad order/faktura i Fortnox. |
| Offertfas | Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som affärsmöjligheten ska befinna sig då offert skapas i Fortnox. (Används endast med Order & Offert) |
| Fakturafas | Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som affärsmöjligheten ska befinna sig då faktura skapas i Fortnox. (Används endast med Order & Faktura, och måste då fyllas i) |
Produktinställningar
| App-inställning | Förklaring |
|---|---|
| Prislista | Välj vilken prislista i Fortnox som ska synkas över till produkterna Upsales. |
| Produktpaket | Om du använder produktpaket i Upsales kan du ange hur du vill att Upsales ska skicka över paketet till Fortnox. Paketartiklar: Produktpaketet läses över till Fortnox som paketartikeln med samma artikelnummer, med de underartiklar som paketartikeln har i Fortnox. En rad för prisjustering läggs till så att paketets pris blir detsamma som i Upsales. Visa endast paket: Produktpaketet läses över till fakturan utan artikelnummer med antal och pris. Visa endast underprodukter: Alla underprodukter som finns i produktpaketet läses över till Fortnox med rätt antal och pris och respektive artikelnummer. Visa paket och underprodukter: Produktpaketet läses över till fortnox utan artikelnummer med antal och pris och alla underprodukter läses över med antal och alltid pris 0. OBS: Ändrar du orderrader i Fortnox som är kopplade till paket i Upsales kan vi inte garantera att de synkroniseras tillbaka på korrekt. Därför rekommenderar vi inte att ändra orderraderna i Fortnox i det här fallet. Vi rekommenderar inte heller att ha samma underprodukt i ett produktpaket och som på en vanlig orderrad i samma order. |
| Orderrad beskrivning | Välj hur orderradens beskrivning ska synkas till Fortnox. Benämning (fallback till produktnamn): Använder fältet Benämning. Om det är tomt används produktnamnet. Produktnamn - Benämning: Kombinerar båda fälten när båda finns. |
| Prislista för andra valutor |
Inställningen används om du säljer i flera valutor i Fortnox och använder prislistor för att sätta valutans pris. Här anger du vilken prislista i Fortnox som ska kopplas ihop med vilken valuta i Upsales. Exempelvis, om du i Upsales har skapat 3 valutor; SEK, EUR & USD. SEK = Prislista SEK EUR = Prislista EUR USD = Prislista USD Prislistornas namn kan du själv bestämma i Fortnox och du anger aldrig en valuta kopplad till prislistan. Därför måste du ange för Upsales vilken prislista som tillhör vilken valuta. Du kan bara koppla en prislista till en valuta. OBS. Prislistan som du valt i Prislista synkar mot basvalutan i Upsales. |
Kundinställningar
| App-inställning | Förklaring |
|---|---|
| Synka tomma addressfält | Aktivera för att tomma addressfält i Upsales ska skriva över addressfält i Fortnox. |
| Synka företagsnamn mellan Upsales och Fortnox | På (standard): företagsnamn synkas åt båda hållen. Av: ändringar av företagsnamn synkas inte mellan Upsales och Fortnox. När en ny kund skapas i Fortnox skickas namnet ändå med. |
Generella inställningar
| App-inställning | Förklaring |
|---|---|
| Inaktivera synk från Fortnox | Stoppar löpande synk från Fortnox till Upsales. Ändringar i Upsales synkas fortfarande till Fortnox. Den initiala importen påverkas inte. |
| Inaktivera initialimport | Hoppar över den initiala importen av kunder, produkter, ordrar och fakturor från Fortnox. |
| Återställ fas vid synkfel | Om en order inte kan synkas till Fortnox flyttas den automatiskt tillbaka till den fas den hade innan. |
Inställningar för extra fält
De här inställningarna finns under rubriken Extra fält.
