Kleer är ekonomi- och lönehantering för moderna SaaS- och konsultbolag. Vi kombinerar ett allt-i-ett-system med ett dedikerat ekonomiteam som ger finansiell kontroll i realtid, mindre administration och mer tid för tillväxt.

Genom att integrera Kleer med Upsales kommer du automatiskt konvertera försäljningar i Upsales till fakturor i Kleer, samt fakturor i Kleer till försäljningar i Upsales. Det är smidigt att komma igång enkelt att använda. 

Vem borde använda Kleer Premium app? 

Om du har en säljorganisation som arbetar i Upsales och som använder Kleer för att hantera era fakturor kommer denna app hjälpa er undvika överflödigt arbete. Appen skapar automatiskt fakturor i Kleer utifrån de affärsmöjligheter/försäljningar ni skapar i Upsales, samt försäljningar i Upsales av de fakturor som skapas i Kleer. 

För dig som är ny i Upsales och redan har kunder, produkter och försäljningar i Kleer kommer denna app hjälpa dig komma igång ännu snabbare då vi importerar allt detta från Kleer då appen aktiveras. 

Denna artikel innehåller 

1. Innan du aktiverar Kleer premium app
2. Hur du aktiverar appen (steg-för-steg)
3. Hur du använder Kleer premium app
   • Skapa försäljningar i Upsales
   • Uppdatera försäljning i Upsales
   • Attestera och betala fakturor i Kleer
   • Skapa eller uppdatera fakturor i Kleer
   • Se försäljningsstatus
4. Vad händer när appen aktiveras?
5. Vad händer när jag skapar en försäljning i Upsales?
6. Vad händer när jag skapar en faktura i Kleer?
7. Vanliga frågor 

Innan du aktiverar appen

Det finns en risk att dubbletter skapas upp när appen aktiveras. För att undvika detta, se till att gå igenom följande steg. 

1. Uppdatera produkter i Upsales 
För de produkter som finns i båda Kleer och Upsales, se till att namnet på produkten i Upsales överensstämmer exakt med namnet i Kleer. När vi importerar produkter från Kleer till Upsales uppdaterar vi produkter med samma namn med den information som finns på produkten i Kleer, vi skapar nya produkter för övriga produkter från Kleer.

Om namnen inte överensstämmer kommer dubbletter skapas för de produkter som finns i båda systemen.

2. Ta bort oanvända företag i Upsales som även finns som kunder i Kleer 
Om du redan har företag i Upsales kan dubbletter skapas upp då kontakter importeras från Kleer till Upsales som företag. Detta händer då vi vid den initiala importen inte kan matcha kontakterna från Kleer med de redan existerande företagen i Upsales. Skulle detta hända är det inget problem. Du kan slå samman företag i Upsales genom att använda vårt ihopslagningsverktyg.

Använder du redan en av våra Kleer appar är detta inget problem. Vi kommer inte skapa upp dubbletter på företag som har en koppling till Kleer sedan tidigare.

3. Inaktivera andra ERP-appar

Inaktivera alla andra ERP-appar innan ni aktiverar den nya Kleer Premium appen. Om flera ERP-appar är aktiva samtidigt finns risk för att dubbletter skapas eller att det uppstår fel i integrationerna.

4. Sätta upp alla customfält som ni vill importera in vid den initiala importen

Alla fält som ni vill ska ingå vid import av fakturor från Kleer till Upsales ska sättas upp innan appen aktiveras/sparas (steg 13). 

Aktivera Kleer Premium app (steg-för-steg)

1. Klicka på inställningar, ikonen uppe till höger i ditt Upsaleskonto.
2. Klicka på Appar 
   
    
3. Leta fram Kleer Premium i listan 
4. Öppna appen och klicka på aktivera 
   
    
5. Acceptera villkoren för att fortsätta
6. Fyll i Kleer företags-ID och Kleer API-nyckel
   Kontakta Kleer för att få dessa.
   
7. Välj den affärsmöjlighetsfas i Upsales där försäljningar ska skickas till Kleer som fakturor. Vanligast är 100%.
   Välj den affärsmöjlighetsfas i Upsales dit fakturor från Kleer ska importeras. Vanligast är 100%
    
8. Välj förvald användare, denna används då vår referens i Kleer inte kan hittas i Upsales. Denna användare sätt som kontoansvarig på den importerade fakturan.
   Välj hur Upsales ska välja kontoansvarig på försäljningar. Användaren kommer stå som "vår referens" i Kleer. 
9. Valbart: Ställ in hur betalningsvillkor ska anges på försäljningar. Om inget anges kommer betalningsvillkor ställas som försäljningens datum plus 30 dagar. Om fler fält valts kommer valen prioriteras uppifrån och ner.
   
10. Valbart: ställ in hur anteckningar ska inkluderas i försäljningar. Om inget anges kommer inte anteckningar att inkluderas.
    
11. Valbart: ställ in ytterligare inställningar för orderrader i försäljningar. Om inget anges 
    
12. Valbart: ställ in egna fält för datum kopplade till periodiserade försäljningar. 
    
13. Valbart: Ställ in om en annan mailadress ska anges på fakturan än kontaktpersonens mailadress.
    
     
14. Valbart: här kan du ställa in om du vill att integrationen även ska inkludera något av fälten listade. Ange till vilket customfält informationen ska importeras/exporteras mellan Kleer och Upsales. Om inget anges kommer ingen information att skickas eller tas emot för respektive fält. 
    
