Search
Permission needed:
Administrator
Available in:
Available for all

Så skapar du dokumentmallar som automatiskt fyller i uppgifter om ordern, företaget och kontaktpersonen.

Den här artikeln tar upp:

Var du hittar dokumentmallar

Klicka på Inställningar → CRM → Dokumentmallar:

sidebar.png
 

Så skapar du egna dokumentmallar

  1. Scrolla till Egna mallar och klicka på Skapa mall:

    create.png
  2. På fliken Detaljer:
    - Fyll i Namn på mall
    - Klicka på rullgardinsmenyn för att välja eller begränsa vilka roller (på engelska) som kan använda mallen. Befintliga underordnade roller ärver inte den överordnade rollens åtkomst till dokument. Du behöver lägga till varje underordnad roll separat för att ge den åtkomst.
    - Kryssa i rutan Aktivera mall om du vill att mallen ska bli tillgänglig när den har sparats
    - Egna mallar är tillgängliga på Försäljning:

    chrome_uBbVcb2NlD.gif
  3. Klicka på fliken Design eller Nästa steg Design för att fortsätta:

    mext.png
     
  4. Välj antal celler för den första raden:

    chrome_R7Gg7BkeC3.gif
     
  5. Välj den första cellen som du vill redigera och välj Text, Bild eller Produkttabell:

    chrome_HXT9BY9Ir8.gif
     

  6. Beroende på vilken cell du väljer har du olika sätt att anpassa den.

    Anpassa textceller

    Du kan anpassa:
    - Textens justering
    - Utfyllnad (padding)
    - Ett reglage för cellens bakgrundsfärg

    chrome_4sE3Cs8P79.gif


    Anpassa bildceller

    Klicka på Välj bild för att lägga till bilder från ditt bildbibliotek eller din dator:

    chrome_yArol49Gyg.gif

    Du kan ändra bildens bredd (1), justera den (2) och lägga till en länk som öppnas när någon klickar på bilden (3):

    image.png

    Om du vill ha en bildtext under bilden klickar du på reglaget bredvid Visa textfält under bilden:

    chrome_hD1zQ9cLGF.gif

     

    Anpassa produkttabeller

    Om du vill lägga till en produkttabell väljer du en hel rad:

    chrome_MyxqHC6ABO.gif

    När du väljer en produkttabell får du en enkel mall från Upsales som du kan anpassa.

    Du kan ha 1 produkttabell per mall, med högst 5 kolumner per produkttabell

    Klicka på reglaget för att ta med/utesluta, klicka för att justera till vänster eller höger, klicka och håll ned för att ändra ordning och klicka för att byta namn (användbart för egna fält):

    chrome_PrmsK51ncb.gif

    Om du vill lägga till en kolumn klickar du på Lägg till kolumn:

    chrome_nZGqYql9e1.gif 

    Du kan välja en beteendetagg och anpassa kolumnens namn:

    chrome_jCXWRrV0ex.gif

    Andra reglage:
    - Summering av pris: Visar orderpriser och totalpriser
    - Produktbeskrivning: Visas under produktnamnet
    - Rabatter: Tar med produktrabatter
    - Moms: Lägger till moms på priserna. Välj Momssats (6 %, 12 % eller 25 %) och välj under Visa priser antingen Inkl. moms eller Både exkl. och inkl. moms. Med båda styr Pris på produktrader vilket pris produktraderna visar.
     

  7. Om du vill lägga till fler rader håller du muspekaren där raden ska in och klickar på + som visas:

    chrome_1THqjcbcNS.gif
     
  8. Om du vill redigera raden med celler klickar du på fliken Rad:

    chrome_3UNXraLb39.gif
     
  9. Där finns ett reglage som gör att raden får dokumentets fulla bredd:

    width.png
     
  10. Om du vill redigera alla rader och celler klickar du på ikonen Inställningar:

    chrome_gymqxho065.gif
     
  11. Om du vill ändra sidhuvud, sidfot och lägga till sidmarginaler överst och underst i mallen klickar du på reglagen:

    chrome_qRlp5vyBAL.gif
     

  12. Du kan också infoga dynamiska data som uppdateras automatiskt utifrån informationen du har i Upsales. Klicka på Tillgängliga taggar och välj bland Order, Företag och Kontakt:

    chrome_CQYvgd9N6s.gif

    Om du vill kontrollera resultatet klickar du på Förhandsgranska och väljer en order att förhandsgranska.

