|
|
Kleer är ekonomi- och lönehantering för moderna SaaS- och konsultbolag. Vi kombinerar ett allt-i-ett-system med ett dedikerat ekonomiteam som ger finansiell kontroll i realtid, mindre administration och mer tid för tillväxt. |
Med Kleer-appen kommer du automatiskt konvertera försäljningar i Upsales till fakturor i Kleer. Det är smidigt att komma igång enkelt att använda.
Vem borde använda Kleer-appen?
Om du har en säljorganisation som arbetar i Upsales och som använder Kleer för att hantera era fakturor kommer denna app hjälpa er undvika överflödigt arbete. Appen skapar automatiskt fakturor i Kleer utifrån de affärsmöjligheter/försäljningar ni skapar i Upsales.
För dig som är ny i Upsales och redan har kunder, produkter och försäljningar i Kleer kommer denna app hjälpa dig komma igång ännu snabbare då vi importerar allt detta från Kleer då appen aktiveras.
Denna artikel innehåller
- Innan du aktiverar Kleer standard app
- Hur du aktiverar appen (steg-för-steg)
- Hur du använder Kleer standard app
- Vad händer när appen aktiveras?
- Vad händer när jag skapar en försäljning i Upsales?
- Vad händer när jag skapar en faktura i Kleer?
- Vanliga frågor
Innan du aktiverar appen
Det finns en risk att dubbletter skapas upp när appen aktiveras. För att undvika detta, se till att gå igenom följande steg.
1. Uppdatera produkter i Upsales
För de produkter som finns i båda Kleer och Upsales, se till att namnet på produkten i Upsales överensstämmer exakt med namnet i Kleer. När vi importerar produkter från Kleer till Upsales uppdaterar vi produkter med samma namn med den information som finns på produkten i Kleer, vi skapar nya produkter för övriga produkter från Kleer.
Om namnen inte överensstämmer kommer dubbletter skapas för de produkter som finns i båda systemen.
2. Ta bort oanvända företag i Upsales som även finns som kunder i Kleer
Om du redan har företag i Upsales kan dubbletter skapas upp då kontakter importeras från Kleer till Upsales som företag. Detta händer då vi vid den initiala importen inte kan matcha kontakterna från Kleer med de redan existerande företagen i Upsales. Skulle detta hända är det inget problem. Du kan slå samman företag i Upsales genom att använda vårt ihopslagningsverktyg.
Använder du redan en av våra Kleer-appar är detta inget problem. Vi kommer inte skapa upp dubbletter på företag som har en koppling till Kleer sedan tidigare.
Aktivera Kleer standard app (steg-för-steg)
- Klicka på ikonen upp till höger i ditt Upsaleskonto.
- Klicka på Appar
- Leta fram Kleer standard app i listan
- Öppna appen och klicka på aktivera
- Acceptera villkoren för att fortsätta
- Fyll i Kleer företags-ID och Kleer API-nyckel
Kontakta Kleer för att få dessa. - Välj den affärsmöjlighetsfas där ordrar skickas till Kleer som fakturor. Vanligast är 100%.
- Välj om du vill inkludera dina anteckningar från Upsales till fakturan som skapas upp i Kleer.
- Välj den affärsmöjlighetsfas som fakturor från Kleer ska få då de importeras till Upsales som ordrar. Vanligast är 100%.
- Välj förvald användare, denna används då vår referens i Kleer inte kan hittas i Upsales. Denna användare sätt som kontoansvarig på den importerade fakturan.
- Klicka på Fortsätt
-
Spara och starta initial import. Din app har nu aktiverats.
Under den initiala importen kommer Kontakter, Produkter och Attesterade & Betalda Fakturor importeras in från Kleer till Upsales. Detta kan ta att tag. Medan importen pågår kan du fortsätta använda Upsales som vanligt.
Läs mer om vilka fält som importeras från Kleer till Upsales vid initialimport.
Efter aktivering kommer appen genomföra en initialimport
Produkter, Kontakter & Attesterade & Betalda Fakturor kommer importeras från Kleer till ditt Upsaleskonto.
Hur du använder Kleer-appen
Skapa försäljningar i Upsales
- Försäljningen är i den konfigurerade fasen (se steg 7).
- Försäljningen inte har ett negativt värde.
- Försäljningen har en valuta som finns i Kleer.
Uppdatera försäljning i Upsales
Försäljning måste sparas om för att uppdateringarna ska skickas över till Kleer
Efter en produkt, kontakt, order eller företag uppdaterats måste ordern sparas om för att uppdateringarna ska skickas till Kleer.
T.ex. adressen på bolag X har uppdaterats. Du måste antingen spara om en försäljning till bolag X eller skapa en ny försäljning med bolag X. När försäljningen uppdaterats/skapats i Kleer kommer även den nya adressen följa med.
- Försäljningen är i den konfigurerade fasen (se steg 7).
- Försäljningen inte har ett negativt värde.
- Försäljningen har en valuta som finns i Kleer.
- Motsvarande faktura i Kleer inte är attesterad eller betald. (Dessa kan inte längre uppdateras i Upsales.)
Attestera och betala fakturor i Kleer
Skapa eller uppdatera fakturor i Kleer
Se försäljningsstatus
Läs mer om försäljningsstatus.
