How to sync your invoices and information between Upsales and Fortnox using Fortnox Premium.
Does your Upsales account already have companies, products and orders? Contact Upsales Support before activating to avoid potential duplication.
Upgrading from the standard Fortnox app? It may take a few minutes to update. If you experience any issues, please contact support.
This article covers how to:
How to activate the Fortnox app
- Click the Settings → App directory:
- Click Fortnox Premium in the Apps list (Fortnox and Fortnox Lagersaldo are also available), and click Activate:
- Select Accept terms to continue.
Congratulations, you've activated Fortnox Premium in your Upsales account!
Now you need to press Logga in i Fortnox in the settings to connect the systems. This will take you to Fortnox where you need to log in and accept the app permissions. Once that is finished you will be redirected to Upsales again and can continue the configuration
Fortnox set up (Swedish interface)
To finish the setup, configure order sync and choose which pricelist to sync from Fortnox to Upsales.
Order settings (in Swedish)
| App-inställning | Förklaring |
|---|---|
| Modul att synka |
Välj det som ska synkas från Fortnox till Upsales. Du kan välja att synka mot: - faktura-, - order- och offert-, - order- och faktura-modulen. |
| Uppsamlingsanvändare | Välj den användare som ska stå som referens på order eller faktura, om ingen användare finns angiven i Vår Referens. |
| Vunnen order fas | Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som affärsmöjligheten ska befinna sig då faktura/order skapas i Fortnox. |
| Förlorad order fas | Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som ska motsvara makulerad order/faktura i Fortnox. |
| Offertfas | Välj i vilket steg, i Upsales säljtavla, som affärsmöjligheten ska befinna sig då offert skapas i Fortnox. (Används endast vid synk mot offert/order) |
Product settings (in Swedish)
| App-inställning | Förklaring |
|---|---|
| Prislista | Välj vilken prislista i Fortnox som ska synkas över till produkterna Upsales. |
| Produktpaket |
Om du använder produktpaket i Upsales kan du ange hur du vill att Upsales ska skicka över paketet till Fortnox. |
Additional field settings (in Swedish)
These settings are two-way syncing. Changes made in one platform will show in the other.
| App-inställning | Förklaring | |
|---|---|---|
| Leveransadress på order | Detta val skapar upp 3 customfält på ordrar i Upsales. Leveransaddress, ort, postnummer. De fälten kommer att synkas över till leveransaddress, ort och postnummer i Fortnox. Det gäller alla moduler man kan synka emot. Det är en tvåvägssynk som synkar åt båda hållen. Syns på order i Upsales. |
|
| Leveransdatum på order | Detta val skapar upp customfält på ordrar i Upsales för leveransdatum. Detta sätts då på fakturan, ordern eller offerten i Fortnox. Synkar retroaktivt. Inaktiverar man detta val så ligger fälten kvar men synkar inte denna info framöver. Syns på order i Upsales. |
|
| Kostnadställe på order |
I Fortnox kan man ha kostnadsställen. Detta val skapar upp ett customfält i Upsales på ordrar där man får en dropdown med alla kostnadsställen som finns i Fortnox. Kan sättas på faktura, order, offert. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfälten kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. Syns på order i Upsales. |
|
| Kommentarer på order | Skapar ett nytt fält i Upsales på ordrarna som heter kommentar, där kan man fylla i kommentar och den kommer då tvåvägssynka till fältet “kommentar” i Fortnox. Kommentarerna är interna. Syns på order i Upsales. |
|
| Synka referens från eget fält | Som standard så synkar vi kontaktpersonens namn till Fortnox som “er referens”. Detta alternativ skapar ett customfält på order där man kan fylla i er referens och då tar vi det fältet istället. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
|
Aktivera leveransnamn på order |
Skapar ett customfält på ordern i Upsales, gäller alla moduler i Fortnox. Synkar mot Delivery Information: Name-fältet i Fortnox. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
|
Aktivera förfallodatum på faktura |
Skapar ett customfält på order i Upsales. Endast fakturamodulen detta gäller emot. Synkar förfallodatum från fakturan i Fortnox till ordern i Upsales. 1-vägssynk. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