    Du kan också kopiera en mall som du har skapat i stället för att börja från början. Håll muspekaren över mallen under Egna mallar och klicka på kopieringsikonen:

    copy template.gif

    Visa hela listan över taggar

Så redigerar eller raderar du befintliga egna mallar

Om du vill redigera en egen mall klickar du på den i listan Egna mallar. Om du vill radera den håller du muspekaren över mallen och klickar på papperskorgsikonen. Ögonikonen öppnar en förhandsvisning av mallen:

delete.png

Så laddar du upp dina mallar

Du kan ladda upp dina egna mallar.

Mallarna måste vara .doc-filer på högst 8 MB.

Skapa dem från början eller ladda ned och redigera de två mallarna från Upsales:

download.jpg

När du har skapat dokumentet som ska laddas upp:

  1. Under Uppladdade mallar klickar du på Ladda upp mall:

    new.jpg
     
  2. Fyll i Mallens namn
  3. Välj om du vill begränsa behörigheten till vissa roller
  4. Under Mallen är tillgänglig på väljer du var mallen kan användas: Försäljning, Abonnemang, Företag och kontakter, Aktivitet & Möte eller något av dina egna objekt
  5. Dra .doc-filen till uppladdningsytan eller klicka på ytan för att välja filen:

    at.gif

Så fyller du mallar med dynamiska data (taggar)

Du kan låta dina dokumentmallar uppdateras automatiskt med rätt information varje gång, till exempel företagsnamn, kundens namn, produkt, datum och mycket mer. Det gör du med taggar.

I exemplet nedan är taggarna markerade i grått och uppdateras dynamiskt. Du behöver bara ha uppgifterna för taggen i Upsales:

highlight.jpg

Så visar du tillgängliga taggar

  1. Klicka på Inställningar → CRM → Dokumentmallar
  2. Klicka på ’Visa lista med tillgängliga taggar’:

    tags.gif
     
  3. Kopiera och klistra in den valda taggen i din dokumentmall

Fullständig lista över dokumenttaggar

Taggar för företag, kontaktpersoner, datum och användare fungerar i alla mallar. Taggar för dina egna fält, produktkategorier och egna objekt är specifika för ditt konto. Du hittar dem under Visa lista med tillgängliga taggar på sidan Dokumentmallar.

Företagstaggar

Företaget: ID Cl_ID
Företagsnamn Cl_Name
Postadress Cl_Address
Postadress: Postnummer Cl_Zipcode
Postadress: Ort Cl_City
Postadress: Län Cl_State
Postadress: Land Cl_Country
Besöksadress Cl_Address_Visiting
Besöksadress: Postnummer Cl_Zipcode_Visiting
Besöksadress: Ort Cl_City_Visiting
Besöksadress: Län Cl_State_Visiting
Besöksadress: Land Cl_Country_Visiting
Faktureringsadress Cl_Address_Invoice
Faktureringsadress: Postnummer Cl_Zipcode_Invoice
Faktureringsadress: Ort Cl_City_Invoice
Faktureringsadress: Län Cl_State_Invoice
Faktureringsadress: Land Cl_Country_Invoice
Leveransadress Cl_Address_Delivery
Leveransadress: Postnummer Cl_Zipcode_Delivery
Leveransadress: Ort Cl_City_Delivery
Leveransadress: Län Cl_State_Delivery
Leveransadress: Land Cl_Country_Delivery
Övrig adress Cl_Address_Other
Övrig adress: Postnummer Cl_Zipcode_Other
Övrig adress: Ort Cl_City_Other
Övrig adress: Län Cl_State_Other
Övrig adress: Land Cl_Country_Other
Företag: Telefon Cl_Phone
Företaget: Fax Cl_Fax
Företagets hemsida Cl_Web
Företagets anteckningar Cl_Notes
Kontoansvarig Cl_User

Kontaktpersonstaggar

Kontaktperson: ID Co_ID
Kontaktpersonens namn Co_Name
Kontaktpersonens direkttelefon Co_Phone
Kontaktpersonens mobil Co_Cellphone
Kontaktpersonens email Co_Email
Kontaktpersonens titel Co_Title
Kontaktpersonens anteckningar Co_Notes

