Här ser du hur du automatiskt importerar e-post från din inkorg till Upsales och tilldelar den till en användare. Det gör du med Zapier och ett Upsales-formulär. Formulärkonverteringarna skapar sedan automatiskt en ny aktivitet som tilldelas en viss användare.
Innan du börjar behöver du:
- En e-post att importera från (till exempel Gmail eller Outlook)
- Ett Upsales-konto med funktionen Formulär
- Ett Upsales-formulär
- Ett Zapier-konto (beroende på din prisplan sker uppdateringar var 1–15:e minut)
- Ditt Upsales-konto anslutet till Zapier med en API-nyckel
I Upsales
- Logga in i Upsales
- Skapa ett nytt formulär (notera formulärets namn så att du hittar det i Zapier senare)
- Du behöver bara tre fält i formuläret:
- Kontaktens namn
- E-postinnehåll
-
Viktigt! Stäng av spamskyddet (reCaptcha) eftersom Zapier inte kan lösa det:
- Ta bort fältet för företagsnamn (det går inte att matcha mot informationen i e-postmeddelanden)
- Klicka på ”Lägg till fält” i sidopanelen:
- Klicka på Formulärspecifikt-fält:
- Klicka på fälttypen Textfält för att lägga till det i formuläret:
- Klicka på Inställningar:
- Scrolla eller klicka dig fram till fliken Formulär-actions och klicka på Lägg till fler actions:
- Klicka på Skapa aktivitet (eller Skapa to-do om ditt konto använder To-do-listan):
- Anpassa aktivitetens uppgifter. Du kan till exempel lägga till ”Nytt e-postmeddelande från info@company.com” som beskrivning, eller använda någon av de tillgängliga dynamiska taggarna för e-post
- Välj vilken användare som ska få aktiviteten
- Spara formuläret
I Zapier
- Skapa ett Zapier-konto
- Logga in i Zapier
- Skapa en ny Zap
Avsnittet ”When this happens”:
- Anslut och lägg till din e-posttjänst (Gmail, Outlook osv.)
- När ett nytt e-postmeddelande tas emot: anslut ditt e-postkonto
- Label: välj din inkorg
- Du kan också välja att bara använda synkroniseringen för vissa etiketter
- Anpassa hur e-postmeddelandet ska se ut
Zapier: avsnittet ”Do this..”:
- Lägg till och anslut Upsales-appen
- Välj ”New Form Submit”
- Under ”Choose account”: välj ditt Upsales-konto
Zapier: avsnittet ”Customise Form Submission”:
- Välj formuläret som du skapade i Upsales
- Fälten från formuläret visas i Zapier. Koppla dem till fälten från e-postmeddelandet:
- Koppla formulärfältet ”Kontaktens namn” till Zapier-fältet ”From Name”
- Koppla formulärfältet ”Email” till Zapier-fältet ”From Email”
- Koppla formulärfältet ”E-postinnehåll” till Zapier-fältet ”Body Plain”
- Se till att du väljer ”Body Plain” och inte ”Body HTML”, eftersom det alternativet lägger till en massa kod i aktivitetens anteckningsfält
Zapier: avsnittet ”Send data”:
- Klicka på ”Continue” för att spara din Zap
Testa att allt fungerar
- Logga in på ett annat e-postkonto än det du använde ovan
- Skriv ett e-postmeddelande och skicka det till den e-postadress du vill importera från
- Kontrollera inkorgen i det andra e-postkontot
- Om e-postmeddelandet har kommit fram till inkorgen behöver du nu vänta på att Zapier kör den Zap du just har konfigurerat (om du använder Zapiers gratiskonto är fördröjningen oftast cirka 15 minuter)
- Kontrollera listan med formulärkonverteringar i Upsales. Där bör det nu finnas en ny konvertering från ditt formulär
- Öppna formulärkonverteringen och granska vad din Zap har lagt till i den
- Formuläret bör nu automatiskt ha skapat en ny aktivitet och tilldelat den till en användare
- Gå till Aktiviteter (eller Att göra om ditt konto använder To-do-listan), ställ in filtren så att aktiviteter som tillhör den användare du valde visas, så hittar du den nya aktiviteten.
- Klart!