Ska du importera data? Här är allt du behöver veta.
Den här artikeln tar upp:
- Så förbereder du data för import
- Typer av dataimporter
- Så minimerar du dubbletter
- Så slutför du importen
- Så får du en notis när en import är klar
- Så importerar du ordrar
- Så importerar du data för kryssrutor
- Så importerar du datum
- Så skriver du över befintlig data
- Så importerar du landskoder
Så förbereder du data för import
Filen måste vara ”ren” för att importverktyget ska godkänna den. Det betyder till exempel att inga fält får innehålla aktiva hyperlänkar. Tomma fält måste vara helt tomma: fält som inte innehåller något annat får inte heller innehålla tecken (t.ex. punkter eller bindestreck).
- Klicka på Konto → Datahantering → Importera data
- Klicka för att importera företag och kontaktpersoner, produkter eller ordrar:
- Du kan använda importmallen som du kan ladda ner. Den finns på ditt standardspråk i Upsales eller på engelska:
- Skriv in eller kopiera och klistra in din information i mallen. Du behöver bara fylla i kolumnerna med den information du faktiskt importerar (radera de kolumner du inte använder)
- Om Upsales inte har fältet du vill importera kan du skapa ett eget fält
- Ladda upp filen. Filen måste vara en Excelfil (.xls eller .xlsx).
- Nu kan du välja mellan Uppdatera och Skapa & uppdatera:
- Uppdatera gäller befintliga företag, kontaktpersoner eller produkter. Inga nya företag, kontaktpersoner eller produkter skapas
- Skapa & uppdatera väljer du när du vill skapa nya eller uppdatera befintliga företag, kontaktpersoner eller produkter
- Klicka på Matcha kolumner:
- Nu kan du matcha datan i din fil mot fält i Upsales. Klicka på rullgardinsmenyn under Importera till ett fält i CRM:
- Nu kan du välja fältet:
- Klicka på Inställningar:
Typer av dataimporter
När du vill:
| Lägga till alla kontaktpersoner i den importerade datan i en kampanj | Välj kampanjen i listan Lägg till kontakter i kampanj. |
| Lägga till alla kontaktpersoner i den importerade datan i en kategori | Välj kategorin i listan Lägg till kontakter i kategori. |
| Markera alla kontaktpersoner i den importerade datan med en manuell opt-in | Välj alternativet i listan Lägg till kontakter i manuell opt-in. |
| Tilldela alla företag i den importerade datan en kontoansvarig | Välj användaren i listan Sätt som kontoansvarig. Markera om användaren ska läggas till som kontoansvarig (Lägg till) eller bli ensam kontoansvarig (Sätt som enda kontoansvarig). Du kan markera Endast för nya företag, så att kontoansvariga för befintliga företag inte ändras vid importen. |
| Lägga till alla företag i den importerade datan i en kampanj | Välj kampanjen i listan Lägg till företag i kampanj. |
| Lägga till alla företag i den importerade datan i en kategori | Välj kategorin i listan Lägg till företag i kategori. |
| Välja vad som ska hända när Upsales hittar mer än en matchning | Du får välja Skapa ny eller Hoppa över rad (det rekommenderade alternativet för att undvika dubbletter) |
Så minimerar du dubbletter
För att undvika dubbletter kan du importera ett ID tillsammans med andra fält, till exempel namn.
Du kan också ange vilka fält Upsales ska uppdatera (i stället för att skapa en dubblett):
Om dubbletter hittas kan du välja att hoppa över raden i importfilen eller skapa en dubblett (vilket kan ställa till problem med din data).
Klicka sedan på Granska & Importera:
Där får du en sammanfattning av den planerade importen:
Så slutför du importen
-
Granska följande information:
- Antalet rader som importeras
- Antalet kolumner som importeras
- Namn som har matchats men inte är exakt likadana. Är till exempel LinkedIn-adressen rätt matchning för företagets webbplats?
- Åtgärderna i importinställningarna (kampanjer, kategorier, kontoansvariga, tillagda fält, utskick av statusrapport)
- Klicka på Starta import:
Om du inte vill starta importen än listas den under Utkast på sidan Importera data. Du kan slutföra den senare.