Datumtaggar

Dagens datum Today
Dagens datum + 10 dagar framåt Today_Plus_10
Dagens datum + 15 dagar framåt Today_Plus_15
Dagens datum + 20 dagar framåt Today_Plus_20
Dagens datum + 30 dagar framåt Today_Plus_30
Dagens datum + 38 dagar framåt Today_Plus_38
Avslutsdatum LastDay

Taggar för din användare

Inloggad användare: Namn MyName
Inloggad användare: Email MyEmail
Inloggad användare: Telefon MyPhone
Inloggad användare: Mobiltelefon MyCellPhone
Inloggad användare: Titel MyTitle

Taggar för aktiviteter och möten

Aktivitetens ID Act_ID
Datum Act_Date
Tid Act_Time
Beskrivning Act_Description
Användarens namn Act_User
Namnet på aktivitetstypen Act_Type
Anteckning Act_Notes
Mötets kontaktpersoners namn (Andra kontaktpersonstaggar fungerar inte med möten.) Meeting_Contact_Names
Kampanjens namn Project_Name
Kampanjens försäljningsbudget Project_Quota
Kampanjens försäljningsbudget utan valutatecken Project_Quota_NC
Kampanjens startdatum Project_StartDate
Kampanjens avslutningsdatum Project_EndDate
Kampanjanteckningar Project_Notes

