Fortnox Premium app – Upsales Help Center

Fortnox is a leading web service for accounting and billing for both accounting agencies and companies. Sync your invoices and information between Upsales and Fortnox.

Does your Upsales account already have companies, products and orders? Contact Upsales Support before activating to avoid potential duplication.

Upgrading from the basic Fortnox app? It may take a few minutes to update. If you experience any issues, please contact support.

This article covers how to:

Activate Fortnox premium app
Collect API-key and enter it in Fortnox premium app (in Swedish interface)
Detailed descriptions
- Initial sync
- Delete
- Companies
- Products
- Invoice
- Order

Activate Fortnox app

Click the Settings → App directory:
Click Fortnox Premium in the Apps list (Fortnox and Fortnox Lagersaldo are also available), and click Activate:
Select Accept terms to continue.

Congratulations, you've activated Fortnox Premium in your Upsales account!

Now you need to collect an API key from your Fortnox account and enter it into the Fortnox app in Upsales.

Collect API key and enter it in Fortnox app (Swedish interface)

An API key needs from your Fortnox account needs to be entered into the Fortnox app, in Upsales.
Generate and collect the API key from your Fortnox account. Start by locating "Administrera användare", under user id, in your Fortnox account:
In Administrera användare, click the Lägg till integration button:
This brings up the "Ny integration" modal:
Search Upsales and click Upsales Nordic AB
Approve the integration by clicking Godkänn:
This brings up the API key (API kod). Copy the API key. Paste it into the Fortnox app in Upsales.
In the Fortnox app in Upsales, paste the API key into the API kod text field.
Click Save
Congratulations! You've now installed the API key in the Fortnox app.

Setting up Fortnox app (Swedish interface)

To finish the setup, configure order sync and choose which pricelist to sync from Fortnox to Upsales.

Order settings (in Swedish)

App-inställning	Förklaring
Modul att synka	Välj det som ska synkas från Fortnox till Upsales. Du kan välja bara faktura, bara order eller order & offert.
Uppsamlingsanvändare	Välj den användare som ska stå som referens på order eller faktura, om ingen användare finns angiven i Vår Referens.
Vunnen order fas	Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som affärsmöjligheten ska befinna sig då faktura/order skapas i Fortnox.
Förlorad order fas	Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som ska motsvara makulerad order/faktura i Fortnox.
Offertfas	Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som affärsmöjligheten ska befinna sig då offert skapas i Fortnox. (Används endast vid synk mot offert/order)

Product settings (in Swedish)

App-inställning	Förklaring
Prislista	Välj vilken prislista i Fortnox som ska synkas över till produkterna Upsales.

Additional field settings (in Swedish)

These settings are two-way syncing. Changes made in one platform will show in the other.

App-inställning		Förklaring
Leveransadress på order		Aktivera möjlighet att sätta leveransadress annan än faktureringsadress. Syns på order i Upsales.
Leveransdatum på order		Aktivera möjlighet att bestämma leveransdatum för order/faktura. Syns på order i Upsales.
Kostnadställe på order		Aktivera möjlighet att bestämma kostnadsställe på order/faktura-nivå. Syns på order i Upsales.
Kommentarer på order		Aktivera möjlighet att lägga till kommentarer på order/faktura. Syns på order i Upsales.
Aktivera Kostnadställe på kund		Aktivera möjlighet att bestämma kostnadsställe på kundnivå. Syns på företagskortet i Upsales.
Aktivera Leveranstyp faktura på kund		Aktivera möjlighet att bestämma utskrift eller E-mail som leveranstyp av faktura. Ses på företagskortet i Upsales. Syns på företagskortet i Upsales.
Aktivera synkronisering av nivåbaserade priser från Fortnox till UpsalesAktivera synkronisering av nivåbaserade priser från Fortnox till Upsales		Om du i Upsales vill få in produktens staffling från Fortnox till Upsales.
Aktivera synkronisering av inköpspris på produkt från Fortnox till Upsales		Om du använder funktionen täckningsbidrag i Upsales kan du hämta inköpspriset från Fortnox
Importera listpris i andra valutor än din basvaluta		Inställningen används om du säljer i flera valutor i Fortnox och använder prislistor för att sätta valutans pris. Här anger du vilken prislista i Fortnox som ska kopplas ihop med vilken. valuta i Upsales. Exempelvis, om du i Upsales har skapat 3 valutor; SEK, EUR & USD. SEK = Prislista SEK EUR = Prislista EUR USD = Prislista USD Prislistornas namn kan du själv bestämma i fortnox och du anger aldrig en valuta kopplad till prislistan därför måste du ange för Upsales vilket prislista som är vilken valuta. Du kan bara koppla en en prislista till en valuta. OBS. Fältet för prislista som du angett tidigare kommer synka mot basvalutan i Upsales.
Aktivera synk av periodisering		Genom att använda denna funktion kommer Upsales synka periodisering mellan Fortnox och Upsales. När du slår på denna inställning behöver du välja två fält på order som motsvarar start och slutdatum för perioden som fakturan avser. Detta kommer sedan skickas till Fortnox som automatiskt periodiserar fakturan månadsvis på de bokföringskonton ni valt i era inställningar i Fortnox. Vill ni periodisera fakturan på ett annat intervall än månadsvis går detta att uppdatera i Fortnox som vanligt. Tips: Använd denna funktion tillsammans med vår addon "Abbonemang" för att automatiskt periodisera era återkommande ordrar

Known limitiation
Upsales won't detect an updated price in Fortnox if you just change the tiered product price. Change something else on the product to sync the product to Upsales. We have requested a change for this to Fortnox.

Detailed descriptions

Initial sync

The first time the integration is activated, all data needs to be synced between Upsales and Fortnox.

The customer, product and order/invoice data is imported automatically to Upsales.

Delete

Delete actions in the integration are only synced when deleting customers in Fortnox. The customer number in Upsales will be removed, but the company won't be. For other delete actions, you'll need to do these manually in both systems. This is to avoid risks from automatically deleting data.

Companies

Companies are synced in both directions between Fortnox and Upsales.

However, when you create a company in Upsales it's not synced automatically to Fortnox. Syncing starts when the company has a sale (100% probability) registered.

When a company has a Fortnox customer number (and so is synced to Fortnox), edits are synced both ways.

When you create a company in Fortnox it is also synced to Upsales.

Products

Products are synced from the Fortnox article file connections register to Upsales, using the chosen one price list

Invoices

Users (with the same settings in each account) can sync sales in Upsales to orders or invoice modules in Fortnox.

If you choose invoice module, the integration creates an invoice in Fortnox when an opportunity changes to an order stage (with 100% probability).

All invoices created in Fortnox are synced with Upsales.

Orders