På sidan Importera data hittar du också pågående och färdiga importer. Listan över pågående importer visas bara när minst en import pågår. Om flera importer körs samtidigt behandlas bara en i taget. De andra ställs i kö och behandlas i den ordning de startades.
Om importen inte är 100 % kan du gå tillbaka och importera en ny fil, eller klicka på Starta import:
Så får du en notis när en import är klar
- Du kan få en statusrapport via e-post när importen är klar. Lägg till fler e-postadresser eller ta bort din egen om du vill:
Så importerar du ordrar
Bara administratörer kan importera ordrar. Varje rad i filen är en orderrad. Rader med samma Orderreferens blir en order med flera rader. Lämna fältet tomt för en order per rad.
- Klicka på Konto → Datahantering → Importera data och välj Försäljning.
- Ladda upp filen. Den måste ha följande kolumner:
- Orderdatum
- Företaget: Företags-ID, organisationsnummer, företagsnamn eller ett eget företagsfält
- Produkten: Artikelnummer eller produktnamn
- Under Skapa, uppdatera eller båda? väljer du Skapa, Uppdatera eller Skapa & uppdatera. Skapa skapar alltid nya ordrar, så om du importerar samma fil igen skapas ordrarna en gång till.
- För att uppdatera ordrar kopplar du en kolumn till Order-ID eller till ett eget orderfält (till exempel ett ordernummer från affärssystemet) och väljer det under Matcha ordrar på i Inställningar. Med Uppdatera hoppas ordrar som inte hittas över. Ett Order-ID som inte matchar någon order hoppas alltid över.
- Under Orderrader väljer du vad som händer med raderna på de ordrar du uppdaterar: Ersätt med filens rader, Uppdatera matchande rader, behåll övriga eller Uppdatera matchande rader, ta bort övriga. För att uppdatera rader kopplar du en kolumn till Orderrads-ID eller till ett eget orderradsfält och väljer det under Matcha orderrader på. Nya ordrar får alltid filens rader.
- Skapa företag som inte finns är avstängt som standard. När det är påslaget skapas ett företag som inte finns i Upsales utifrån företagsnamnet och de övriga företagskolumnerna i filen. När det är avstängt hoppas de raderna över. Inställningen visas inte när du väljer Uppdatera.
- Hoppa över triggers och integrationer är påslaget som standard. Ordrarna sparas utan att triggers körs och utan att de skickas till dina appar och webhooks, så importen startar inga automatiseringar, e-postmeddelanden eller synkar till affärssystemet.
Kolumnen Fas avgör vad som skapas. En vunnen eller förlorad fas importerar en stängd order. Alla andra faser importerar en öppen affärsmöjlighet, med fasens sannolikhet och orderdatumet som förväntat stängningsdatum. Om fasen är tom används din första vunna fas. Om ditt Upsales-konto inte har affärsmöjligheter hoppas rader med en öppen fas över.
Så importerar du data för kryssrutor
För att importera data för kryssrutor markerar du cellerna i importfilen med on eller off (med små bokstäver) för ikryssade respektive tomma rutor:
Så importerar du datum
Formatera datumceller som ÅÅÅÅ-MM-DD (till exempel 2024-01-15). Upsales läser datumet så som det visas i cellen.
Ett datum i ett annat format, till exempel 15/01/2024, kan inte läsas. Fältet lämnas då tomt, och när du uppdaterar befintlig data rensas datumet som redan finns i fältet.
Så skriver du över importerad data
Du kan också använda importen för att uppdatera befintlig företags- och kontaktdata i Upsales. En tom cell i kalkylarket skriver inte över tomma eller ifyllda fält i Upsales.
Så importerar du landskoder
När du importerar landsdata använder du en landskod med två bokstäver (enligt Alpha-2-koden), till exempel SE, inte Sverige.
Om landet inte är en giltig kod hoppas hela adressen på den raden över (adress, postnummer, ort och land). Resten av raden importeras ändå.