Har du flera kontaktpersoner på samma företag? Saknar några av dem e-postadress? Så här fyller du i luckorna.
När du lägger till en enskild ny kontaktperson föreslår Upsales e-postadressen åt dig. Se E-postförslag.
Krav: Administratör och exportbehörighet
Det görs i tre steg:
- Steg 1: Exportera kontaktpersoner från Upsales
- Steg 2: Redigera listan i Excel
- Steg 3: Importera till Upsales
Steg 1. Exportera kontaktpersoner från Upsales
- Öppna din kontaktpersonslista och klicka på Exportera:
- Ta med Upsales-ID tillsammans med namnen på kontaktperson och företag (för importen till Upsales):
- Öppna filen i Excel. En stor export delas upp i flera filer (Del 1, Del 2 och så vidare). Slå ihop dem till ett kalkylblad innan du fortsätter.
Steg 2: Redigera listan i Excel
I det här exemplet har e-postadressen formatet förnamn.efternamn@domän.com
- Sortera ut kontaktpersonerna som har e-postadress och klistra in dem i ett separat kalkylblad:
- Kontrollera och ta bort dubbletter av företags-ID:
- Markera kolumnen med kontaktpersonens e-postadress
- Klicka på Data → Text till kolumner:
- Klicka på Avgränsade:
- Markera Annan under Avgränsare och skriv @ (det skiljer domänen från kontaktpersonen):
- Nu skapas en ny kolumn som bara visar domänen:
- Gå tillbaka till kalkylbladet med kontaktpersoner utan e-postadress
- Använd funktionen LETARAD (VLOOKUP) för att hämta företagens e-postdomäner från kontaktpersonerna som har e-postadress:
- Ta bort de rader där ingen e-postdomän hittades för kontaktpersonen
- Kopiera kontaktpersonernas namn (kolumn C ovan) till en ny kolumn
- Sök och ersätt ”mellanslag” med ”.”
-
Sök och ersätt eventuella specialtecken (till exempel å, ä, ö, é) med motsvarande bokstav för e-postadressen:
- Sätt ihop kontaktpersonens namn med domänen (du kan använda funktionen SAMMANFOGA (CONCATENATE) för det):
- Nu är datan redo att importeras. De nya adresserna följer företagets mönster men är inte bekräftade, så kontrollera några innan du skickar e-post till dem.
Steg 3: Importera till Upsales
Följ stegen i importfunktionen i Upsales (på engelska), med de här inställningarna:
- Välj Uppdatera, så att importen fyller i dina befintliga kontaktpersoner och aldrig skapar nya.
- Mappa kolumnerna med Upsales-ID för företag och kontaktperson från din export. Importen använder dem för att hitta varje kontaktperson.
- Mappa kolumnen med de nya adresserna till kontaktpersonens Email.