| App-inställning | Förklaring | |
|---|---|---|
| Aktivera Leveransadress på order | Detta val skapar upp 3 customfält på ordrar i Upsales. Leveransaddress, ort, postnummer. De fälten kommer att synkas över till leveransaddress, ort och postnummer i Fortnox. Det gäller alla moduler man kan synka emot. Det är en tvåvägssynk som synkar åt båda hållen. Syns på order i Upsales. |
|
| Aktivera Leveransdatum på order | Detta val skapar upp customfält på ordrar i Upsales för leveransdatum. Detta sätts då på fakturan, ordern eller offerten i Fortnox. Synkar retroaktivt. Inaktiverar man detta val så ligger fälten kvar men synkar inte denna info framöver. Syns på order i Upsales. |
|
| Aktivera Kostnadställe på order |
I Fortnox kan man ha kostnadsställen. Detta val skapar upp ett customfält i Upsales på ordrar där man får en dropdown med alla kostnadsställen som finns i Fortnox. Kan sättas på faktura, order, offert. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfälten kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. Syns på order i Upsales. |
|
| Aktivera Kommentarer på order | Skapar ett nytt fält i Upsales på ordrarna som heter kommentar, där kan man fylla i kommentar och den kommer då tvåvägssynka till fältet “kommentar” i Fortnox. Kommentarerna är interna. Syns på order i Upsales. |
|
| Synka Er Referens från eget fält (istället för kontaktperson) | Som standard så synkar vi kontaktpersonens namn till Fortnox som “er referens”. Detta alternativ skapar ett customfält på order där man kan fylla i er referens och då tar vi det fältet istället. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
| Använd kontaktpersonen när fältet Er Referens är tomt | Visas när Synka Er Referens från eget fält (istället för kontaktperson) är aktiverad. Av: ett tomt fält tömmer Er Referens i Fortnox. På: ett tomt fält fylls med orderns kontaktperson, och du fyller i fältet bara när du behöver en annan referens, till exempel en annan fakturamottagare eller ett referensnummer. |
|
|
Aktivera Leveransnamn på order |
Skapar ett customfält på ordern i Upsales, gäller alla moduler i Fortnox. Synkar mot Delivery Information: Name-fältet i Fortnox. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
| Aktivera Telefon på order/offert/faktura | Skapar fältet "Telefon" på order i Upsales. Om fältet är ifyllt synkas värdet till Fortnox Phone1 på order, offert och faktura. Ett tomt fält ändrar inget i Fortnox. | |
|
Aktivera Förfallodatum på faktura |
Skapar ett customfält på order i Upsales. Endast fakturamodulen detta gäller emot. Synkar förfallodatum från fakturan i Fortnox till ordern i Upsales. 1-vägssynk. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
|
Aktivera Fakturadatum på faktura |
Skapar ett customfält på order i Upsales. Endast fakturamodulen detta gäller emot. Synkar fakturadatum från fakturan i Fortnox till ordern i Upsales. 1-vägssynk. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
| Synka fakturadatum till Fortnox | Visas när Aktivera Fakturadatum på faktura är aktiverad. Synkar fakturadatum från Upsales till Fortnox. | |
| Synka inte fortnoxfakturans fakturadatum till Upsalesorderns avslutsdatum | Visas när Aktivera Fakturadatum på faktura är aktiverad. Fakturadatum från Fortnox skriver då inte över avslutsdatum på ordern i Upsales. | |
|
Aktivera Total på faktura |
Den synkar in totalbeloppet på fakturan till ett customfält i Upsales. 1-vägssynk från Fortnox till Upsales. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
|
Aktivera synk av Dagens datum som fakturadatum |
Om man inte vill att datumet på ordern i Upsales ska vara fakturadatum så kan man aktivera denna. Då kan man ställa in fakturadatum i Fortnox sen. Man slår av synken av fakturadatum helt - vi synkar inte det mot datumfältet i Upsales längre. Den kommer inte ändra på något i Upsales så blir inte retroaktivt. Viktigt att komma ihåg är att om man ändrar odern i efterhand, så kommer datumet uppdateras till dagens datum igen. |
|
|
Aktivera Saldo på faktura |
Gäller bara fakturamodulen. Skapar ett customfält på ordern i Upsales som heter Saldo och skriver in det beloppet som kund har kvar att betala. 1-vägssynk från Fortnox till Upsales. Om de betalar halva fakturan så står halva totalsumman där. | |
|
Aktivera synk av periodisering |
Genom att använda denna funktion kommer Upsales synka periodisering mellan Fortnox och Upsales. När du slår på denna inställning behöver du välja två fält på order som motsvarar start och slutdatum för perioden som fakturan avser. Detta kommer sedan skickas till Fortnox som automatiskt periodiserar fakturan månadsvis på de bokföringskonton ni valt i era inställningar i Fortnox. Upsales kommer även att skicka med en rad längst ner på fakturan som indikerar vilken period som fakturan avser för att underlätta för era kunder. Denna kommer även att dyka upp i Upsales efter det att fakturan har skapats i Fortnox Vill ni periodisera fakturan på ett annat intervall än månadsvis går detta att uppdatera i Fortnox som vanligt. Tips: Använd denna funktion tillsammans med vårt tillägg "Abonnemang" (på engelska) för att automatiskt periodisera era återkommande ordrar. |