Ordertaggar

Order: ID Order_ID
Beskrivning Order_Description
Anteckning Order_Notes
Datum Order_Date
Avslutsdatum Order_Close_Date
Värde Order_Total
Värde utan valutatecken Order_Total_NC
Värde + 25% moms Order_Total_VAT25
Värde + 25% moms utan valutatecken Order_Total_VAT25_NC
Värde + 12% moms Order_Total_VAT12
Värde + 12% moms utan valutatecken Order_Total_VAT12_NC
Värde + 6% moms Order_Total_VAT6
Värde + 6% moms utan valutatecken Order_Total_VAT6_NC
Inköpspris Order_Purchase_Cost
Inköpspris utan valutatecken Order_Purchase_Cost_NC
Täckningsbidrag Order_Contribution_Margin
Täckningsbidrag utan valutatecken Order_Contribution_Margin_NC
25% moms Order_VAT25
25% moms utan valutatecken Order_VAT25_NC
12% moms Order_VAT12
12% moms utan valutatecken Order_VAT12_NC
6% moms Order_VAT6
6% moms utan valutatecken Order_VAT6_NC
Order-relation: Företagets ID OCR_ID
Order-relation: Företagets namn OCR_Name
Order-relation: Företagets adress OCR_Address
Order-relation: Företagets postnummer OCR_Zipcode
Order-relation: Företagets postort OCR_State
Order-relation: Företagets telefon OCR_Phone
Order-relation: Företagets fax OCR_Fax
Order-relation: Företagets hemsida OCR_Web
Order-relation: Företagets anteckningar OCR_Notes
Order-relation: Företagets kontoansvarig OCR_User
Order-relation: Företagets besöksadress OCR_Address_Visiting
Order-relation: Företagets besöksadress: Postnummer OCR_Zipcode_Visiting
Order-relation: Företagets besöksadress: Ort OCR_City_Visiting
Order-relation: Företagets besöksadress: Län OCR_State_Visiting
Order-relation: Företagets besöksadress: Land OCR_Country_Visiting
Order-relation: Företagets faktureringsadress OCR_Address_Invoice
Order-relation: Företagets faktureringsadress: Postnummer OCR_Zipcode_Invoice
Order-relation: Företagets faktureringsadress: Ort OCR_City_Invoice
Order-relation: Företagets faktureringsadress: Län OCR_State_Invoice
Order-relation: Företagets faktureringsadress: Land OCR_Country_Invoice
Order-relation: Företagets leveransadress OCR_Address_Delivery
Order-relation: Företagets leveransadress: Postnummer OCR_Zipcode_Delivery
Order-relation: Företagets leveransadress: Ort OCR_City_Delivery
Order-relation: Företagets leveransadress: Län OCR_State_Delivery
Order-relation: Företagets leveransadress: Land OCR_Country_Delivery
Order-relation: Företagets övriga adress OCR_Address_Other
Order-relation: Företagets övriga adress: Postnummer OCR_Zipcode_Other
Order-relation: Företagets övriga adress: ort OCR_City_Other
Order-relation: Företagets övriga adress: Län OCR_State_Other
Order-relation: Företagets övriga adress: Land OCR_Country_Other
Start stegning av produkter TableStart_Products
Avsluta stegning av produkter TableEnd_Products
Orderanvändares namn Order_User
Orderanvändares email Order_User_Email
Orderanvändares telefon Order_User_Phone
Orderanvändares mobil Order_User_CellPhone
Orderanvändares titel Order_User_Title
Orderanvändares adress Order_User_Address
Orderanvändares postnummer Order_User_Zipcode
Orderanvändares postort Order_User_State
Produktens namn Prod_Name
Artikelnummer Prod_Article_No
Produktens antal Prod_Quantity
Produktens antal med decimaler Prod_Decimals_Quantity
Produktens pris Prod_Price
Produktens pris utan valutatecknet Prod_Price_NC
Produktens summa (pris x antal) Prod_Sum
Produktens summa (pris x antal) utan valutatecken Prod_Sum_NC
Produktens kategorinamn Prod_Cat_Name
Total rabatt Total_Discount
Total rabatt utan valutatecken Total_Discount_NC
Produktrabatt Product_Discount
Produktrabatt utan valutatecken Product_Discount_NC
Summa av ordinarie listpriser Product_ListPrice_Sum
Summa av ordinarie listpriser utan valutatecken Product_ListPrice_Sum_NC
Summa av totala ordinarie listpriser Order_ListPrice
Summa av totala ordinarie listpriser utan valutatecken Order_ListPrice_NC
Produktrabatt (%) Product_Discount_Percentage
Total rabatt i procent Total_Discount_Percentage
Totalt antal artiklar i ordern Order_Total_Quantity
Orderradens listpris Prod_ListPrice
Orderradens listpris utan valutatecken Prod_ListPrice_NC
Produktens summa (pris x antal) + 25% moms Prod_Sum_VAT25
Produktens summa (pris x antal) + 25% moms utan valutatecken Prod_Sum_VAT25_NC
Orderradens inköpspris Prod_Purchase_Cost
Orderradens inköpspris utan valutatecken Prod_Purchase_Cost_NC
Orderradens totala inköpspris Prod_Purchase_Cost_Sum
Orderradens totala inköpspris utan valutatecken Prod_Purchase_Cost_Sum_NC
Orderradens täckningsbidrag Prod_Contribution_Margin
Orderradens täckningsbidrag utan valutatecken Prod_Contribution_Margin_NC
Orderradens totala täckningsbidrag Prod_Contribution_Margin_Sum
Orderradens totala täckningsbidrag utan valutatecken Prod_Contribution_Margin_Sum_NC
Kampanjens namn Project_Name
Kampanjens försäljningsbudget Project_Quota
Kampanjens försäljningsbudget utan valutatecken Project_Quota_NC
Kampanjens startdatum Project_StartDate
Kampanjens avslutningsdatum Project_EndDate
Kampanjanteckningar Project_Notes

