En rutin är en stående instruktion. I stället för att be din assistent om samma sak varje måndag säger du det en gång, och sedan körs rutinen på egen hand.
Den här artikeln handlar om:
- Två sorters triggers
- Vad en rutin kan göra
- När en rutin är fel verktyg
Två sorters triggers
Öppna AI-arbetsyta → Rutiner så ser du rutinerna grupperade efter hur de startar:
- Schema – den körs vid en tid du väljer. ”Varje vardag kl. 08:00.” ”Första måndagen i månaden.” Det här är den vanliga.
- Händelse – den körs när något ändras i CRM:et: en post skapas eller uppdateras, eller ett möte avslutas. ”Varje gång en affär vinns.” ”När ett lead tilldelas mig.”
Administratörer ser också en flik Webhook, för rutiner som startas av ett externt system.
Viktigt: det finns ingen trigger för ”när ett datum infaller”. För att agera en viss tid före något – till exempel 90 dagar före en förnyelse – använder du en schemalagd rutin som körs dagligen eller varje vecka och själv räknar ut datumen när den körs. Det är det mönster som stöds och det fungerar bra; du beskriver det bara på det sättet när du sätter upp rutinen.
Vad en rutin kan göra
Allt du kan be om i chatten: söka i CRM:et, sammanfatta, undersöka ett företag, skriva utkast till e-postmeddelanden, skapa eller uppdatera poster, lägga en rapport i din Inkorg.
Samma behörighetsregler gäller som i chatten, och de spelar större roll här eftersom ingen tittar. En rutin som körs av en skrivskyddad agent lämnar sina ändringar som förslag i din Inkorg i stället för att skriva dem. Om du vill att en rutin ska agera utan tillsyn behöver agenten som kör den just den behörigheten. Se Hur en agent förtjänar en behörighet och hur du ger den en (på engelska).
När en rutin är fel verktyg
Rutiner passar bäst när resultatet kräver omdöme: en sammanfattning, en kortlista, ett utkast, en handfull flaggade poster som en person ska agera på.
De passar dåligt för mekaniskt massarbete över hundratals eller tusentals poster – ”skicka e-post till alla kunder vars abonnemang förnyas nästa kvartal”, ”uppdatera ett fält på alla 4 000 öppna affärer”. Använd i stället CRM:ets egna automatiseringar och marknadsföringsflöden, som är byggda för volym och beter sig likadant varje gång. En bra uppdelning är att låta rutinen hitta och sammanfatta fallen och låta ett flöde sköta utskicken.
Relaterat
- Så skapar, redigerar eller stänger du av en rutin (på engelska)
- Vad en agent kan göra på egen hand (på engelska)