15. Valbart: Inkludera egna fält. Välj fält i Upsales (vänster) som ska kopplas till motsvarande eget fält i Kleer (höger). 
    
16. Klicka på Fortsätt/Spara
17. Spara och starta initial import. Din app har nu aktiverats. 
    Under den initiala importen kommer Kontakter, Produkter och Attesterade & Betalda Fakturor importeras in från Kleer till Upsales. Vi kommer även skapa upp nya fält på orderkortet och företagskortet. 
    
    Detta kan ta ett tag. Medan importen pågår kan du fortsätta använda Upsales som vanligt. 
    

Läs mer om vilka fält som importeras från Kleer till Upsales vid initialimport. 

Efter aktivering kommer appen genomföra en initialimport

Produkter, Kontakter & Attesterade & Betalda Fakturor kommer importeras från Kleer till ditt Upsaleskonto.

När en försäljning skapas i Upsales eller en affärsmöjlighet uppdateras till vunnen fas (100%) kommer appen triggas till att exportera ordern till Kleer som en ny faktura. Exakt vilken affärsmöjlighetsfas som triggar fakturan att skapas beror på vilken fas ni valt i app-inställningarna (se steg 7). 

2. Skapa fakturor i Kleer

3. Uppdatera försäljningar i Upsales

Försäljning måste sparas om för att uppdateringarna ska skickas över till Kleer

Efter en produkt, kontakt, order eller företag uppdaterats måste ordern sparas om för att uppdateringarna ska skickas till Kleer. 

T.ex. adressen på bolag X har uppdaterats. Du måste antingen spara om en försäljning till bolag X eller skapa en ny försäljning med bolag X. När försäljningen uppdaterats/skapats i Kleer kommer även den nya adressen följa med.

Skapa & uppdatera företag

1. Skapa eller uppdatera företag i Upsales

När ett företag skapas eller uppdateras i Upsales kommer inget direkt ske i Kleer. När en försäljning sedan skapas eller uppdateras i Upsales som importeras in till Kleer kommer företaget skapas upp eller uppdateras även i Kleer.

2. Skapa eller uppdatera företag i Kleer

När ett företag skapas i Kleer kommer inget direkt ske i Upsales. När en faktura skapas (attesterad/betald) i Kleer importeras in till Upsales kommer företaget skapas upp även i Upsales.

Skapa & uppdatera produkter

1. Skapa eller uppdatera produkter i Upsales

När en produkt skapas i Upsales kommer inget direkt ske i Kleer. När en försäljning skapas i Upsales som importeras in till Kleer kommer produkten skapas upp även i Kleer. 

2. Skapa eller uppdatera produkter i Kleer

När en produkt skapas i Kleer kommer inget direkt ske i Upsales. När en faktura skapas (attesterad/betald) i Kleer som importeras in till Upsales kommer produkten skapas upp även i Upsales. 

Skapa & uppdatera kontaktpersonen

1. Skapa eller uppdatera en kontaktperson i Upsales

När en kontaktperson skapas i Upsales kommer inget direkt ske i Kleer. När en försäljning skapas i Upsales som importeras in till Kleer kommer kontaktpersonen skapas upp även i Kleer. 

2. Skapa eller uppdatera en kontaktperson i PE

När en kontaktperson skapas i Kleer kommer inget direkt ske i Upsales. När en faktura skapas (attesterad/betald) i Kleer som importeras in till Upsales kommer kontaktpersonen skapas upp även i Upsales.

Se försäljningsstatus

Ibland kan det hända att en försäljning dröjer eller misslyckas i att exporteras till Kleer. För att se om en faktura har skapats/uppdaterats i Kleer kan app-status på försäljningskortet eller i listvyn användas.
Läs mer om försäljningsstatus.

Status i listvyn

 

Status på säljkortet

Teknisk beskrivning av vilka fält appen importerar/exporterar vid olika skeden

Vad händer när appen aktiveras?

När Kleer-appen aktiverats, all information i steg 1-10 fyllts i och appen sparats, påbörjas en initialimport av data från Kleer till Upsales. Produkter, kontakter, företag och attesterade & betalda fakturor importeras in. Utöver fälten listade nedan kommer även eventuella customfält som satts upp i inställningarna ovan att importeras. 

Följande information ingår i denna import: 

När en faktura skapats i Kleer kommer en försäljning skapas i Upsales. Detta innebär att en försäljning i Upsales skapas utifrån informationen på Fakturan i Kleer. Även kunden och produkten i Kleer kommer skapas upp eller uppdateras i Upsales. Samma fält importeras som vid initialimport. 

Utöver dessa importeras även följande information: 

• Kryssruta med information om fakturan är betald eller ej. Betald innebär att hela fakturan har betalats i Kleer. Denna kan ej uppdateras i Upsales.
• Produktens artikelnummer uppdateras. Artikelnummer motsvarar Kleer's Produkt ID och kan endast importeras från Kleer och ej skapas eller ändras i Upsales.