Abonnemangstaggar

Abonnemangets ID Agreement_ID
Abonnemangsbeskrivning Agreement_Description
Abonnemang start-datum Agreement_Startdate
Abonnemangets slutdatum Agreement_Enddate
Abonnemangets startdatum för fakturerings Agreement_Invoice_Startdate
Abonnemanegets faktureringsstartdatum plus ett år Agreement_Invoice_Startdate_Plus1Year
Abonnemangets förnyelsedatum Agreement_Renewal_Date
Abonnemangets datum för förnyelseaktivitet Agreement_Renewal_Activity_Created_Date
Abonnemangets nästa datum Agreement_Next_Order_Date
Abonnemangets intervalltyp Agreement_Interval_Type
Abonnemangets tidsintervall Agreement_Interval_Period
Anteckningar Agreement_Notes
Abonnemangets skapandedatum Agreement_Registration_Datetime
Abonnemangets ändringssdatum Agreement_Modification_Datetime
Abonnemangets rabatt i procent Agreement_Total_Discount_Percentage
Abonnemangets totala värde Agreement_Total_Value
Abonnemangets totala värde utan valutatecken Agreement_Total_Value_NC
Abonnemangets totala värde med 25% moms Agreement_Total_Value_VAT25
Abonnemangets totala värde med 25% moms utan valutatecken Agreement_Total_Value_VAT25_NC
Abonnemangets värde för en order Agreement_Order_Value
Abonnemangets värde för order utan valutatecken Agreement_Order_Value_NC
Abonnemangets ordervärde med 25% moms Agreement_Order_Value_VAT25
Abonnemangets värde för en order med 25% moms utan valutatecken Agreement_Order_Value_VAT25_NC
Abonnemangets listpris för en order Agreement_Order_Listprice
Abonnemangets listpris för order utan valutatecken Agreement_Order_Listprice_NC
Abonnemangets användare Agreement_User_Name
Abonnemang: Användarens email Agreement_User_Email
Telefonnummer för abonnemangets användare Agreement_User_Phone
Mobilnummer för abonnemangets användare Agreement_User_Cellphone
Abonnemangets användares titel Agreement_User_Title
Adress för abonnemangets användare Agreement_User_Address
Postnummer för abonnemangets användares Agreement_User_Zipcode
Abonnemangets användares län Agreement_User_State
Start stegning av abonnemangets produktrader TableStart_Agreement_Products
Avsluta stegning av abonnemangets produktrader TableEnd_Agreement_Products
Abonnemangets produktnamn Agreement_Product_Name
Abonnemangets produktradsantal Agreement_Product_Quantity
Abonnemangets produktradsantal (utan decimaler) Agreement_Product_Quantity_No_Decimals
Abonnemangets produktradspris Agreement_Product_Price
Abonnemangets produktradspris per sak Agreement_Product_Per_Item_Price
Abonnemangets produktrads listpris Agreement_Product_Listprice
Listpris per produkt för abonnemangets produktrad Agreement_Product_Per_Item_Listprice
Abonnemangets produktrabatt Agreement_Product_Discount
Abonnemangets produktradsrabatt per sak Agreement_Product_Per_Item_Discount
Abonnemangets produktradsrabatt procent Agreement_Product_Percentage_Discount
Abonnemangets produktradsvärde (pris * antal) Agreement_Product_Value
Abonnemangets produktradsvärde med 25% moms Agreement_Product_VAT25_Value
Produktkategori för abonnemangets produktrad Agreement_Product_Product_Category_Name
Totalt värde för abonnemangets produktrad Agreement_Product_Total_Value
Abonnemangets produktrads totala värde med 25% moms Agreement_Product_Total_VAT25_Value
Total rabatt för abonnemangets produktrad Agreement_Product_Total_Discount
Abonnemangets produktrads totala rabatt med 25% moms Agreement_Product_Total_VAT25_Discount
Abonnemangets stegning av avtalets produktkategorier TableStart_Agreement_Product_Categories
Abonnemangets stegning av avtalets produktkategorier TableEnd_Agreement_Product_Categories
Abonnemangets produktkategorinamn Agreement_Product_Category_Name
Värdet av abbonemangets produktkategori Agreement_Product_Category_Value
Abonnemangets produktkategorivärde med 25% moms Agreement_Product_Category_Value_VAT25

Så använder du en dokumentmall för en order

Öppna en sparad order, klicka på Skapa dokument och välj din mall. I Så lägger du till dokumentmallar på ordrar (på engelska) ser du vad du kan göra med dokumentet:

chrome_5Sn8x5kHOW.gif

Så lägger du till taggar i ett Word-dokument

  1. Kopiera taggen från listan ovan
  2. Öppna Word
  3. Klicka där du vill att taggen ska visas i Word-dokumentet
  4. Klicka på Insert i verktygsfältet
  5. Klicka på Quick parts → Field:
    magnify.png
     
  6. Klicka på MergeField
  7. Under Field name skriver du taggen (exemplet nedan använder taggen för företagsnamn, Cl_Name):

    field.jpg
     
  8. Klicka på OK
  9. Upprepa för varje tagg
  10. Spara dokumentet 

Du kan också lägga till JPG-bilder, till exempel din logotyp, i sidhuvudet.

 

 

 

Artiklar i detta avsnitt

Se fler

Can't find what you're looking for?

Contact Upsales Customer Success:

Chat Call Email