Vad händer när appen aktiveras?
När Kleer-appen aktiverats, all information i steg 1-10 fyllts i och appen sparats, påbörjas en initalimport av data från Kleer till Upsales. Produkter, kontakter, företag och attesterade & betalda fakturor importeras in. Följande information ingår i denna import:
Initialimport av Kunder från Kleer som Företag i Upsales
| Fält i Kleer | Fält i Upsales |
| Namn | Namn |
| Organisationsnummer | Organisationsnummer |
| Aktiv | Aktiv |
| Adress (rad 1) | Faktureringsadress |
| Postnummer | Postnummer |
| Postort | Ort |
| Land | Land |
| Telefon | Telefon |
| Kleer kund ID | Kund ID |
Initialimport av Faktura i Kleer som Order i Upsales
| Fält i Kleer | Fält i Upsales |
| Fakturadatum | Datum |
| Faktura ID | Kleer Faktura ID |
| Vår referens | Upsales användare |
| Kund | Företag |
Initialimport av Orderrad från Kleer till Orderrad i Upsales
| Fält i Kleer | Fält i Upsales |
| Antal | Antal |
| Pris | Pris |
| Produkt | Produkt |
| Beskrivning | Produktens namn |
| Rabatt | Rabatt |
Initialimport av Produkt från Kleer till Upsales Produkt
| Fält i Upsales | Fält i Kleer |
| Namn | Beskrivning |
| Pris | Standardpris |
| Artikelnummer | Produkt ID |
| Kleer Typ | Typ |
Om en produkt redan finns i Upsales tittar vi om namnet är exakt samma som i Kleer.
- Om namnet matchar: uppdatera produkten med Pris och Artikelnummer från Kleer
- Om namnet ej matchar: skapas en ny produkt i Upsales med Namn, Pris och Artikelnummer från Kleer
Vad händer när jag skapar en försäljning i Upsales?
När en försäljning skapas i Upsales skapas en faktura upp i Kleer. Varje försäljning innehåller ett företag, minst en produkt, minst en orderrad samt en kontaktperson (valbart). Om informationen finns i Upsales kommer följande fält följer med i respektive försäljning:
Försäljningen i Upsales blir till en Faktura i Kleer
| Fält i Upsales | Fält i Kleer |
| Datum | Fakuradatum |
| Valuta | Valuta |
| Kleer Faktura ID | Faktura ID |
| Kontaktperson | Er referens |
| Upsales användare | Vår referens |
| Anteckningar | Anteckningar till kund |
| Fakturadatum + 30 dagar | Förfallodatum |
| Företag | Kund |
Orderrader i Upsales blir till orderrader på fakturan i Kleer
| Fält i Upsales | Fält i Kleer |
| Antal | Antal |
| Pris | Pris |
| Produkt | Produkt |
| Produktens namn | Beskrivning |
| Rabatt | Rabatt |
Företaget i Upsales blir till en Kontakt i Kleer
| Fält i Upsales | Fält i Kleer |
| Namn | Namn |
| Organisationsnummer | Organisationsnummer |
| Aktiv | Aktiv |
| Faktureringsadress | Adress (rad 1) |
| Postnummer | Postnummer |
| Ort | Postort |
| Land | Land |
| Telefon | Telefon |
| Kund ID | Kleer kund ID |
I första hand skickar vi Faktureringsadressen från Upsales till Kleer. Om fältet är tomt väljer vi istället Postadress, osv. Nedan listas ordningen för vilka adresserna prioriteras:
- Faktureringsadress
- Postdress
- Leveransadress
- Besöksadress
- Övrig adress
Produkter i Upsales blir till produkter i Kleer
| Fält i Upsales | Fält i Kleer |
| Namn | Beskrivning |
| Pris | Standardpris |
| Kleer Typ | Typ |
Vad händer när jag skapar en faktura i Kleer?
Ingenting uppdateras i Upsales. Två-vägs-uppdatering finns tillgänglig i Kleer Premium app.
Vanliga frågor
Vad händer i Upsales när en faktura skapas i Kleer?
- Svar: Inget. Kleer-appen importerar inte fakturor från Kleer till Upsales förutom vid initialisering av appen.
Om jag skapar en försäljning i Upsales med en ny valuta. Kommer en faktura skapas i Kleer?
- Svar: Ja, om valutan finns listad i Kleer.
Jag har skapar en försäljning med en ny produkt i Upsales. Kommer en faktura skapas i Kleer?
- Svar: Ja. Den nya produkten kommer också skapas upp i Kleer då den är kopplad till en försäljning.
Jag vill uppdatera en kontakt i Kleer. Vart bör jag göra det?
- Svar: Du bör uppdatera kontakten i Upsales (motsvarande företag i Upsales). Uppdateringen sker inte direkt. Det är inte förens en befintlig försäljning med företaget sparats om, alternativt när en ny försäljning med företaget skapats som uppdateringen även speglas i Kleer.
Jag har skapat en ny produkt i Upsales. Kommer den också skapar i Kleer?
- Svar: Nej. Det är efter att en försäljning med den nya produkten uppdaterats eller skapats som den kommer skapas upp i Kleer.