|
Aktivera fakturadatum på faktura |
Skapar ett customfält på order i Upsales. Endast fakturamodulen detta gäller emot. Synkar fakturadatum från fakturan i Fortnox till ordern i Upsales. 1-vägssynk. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
|
Aktivera total på faktura |
Den synkar in totalbeloppet på fakturan till ett customfält i Upsales. 1-vägssynk från Fortnox till Upsales. Synkar retroaktivt. Bockar man ur den så ligger customfältet kvar med all info men den kommer inte synka denna info framöver. |
|
|
Aktivera synk av dagens datum som fakturadatum |
Om man inte vill att datumet på ordern i Upsales ska vara fakturadatum så kan man aktivera denna. Då kan man ställa in fakturadatum i Fortnox sen. Man slår av synken av fakturadatum helt - vi synkar inte det mot datumfältet i Upsales längre. Den kommer inte ändra på något i Upsales så blir inte retroaktivt. Viktigt att komma ihåg är att om man ändrar odern i efterhand, så kommer datumet uppdateras till dagens datum igen. |
|
|
Aktivera saldo på faktura |
Gäller bara fakturamodulen. Skapar ett customfält på ordern i Upsales som heter Saldo och skriver in det beloppet som kund har kvar att betala. 1-vägssynk från Fortnox till Upsales. Om de betalar halva fakturan så står halva totalsumman där. | |
|
Aktivera synk av periodisering |
Genom att använda denna funktion kommer Upsales synka periodisering mellan Fortnox och Upsales. När du slår på denna inställning behöver du välja två fält på order som motsvarar start och slutdatum för perioden som fakturan avser. Detta kommer sedan skickas till Fortnox som automatiskt periodiserar fakturan månadsvis på de bokföringskonton ni valt i era inställningar i Fortnox. Upsales kommer även att skicka med en rad längst ner på fakturan som indikerar vilken period som fakturan avser för att underlätta för era kunder. Denna kommer även att dyka upp i Upsales efter det att fakturan har skapats i Fortnox Vill ni periodisera fakturan på ett annat intervall än månadsvis går detta att uppdatera i Fortnox som vanligt. Tips: Använd denna funktion tillsammans med vår addon "Abonnemang" för att automatiskt periodisera era återkommande ordrar. |
|
| Aktivera Kostnadställe på kund | Aktivera möjlighet att bestämma kostnadsställe på kundnivå. Tvåvägssynk. Syns på företagskortet i Upsales. Notera: Värdena man kan välja i fältet är envägs från Fortnox -> Upsales och synkar bara vid init. Läggs flera kostnadsställen till i Fortnox, så måste initiala importen köras om igen. Men när du sedan använder värdet i fältet på kund eller order, så synkar det tvåvägs (Upsales<>Fortnox). | |
| Aktivera Leveranstyp faktura på kund | Skapar upp ett fält på kund i Upsales som heter fakturaleveranssätt. Där kan man välja Print, Email och Printservice som finns i Fortnox. Den synkar 2-vägs mellan kunden i Upsales och Fortnox. Användbart om man har vissa kunder som får fakturor på mail och andra postade ex. Syns på företagskortet i Upsales. | |
|
Aktivera momstyp på kund |
Skapar ett customfält på kunden där man kan välja momstyp från Fortnox, exempelvis ‘SE’, ‘SE omvänd skatteskyldighet’, ‘EU omvänd skatteskyldighet’, ‘EU momspliktig’, ‘Export’ Säljer man emot kunder utanför Sverige kan det vara bra att ha. | |
| Aktivera synkronisering av nivåbaserade priser från Fortnox till Upsales | Man kan ställa in detta på sina produkter i Fortnox. Exempel: Att man betalar ett visst pris om man har 1-10 produkter, sen ett annat för 11-20 m.m. Produkterna i Upsales blir då nivåbaserade från Fortnox. 1-vägssynk från Fortnox. Man kan göra detta i Upsales med men har man synk med Fortnox så gör man det i Fortnox. | |
| Aktivera synkronisering av inköpspris på produkt från Fortnox till Upsales | Vi synkar in inköpspriset på produkter till Upsales och vi synkar inköpspris ordrar, fakturor och offerter till Upsales. Jobbar man med täckningsbidrag kan det vara bra att slå på. Hamnar på ordrar, standardfältet. Har man TB sales model påslagen så har man inköpspris som fält på ordrarna, det är dit vi synkar. | |
|
Inaktivera uppdateringar av inpris på order från Fortnox |
I fortnox räknas inköpspriset ut, så vi har denna inställning om man vill skriva in specifika inköpspriser på sina ordrar i Upsales. Vi synkar bara in inköpspriserna på produkterna i Upsales från Fortnox men inte på order. Endast om ordern skapas i Fortnox gör vi det. | |