|
| Aktivera synkronisering av lagerställe på orderrad | Synkar lagerställe på orderraderna. Kräver licensen Lager i Fortnox. När du har aktiverat och sparat: öppna inställningarna igen, logga in i Fortnox en gång till och tryck på Save authentication. Då får integrationen läsa dina lagerställen. | |
| Synka avslutsdatum med offertdatum | Av: Offertdatum och avslutsdatum skrivs aldrig över, de sätts till dagens datum när offerten/ordern skapas. På: Avslutsdatum synkar med offertdatum och tvärtom. |
|
| Synkronisera projekt | Se Projekt nedan. | |
| Aktivera synkronisering av Er elektroniska referens från Fortnox till Upsales | Synkar Er elektroniska referens från Fortnox till Upsales. Gäller endast fakturor. | |
| Synka rabatt som procent istället för summa | Se Synka rabatt som procent eller belopp nedan. | |
| Aktivera Kostnadställe på kund | Aktivera möjlighet att bestämma kostnadsställe på kundnivå. Tvåvägssynk. Syns på företagskortet i Upsales. Notera: Värdena man kan välja i fältet är envägs från Fortnox -> Upsales och synkar bara vid init. Läggs flera kostnadsställen till i Fortnox, så måste initiala importen köras om igen. Men när du sedan använder värdet i fältet på kund eller order, så synkar det tvåvägs (Upsales<>Fortnox). | |
| Aktivera leveranssätt på kund (faktura/order/offert) | Skapar upp fälten Fakturaleveranssätt, Orderleveranssätt och Offertleveranssätt på kund i Upsales, samt ett fält för GLN-nummer. I Fakturaleveranssätt kan man välja Print, Email, Printservice och elektronisk faktura. I Orderleveranssätt och Offertleveranssätt kan man välja Print och Email. Fälten synkar 2-vägs mellan kunden i Upsales och Fortnox. Användbart om man har vissa kunder som får fakturor på mail och andra postade ex. Syns på företagskortet i Upsales. | |
|
Aktivera Momstyp på kund |
Skapar ett customfält på kunden där man kan välja momstyp från Fortnox, exempelvis ‘SE’, ‘SE omvänd skatteskyldighet’, ‘EU omvänd skatteskyldighet’, ‘EU momspliktig’, ‘Export’ Säljer man emot kunder utanför Sverige kan det vara bra att ha. | |
| Synka privatpersoner från Fortnox | Kunder med typen "Privatperson" i Fortnox skapas i Upsales. Som standard hoppas dessa kunder över. | |
| Importera bara kunder med dessa kostnadsställen | Lämna tomt för att importera alla kunder från Fortnox. Väljer du kostnadsställen skapas bara kunder med något av dem i Upsales, tillsammans med deras ordrar, offerter och fakturor. Välj "Utan kostnadsställe" om kunder som saknar kostnadsställe också ska komma med. Företag som redan finns i Upsales påverkas inte. | |
| Kundnummer i Fortnox när kunden skapas | Styr vilket kundnummer kunden får i Fortnox när integrationen skapar den: Nästa nummer i Fortnox nummerserie (standard) Organisationsnummer utan bindestreck Eget fält på kund: välj fältet i Fält på kund som blir kundnummer i Fortnox. Kundnumret kan inte ändras i Fortnox i efterhand. Om fältet är tomt på kunden får kunden nästa nummer i Fortnox nummerserie. Finns numret redan i Fortnox misslyckas skapandet och felet visas på ordern i Upsales. Påverkar bara nya kunder, inte redan synkade. |
|
| Aktivera synkronisering av nivåbaserade priser från Fortnox till Upsales | Man kan ställa in detta på sina produkter i Fortnox. Exempel: Att man betalar ett visst pris om man har 1-10 produkter, sen ett annat för 11-20 m.m. Produkterna i Upsales blir då nivåbaserade från Fortnox. 1-vägssynk från Fortnox. Man kan göra detta i Upsales med men har man synk med Fortnox så gör man det i Fortnox. | |
| Aktivera synkronisering av inköpspris på produkt från Fortnox till Upsales | Vi synkar in inköpspriset på produkter till Upsales och vi synkar inköpspris ordrar, fakturor och offerter till Upsales. Jobbar man med täckningsbidrag kan det vara bra att slå på. Hamnar på ordrar, standardfältet. Har man TB sales model påslagen så har man inköpspris som fält på ordrarna, det är dit vi synkar. | |
|
Inaktivera uppdateringar av inpris på order från Fortnox |
I fortnox räknas inköpspriset ut, så vi har denna inställning om man vill skriva in specifika inköpspriser på sina ordrar i Upsales. Vi synkar bara in inköpspriserna på produkterna i Upsales från Fortnox men inte på order. Endast om ordern skapas i Fortnox gör vi det. | |
| Använd customfält på order som tillåter en att stänga av synken för specifika ordrar | Skapar en kryssruta, Skip Fortnox sync, på order i Upsales. Ordrar där rutan är ikryssad synkas inte till Fortnox. Syns på order i Upsales. |
Känd begränsning
Upsales upptäcker inte ett uppdaterat pris i Fortnox om du bara ändrar produktens nivåbaserade pris. Ändra något annat på produkten för att synka produkten till Upsales.
