Med tillägget Easy Booking PRO kan du automatiskt tilldela möten till medlemmarna i ditt team. Hantera teamets scheman och se samtidigt till att mötena fördelas jämnt.
Den här artikeln tar upp:
Så fungerar bokningsalgoritmen
Easy Booking använder en algoritm som räknar ut:
-
Tidpunkt
Algoritmen utgår från önskat datum och önskad tid för mötet -
Bokningsgräns
Max antal möten per dag för varje användare eller roll (på engelska), som administratören anger i Max antal möten per dag under Vilka personer ska få bokningar? på bokningssidan. En gräns som är satt på en användare gäller före gränsen på användarens roll. Ett tomt fält betyder Obegränsat. Ge en viss användare eller roll en högre bokningsgräns, så får de en större andel av mötena -
Mötesandel
Algoritmen räknar hur många möten som redan har bokats för varje användare via den här bokningssidan under samma vecka som den önskade tiden. Det antalet delas med användarens bokningsgräns. Resultatet är mötesandelen
Vad som händer i olika bokningsscenarier
-
När en användare inte är tillgänglig
Användaren kan inte bokas och räknas inte med i algoritmens beräkningar. Det händer när användaren har nått sin bokningsgräns för dagen, när den kopplade kalendern visar att användaren är upptagen vid den tiden (inklusive bokningssidans buffertid), eller när användaren inte har en fungerande kalenderkoppling -
När användare/roller har olika bokningsgränser
Algoritmen bokar mötet med den användare som har lägst mötesandel. Till exempel får en användare med 2 bokningar den här veckan och en gräns på 10 (andel 0,2) mötet före en användare med 1 bokning och en gräns på 4 (andel 0,25). Om två eller fler användare har samma andel får den användare som har minst antal bokningar mötet, och därefter den användare som har högst bokningsgräns -
När två eller fler användare/roller har samma mötesandel, antal bokade möten och bokningsgräns
Algoritmen väljer slumpmässigt mellan användarna/rollerna -
När kontoansvarig prioriteras
Om Av nedan valda användare skall kontoansvarig prioriteras vid mötesbokning om denna är tillgänglig. är aktiverat matchas bokningen mot en kontaktperson i Upsales via e-postadressen, eller mot ett företag via namnet. Om företagets kontoansvariga är en av de tillgängliga användarna går mötet till den personen. Om företaget har flera tillgängliga kontoansvariga väljer algoritmen mellan dem enligt beskrivningen här