| Importera listpris i andra valutor än din basvaluta |
Inställningen används om du säljer i flera valutor i Fortnox och använder prislistor för att sätta valutans pris. Här anger du vilken prislista i Fortnox som ska kopplas ihop med vilken. valuta i Upsales. Exempelvis, om du i Upsales har skapat 3 valutor; SEK, EUR & USD. SEK = Prislista SEK EUR = Prislista EUR USD = Prislista USD Prislistornas namn kan du själv bestämma i Fortnox och du anger aldrig en valuta kopplad till prislistan. Därför måste du ange för Upsales vilken prislista som tillhör vilken valuta. Du kan bara koppla en prislista till en valuta. OBS. Fältet för prislista som du angett tidigare kommer synka mot basvalutan i Upsales. |
Known limitiation
Upsales won't detect an updated price in Fortnox if you just change the tiered product price. Change something else on the product to sync the product to Upsales. .
Detailed descriptions
Initial sync
The first time the integration is activated, all data needs to be synced between Upsales and Fortnox.
The customer, product and order/invoice data is imported automatically to Upsales.
Deletions
Delete actions in the integration are only synced when deleting customers in Fortnox. The customer number in Upsales will be removed, but the company won't be. For other delete actions, you'll need to do these manually in both systems. This is to avoid risks from automatically deleting data.
Companies
Companies are synced in both directions between Fortnox and Upsales.
However, when you create a company in Upsales it's not synced automatically to Fortnox. Syncing starts when the company has a sale (100% probability) registered.
When a company has a Fortnox customer number (and so is synced to Fortnox), edits are synced both ways.
When you create a company in Fortnox it is also synced to Upsales.
Products
Products are synced from the Fortnox article file connections register to Upsales using the chosen price list.
Products are imported from Fortnox to Upsales and are updated in Upsales when updated in Fortnox. Updated are imported when an order/invoice/offer containing the product is updated.
|
Field in Upsales |
Field in Fortnox |
Only premium |
|
If active |
Active |
|
|
Name |
Description |
|
|
Article number |
Article number |
|
|
Purchase cost |
Purchase price |
yes |
|
Custom field |
Article number |
|
|
If tiers |
yes |
|
|
Price |
List price |
|
|
Currency |
Currency |
yes |
Projects
You can associate customers, invoices, orders, and offers with a project, which can be used inside Fortnox to do project-based reporting and accounting.
This feature can be activated by toggling “Synkronisera projekt” in the settings of the integration inside Upsales.
Activating this feature creates a custom field for Upsales customers as well as Upsales orders. The project will be synced whenever you create or update a customer in either system.
Whenever you create or update an Upsales order, the Fortnox offer/order/invoice will receive the same project that is on the customer of the order – unless the order already has a project set.
Invoices
Users (with the same settings in each account) can sync sales in Upsales to orders or invoice modules in Fortnox.
If you choose invoice module, the integration creates an invoice in Fortnox when an opportunity changes to an order stage (with 100% probability).
All invoices created in Fortnox are synced with Upsales.
Orders
Users (with the same settings in each account) can sync sales in Upsales to orders or invoice modules in Fortnox.
If you choose order module, the integration creates an order in Fortnox when an opportunity changes to an order stage (with 100% probability).
Discounts
Adding a discount to an order in Upsales? In Upsales you'll see the gross order value (before the discount), the discount percentage, and the net order value.
In Fortnox, the net order value is synced. So if you notice a difference between order values in Upsales and Fortnox, check for discounts possibly affecting gross and net values:
Sync discounts as a percentage or amount
You can select whether to sync the discount as a percentage or amount to Fortnox.
Go to the settings of Fortnox Premium in Upsales.
Scroll down to “Extra fält” and check “Synka rabatt som procent istället för summa”.