Detaljerade beskrivningar
Initial synk
Första gången integrationen aktiveras behöver all data synkas mellan Upsales och Fortnox.
Kund-, produkt- och order-/fakturadata importeras automatiskt till Upsales.
Raderingar
Raderingar synkas i integrationen bara när du raderar kunder i Fortnox. Kundnumret i Upsales tas bort, men företaget tas inte bort. Andra raderingar behöver du göra manuellt i båda systemen. Det är för att undvika riskerna med att data raderas automatiskt.
Företag
Företag synkas åt båda hållen mellan Fortnox och Upsales.
Men när du skapar ett företag i Upsales synkas det inte automatiskt till Fortnox. Synken startar när företaget har en registrerad försäljning (100 % sannolikhet).
När ett företag har ett kundnummer i Fortnox (och alltså är synkat till Fortnox) synkas ändringar åt båda hållen.
När du skapar ett företag i Fortnox synkas det också till Upsales.
Produkter
Produkter synkas från artikelregistret i Fortnox till Upsales med den valda prislistan.
Produkter importeras från Fortnox till Upsales och uppdateras i Upsales när de uppdateras i Fortnox. Uppdateringar importeras när en order/faktura/offert som innehåller produkten uppdateras.
| Fält i Upsales | Fält i Fortnox | Bara Premium |
| Aktiv | Aktiv | |
| Namn | Benämning | |
| Artikelnummer | Artikelnummer | |
| Inköpspris | Inköpspris | ja |
| Eget fält | Artikelnummer | |
| Nivåpriser | ja | |
| Pris | Listpris | |
| Valuta | Valuta | ja |
Projekt
Du kan koppla kunder, fakturor, ordrar och offerter till ett projekt, som sedan kan användas i Fortnox för projektbaserad rapportering och bokföring.
Du aktiverar funktionen genom att slå på ”Synkronisera projekt” i integrationens inställningar i Upsales.
När funktionen aktiveras skapas ett eget fält på både företag och försäljningar i Upsales. Projektet synkas varje gång du skapar eller uppdaterar en kund i något av systemen.
När du skapar eller uppdaterar en försäljning i Upsales får offerten/ordern/fakturan i Fortnox samma projekt som försäljningens kund har, om inte försäljningen redan har ett projekt.
Fakturor
Användare (med samma inställningar i båda kontona) kan synka försäljningar i Upsales till order- eller fakturamodulen i Fortnox.
Om du väljer fakturamodulen skapar integrationen en faktura i Fortnox när en affärsmöjlighet flyttas till en orderfas (med 100 % sannolikhet).
Alla fakturor som skapas i Fortnox synkas med Upsales.
Ordrar
Användare (med samma inställningar i båda kontona) kan synka försäljningar i Upsales till order- eller fakturamodulen i Fortnox.
Om du väljer ordermodulen skapar integrationen en order i Fortnox när en affärsmöjlighet flyttas till en orderfas (med 100 % sannolikhet).
Rabatter
Lägger du till en rabatt på en försäljning i Upsales? I Upsales ser du försäljningens bruttovärde (före rabatten), rabatten i procent och försäljningens nettovärde.
Till Fortnox synkas nettovärdet. Om du ser en skillnad i ordervärde mellan Upsales och Fortnox kan du alltså kontrollera om det finns rabatter som påverkar brutto- och nettovärdena:
Synka rabatt som procent eller belopp
Du kan välja om rabatten ska synkas till Fortnox som procent eller belopp.
Gå till inställningarna för Fortnox Premium i Upsales.
Scrolla ned till ”Extra fält” och kryssa i ”Synka rabatt som procent istället för summa”.